HRM Hub

O que o HRM Hub faz

A maioria dos empregadores com trabalho por turnos gere as suas pessoas a partir de quatro sistemas que não se entendem: uma pasta de contratos, uma folha de turnos em Excel, uma folha de horas em papel e um chat de grupo cheio de "alguém pode cobrir o sábado". O HRM Hub substitui os quatro por um único registo do qual tudo o resto lê.

• As pessoas. Fichas de colaborador com identidade, situação laboral, cargo, histórico de contratos, identificadores específicos do país e documentos — com um separador de histórico imutável em cada uma delas.
• A escala. Modelos de turnos, regras de recorrência que geram semanas com antecedência, turnos abertos que qualquer pessoa qualificada pode reivindicar, um calendário semanal e mensal, e uma vista de cobertura que mostra células com falta de pessoal antes de a noite de sexta-feira o fazer.
• O relógio. Quiosques de parede com cartões NFC, registo por telemóvel, ou número de colaborador e PIN — além de uma aplicação móvel que regista a entrada através de um código QR rotativo com verificação de geofencing.
• O livro de férias. Tipos e políticas de ausências, subsídios com rateio, saldos calculados a partir de pedidos aprovados, um calendário de feriados, uma vista mensal de quem está ausente e um feed iCal para calendários pessoais.
• Horas extra, calculadas. Excesso diário e semanal, escalões noturno, de fim de semana e de feriado, cada um com o seu próprio multiplicador, calculados automaticamente a partir de picagens fechadas e encaminhados para uma fila de aprovação.
• Um registo que pode entregar a um auditor. Cada alteração a um colaborador, contrato, atribuição de cargo ou decisão de ausência escreve uma linha imutável. Sem edições, sem eliminações.

A quem se destina

Pequenos e médios empregadores com trabalho por turnos, vários locais de trabalho e colaboradores móveis — hotelaria, retalho, serviços, cuidados de saúde, logística. Administradores de RH que gerem o onboarding, contratos, ausências e desvinculações. Gestores que atribuem turnos e aprovam trocas e picagens. Colaboradores que querem registar a entrada, marcar férias e ver a escala da próxima semana no telemóvel.

Transparência quanto ao âmbito

O HRM Hub está a ser testado antes do seu lançamento público. Tudo o que é descrito nesta página faz parte do produto atual: pessoas, ausências, controlo de tempo, turnos, trocas, horas extra, avisos, relatórios e o registo de auditoria. O processamento salarial e o pacote de exportação legal estão planeados para uma versão posterior e não estão disponíveis hoje — preferimos dizer-lhe isto aqui do que depois de se ter registado.

Quiosques. Um quiosque é um tablet fixado num local de trabalho. A configuração demora três passos: crie-o no HRM Hub, abra o endereço do quiosque no tablet e introduza o código de ativação de seis dígitos que aparece. A partir daí, os funcionários identificam-se de três formas — um cartão NFC cujo UID está associado ao seu registo, um telemóvel que emite o mesmo sinal para não terem de andar com um cartão, ou o número de funcionário mais um PIN de seis dígitos quando não têm nenhum dos dois. Os quiosques enviam um sinal de vida a cada minuto; um que fique em silêncio durante dez fica vermelho na visão geral do local de trabalho, o que normalmente é uma bateria descarregada ou uma falha de rede, e não um mistério.

Telemóveis. Os funcionários móveis registam o ponto na aplicação. Esta lê um código QR apresentado no local de trabalho e que muda a cada sessenta segundos, pelo que uma captura de ecrã de ontem é inútil; depois lê o GPS e compara-o com a cerca geográfica do local de trabalho. Um registo dentro do raio é marcado como verificado. Um registo fora dele não é rejeitado — cai na fila de revisão para um gestor aprovar ou corrigir, porque o GPS num dia nublado não é prova de fraude.

Pausas. Tanto os quiosques como a aplicação permitem iniciar e terminar a pausa dentro de um registo aberto, cada uma com a sua duração e indicação de ser paga ou não, de acordo com a política de pausas do local de trabalho. Uma pausa ainda aberta no momento da saída é fechada automaticamente com uma nota.

Correções que permanecem visíveis. Qualquer pessoa com a permissão adequada pode corrigir um registo, e cada correção escreve uma linha de antes e depois no histórico de auditoria desse registo. A cadeia de correções faz parte do detalhe do registo, a par do cartão de localização, do chip de origem, das pausas e dos segmentos de horas extraordinárias.

O painel do piso em tempo real. Uma grelha de cartões com todos os que estão atualmente registados, por local de trabalho, com um temporizador a contar. Um registo em qualquer ponto do espaço de trabalho aparece num segundo. Os gestores de hotelaria usam-no para ver quem está realmente no piso; os gestores de obra usam-no para confirmar que o turno da noite chegou.

Modelos e recorrência. Um modelo de turno é uma definição reutilizável — turno da manhã, das 06:00 às 14:00, neste local de trabalho, pausa de trinta minutos, requer a posição de empregado de mesa. Uma regra de recorrência aplica esse modelo num padrão repetitivo construído a partir de chips de dias da semana e de uma pré-visualização ao vivo, para um intervalo de datas, a um funcionário nomeado ou a ninguém. Um trabalho materializa turnos numa janela contínua de duas semanas e é idempotente: executá-lo duas vezes não duplica nada. Edite a regra e os turnos futuros são regenerados; os turnos passados são histórico e permanecem intactos.

Turnos em aberto. Um turno sem ninguém atribuído é uma vaga que qualquer pessoa qualificada pode reivindicar a partir da sua própria vista. Os gestores veem-nos como uma linha aberta no calendário, em vez de uma lacuna que têm de memorizar.

Duas formas de ver a semana. A grelha semanal coloca os funcionários em linhas e os dias em colunas, com chips de turnos que pode arrastar para reagendar. A grelha mensal é mais leve, para planeamento em altitude. Ambas filtram por local de trabalho.

Cobertura antes do défice. O relatório de cobertura é uma matriz por local de trabalho e por dia, do pessoal atribuído em relação ao número necessário por posição, colorida a verde, laranja e vermelho. O número necessário é configurável por local de trabalho e por dia, porque três empregados de mesa na sexta-feira à noite e um ao almoço de segunda-feira não são o mesmo número. Clique numa célula para aprofundar esse local de trabalho, posição e dia.

Trocas com uma máquina de estados. Um funcionário pede para trocar um turno específico ou para que alguém o cubra. O destinatário aceita, o gestor aprova, e só então é que a troca acontece — atomicamente. Não existe nenhum estado em que um turno não pertença a ninguém, nem nenhum estado em que duas pessoas pensem que é seu. Os pedidos a que ninguém responde expiram por si próprios, e tudo chega a uma caixa de entrada com separadores, em vez de num chat de grupo.

Cada um vê o que é seu. Os funcionários recebem uma vista em cartão dos seus próximos turnos com um botão para pedir troca, na web e no telemóvel.

Licenças que somam. Os tipos de licença têm uma chave estável, uma etiqueta em catorze idiomas e um saldo anual predefinido. As políticas associam um tipo a um âmbito — espaço de trabalho, departamento ou cargo — e, quando vários coincidem, prevalece o mais específico. Os saldos são calculados a partir de pedidos aprovados, em vez de serem incrementados e decrementados, para que não se desviem: saldo, utilizado, pendente, por colaborador, por tipo, por ano. Os dias úteis provêm do calendário do espaço de trabalho, excluindo fins de semana e feriados ativos, e são congelados no momento da decisão, pelo que adicionar um feriado no próximo mês não reescreve silenciosamente um pedido aprovado na semana passada.

Feriados. Os dias legais do seu país são carregados anualmente, podem ser desativados mas nunca eliminados, e coexistem com quaisquer dias personalizados da empresa que adicionar. Alimentam o cálculo dos dias úteis, que alimenta a duração da licença, que alimenta os saldos.

Horas extra, calculadas em vez de discutidas. A partir de cada registo de ponto fechado, o motor avalia o excesso diário além do seu limiar, o excesso semanal além do semanal, a interseção com a sua janela noturna, fins de semana e feriados — que prevalecem sobre os fins de semana. Os escalões acumulam-se, cada um com o seu multiplicador, e cada escalão produz um segmento associado ao registo de ponto. Dez definições controlam todo o motor, e os segmentos entram numa fila de aprovação que filtra por colaborador e data e permite aprovação em massa.

Avisos com comprovativos. Publique um anúncio para todo o espaço de trabalho, um departamento, um cargo ou pessoas específicas. Veja quantos o receberam, quantos o abriram e — para avisos marcados como exigindo confirmação — quem clicou para confirmar que o leu, com data e hora. Útil no dia em que precisar de demonstrar que todos foram informados sobre uma alteração de política.

Um registo de auditoria, não um ficheiro de log. Cessações, alterações salariais, atribuições de cargos, aditamentos contratuais e decisões de licença são escritos numa auditoria de conformidade imutável: sem edições, sem eliminações, filtrável por entidade, ação e data. Os históricos de colaborador, contrato, identificador e pedidos de licença funcionam da mesma forma. Esta é a parte em que ninguém pensa até haver uma inspeção, e a parte que não pode ser reconstruída depois.

No roteiro, sem fingir o contrário. O processamento salarial — do bruto ao líquido, recibos de vencimento, exportações bancárias — e o pacote de relatórios legais estão planeados para uma versão posterior. O mesmo se aplica aos feeds iCal de turnos e à importação em massa de colaboradores. Não fazem parte do produto hoje.