A percentagem de custos com pessoal é o custo total da sua equipa num determinado período dividido pela faturação desse mesmo período. É o número que lhe diz se a sua escala de turnos está à medida das suas vendas. Este artigo explica como calculá-la corretamente, o que dizem de facto os benchmarks publicados e como baixá-la sem fazer os clientes esperar mais.
A fórmula, feita como deve ser
Custos com pessoal % = (salários brutos + encargos do empregador) / faturação x 100
Há dois pormenores que determinam se o número tem algum significado:
- Os encargos do empregador fazem parte do cálculo. As contribuições para pensões, a segurança social e os impostos sobre salários que paga para além dos salários brutos são custos reais com pessoal. Se os deixar de fora, a sua percentagem parecerá melhor do que a sua conta bancária.
- Salários e faturação têm de cobrir o mesmo período. Um mês de salários face a um mês de vendas, uma semana face a uma semana.
Defina também, de uma vez por todas, o que conta como custo com pessoal e mantenha esse critério: gerentes assalariados e equipa de cozinha incluídos, todas as semanas, sempre da mesma forma. Se trabalha no negócio sem receber salário, a sua percentagem vai parecer mais baixa do que o custo real de manter a casa a funcionar.
Pode aplicar a fórmula com a Calculadora de Percentagem de Custos com Pessoal gratuita. Introduz a faturação, os salários brutos e a sua percentagem de encargos do empregador, e a calculadora mostra o custo total com pessoal, o valor dos encargos do empregador e a percentagem de custos com pessoal.
Qual é uma percentagem saudável de custos com pessoal?
Não existe um número certo único. Depende do seu estilo de serviço, dos níveis salariais e contributivos do seu país e da proporção de trabalho que é cozinhar de raiz versus montar pratos.
Um benchmark com fonte e metodologia identificadas vem dos EUA. O Restaurant Operations Data Abstract da National Restaurant Association, edição de 2025, inquiriu mais de 900 operadores norte-americanos sobre o ano de 2024. Salários e remunerações, incluindo benefícios, apresentaram estas medianas:
| EUA, dados de 2024 | Mediana dos custos com pessoal em % das vendas |
|---|---|
| Serviço completo, todos os inquiridos | 36,5% |
| Serviço completo com lucro antes de impostos | 34,2% |
| Serviço completo com prejuízo | 42,9% |
| Serviço limitado, todos os inquiridos | 31,7% |
| Serviço limitado com lucro antes de impostos | 30,0% |
| Serviço limitado com prejuízo | 34,1% |
Fonte: National Restaurant Association, "Elevated labor costs had a significant impact on restaurant profitability in 2024", 8 de outubro de 2025.
O que interessa aqui é a diferença. Os operadores de serviço completo que tiveram lucro ficaram cerca de 2 pontos abaixo da mediana, e os que tiveram prejuízo ficaram mais de 6 pontos acima. Num negócio com margens apertadas, alguns pontos de custos com pessoal fazem muitas vezes a diferença.
Fora dos EUA, os níveis salariais e as contribuições do empregador variam muito, por isso encare estes valores como ponto de referência e não como meta. O melhor benchmark é o seu próprio número, acompanhado semanalmente e comparado com a mesma semana do ano anterior.
A calculadora classifica o seu resultado segundo intervalos fixos: abaixo de 25% excelente, 25 a 30% saudável, 30 a 35% a vigiar, 35% ou mais fora da zona segura. Estes intervalos são uma meta exigente. A mediana dos restaurantes de serviço completo rentáveis nos EUA referida acima, 34,2%, cai no intervalo "a vigiar", por isso veja a classificação como um alerta e não como um veredicto.
Um exemplo prático
Um restaurante tem, num mês:
- faturação: 60,000 EUR
- salários brutos: 16,000 EUR
- encargos do empregador: 20% dos salários (valor de exemplo; use o seu, do último processamento salarial)
A calculadora mostra encargos do empregador de 3,200 EUR, custos totais com pessoal de 19,200 EUR e uma percentagem de custos com pessoal de 32.0%.
Agora, duas alterações, nenhuma das quais mexe no serviço nas horas de maior movimento:
- Eliminar 30 horas de folga. A escala tinha duas pessoas das 15:00 às 17:00 em dias de semana calmos, quando uma bastava. A um valor de exemplo de 14 EUR por hora, são menos 420 EUR em salários. Os custos totais com pessoal descem para 18,696 EUR e a percentagem para 31.2%.
- Encher uma noite calma. Uma oferta à terça-feira traz mais 2,500 EUR de faturação por mês com a mesma equipa de serviço. Com os salários originais, os custos com pessoal passam a 30.7%.
As duas juntas dão 29.9%. Ninguém teve cortes no salário e a equipa de sexta e sábado ficou exatamente igual.
Como reduzir os custos com pessoal sem cortar no serviço
1. Planeie a escala com base nos clientes, não no hábito
Analise os clientes servidos ou as vendas por hora das últimas quatro a oito semanas, a partir do seu POS ou da sua lista de reservas. É tentador copiar a escala do mês passado. Horários de entrada desfasados, por exemplo um empregado de mesa às 17:00 e o segundo às 18:30, poupam muitas vezes horas sem que ninguém sinta falta de mãos no pico.
2. Proteja o pico, corte nas horas de transição
As horas que lhe saem caras raramente são as de casa cheia. São a hora parada depois do almoço, o início da noite antes das primeiras mesas e o fecho demorado. Passe a mise en place, as contagens de stock e as limpezas profundas para essas horas, para que quem está de serviço seja produtivo, ou termine alguns turnos mais cedo.
3. Aposte na polivalência
Um empregado de mesa que consegue assegurar o bar, ou um cozinheiro que cobre duas estações, permite-lhe dimensionar a equipa para o número real de clientes em vez do pior cenário em cada estação.
4. Reduza o tempo que não é serviço
Chamadas para reservas, reescrever o quadro do menu, voltar a introduzir alterações de preço no menu impresso e no site: é tempo pago que os clientes nunca veem. Reservas que chegam como pedidos numa única lista e um menu que altera num só sítio devolvem esse tempo à sala.
5. Aumente a faturação nos mesmos turnos
Os custos com pessoal são um rácio. Encher os serviços calmos com a equipa que já paga baixa-o com a mesma certeza que cortar horas. Antes de gastar dinheiro numa campanha, verifique se compensa com a Calculadora de ROI de Marketing para Restaurantes, que contabiliza tanto as visitas repetidas como a primeira.
6. Olhe também para o prime cost
O prime cost é o custo dos alimentos mais o custo com pessoal, e os dois andam juntos. Um menu que exige muita preparação pode ter um custo de alimentos baixo e um custo com pessoal elevado. Analise os pratos com a Calculadora de Custo dos Alimentos antes de decidir que prato promover.
7. Verifique o número todas as semanas
O aumento dos custos com pessoal é gradual: um turno extra aqui, uma hora extraordinária ali. Uma verificação semanal deteta um desvio de 1 ponto antes que se arraste por um trimestre.
O que não fazer: cortar o valor à hora ou trabalhar com equipa reduzida no pico. Ambos poupam dinheiro durante algumas semanas e depois custam-lhe pessoal, avaliações e clientes habituais.
Onde a KIMISUITE ajuda
O Restaurant Hub assume parte desse tempo fora do serviço. Introduz cada prato uma única vez e os mesmos dados alimentam o menu QR, o menu impresso em PDF e o widget de menu no seu site, por isso uma alteração de preço é uma só alteração em vez de três. Os clientes podem pedir mesa através de um widget de reservas no seu site. O pedido chega a uma única lista de reservas, onde o aprova ou recusa com um clique, vê a noite numa planta de mesas e pode receber uma mensagem no Telegram por cada nova reserva. Saiba mais sobre reservas de mesa e porque é que um menu introduzido uma só vez poupa trabalho.
Para o planeamento de turnos e o registo de horas, a KIMISUITE está a desenvolver o HRM Hub, com modelos de turnos, escala de turnos e registo de entradas. De momento, está indicado como brevemente disponível.
Perguntas frequentes
As gorjetas devem ser incluídas nos custos com pessoal?
Se as gorjetas passam diretamente dos clientes para a equipa, deixe-as fora tanto da faturação como dos custos com pessoal. Se as gorjetas ou uma taxa de serviço passam pelo processamento salarial, pergunte ao seu contabilista como são tratadas no seu país. Seja qual for a opção, faça-o sempre da mesma forma todas as semanas.
Uma percentagem de custos com pessoal mais baixa é sempre melhor?
Não. Um número muito baixo pode significar que os clientes esperam, que a equipa se esgota e acaba por sair, ou que está a fazer turnos não pagos. Procure um número estável, adequado ao seu estilo de serviço e que continue a deixar lucro.
Que percentagem de encargos do empregador devo introduzir?
A do seu próprio processamento salarial: contribuições do empregador para pensões, segurança social e impostos sobre salários, em proporção dos salários brutos. Varia consoante o país e o contrato, por isso retire-a do último processamento de recibos de vencimento ou pergunte ao seu contabilista.
