CRM para agências: da proposta à fatura

Como funciona no dia a dia

A proposta da campanha da semana passada
Um briefing chega pelo formulário de contacto do seu site. Entra como lead com a campanha e os valores UTM associados, recebe uma pontuação e fica com o próximo gestor de conta da rotação.
Âmbito, extras e aprovação
A proposta lista o trabalho principal, com uma segunda ronda de revisões e um vídeo de lançamento como itens opcionais. O cliente assina online e a fatura de sinal fica pronta antes da chamada de arranque.
Verificação do orçamento à sexta-feira
O responsável de projeto abre o projeto: horas por membro da equipa, custos, o que já foi faturado e quanto do orçamento foi consumido. Uma remodelação de site que derrapa mostra-se à sexta-feira, não no fim do trimestre.
Freelancers, licenças e custos de media
A fatura do ilustrador e as licenças de imagens entram como faturas de fornecedor e despesas faturáveis no projeto do cliente. No fim do mês passam para a fatura do cliente, em vez de ficarem na sua margem.

Um CRM para agências tem de acompanhar o dinheiro para além do negócio: desde a primeira proposta até à última fatura da avença, com todas as horas pelo meio. O CRM Business Hub reúne leads, negócios, propostas, contratos, projetos, tempo e faturas num único registo de cliente, para que o gestor de conta, o responsável de projeto e quem emite as faturas vejam os mesmos números. As leads chegam dos formulários do seu site com os valores da campanha, recebem uma pontuação e chegam à pessoa certa por rotação. Os negócios avançam em pipelines próprios, com previsão ponderada, como mostra o pipeline de vendas.

Quando o cliente assina, o trabalho começa no mesmo sítio. Crie o projeto com orçamento, preço por hora e marcos, ou parta de um modelo de projeto com todas as datas ajustadas ao novo arranque. A equipa regista o tempo nas tarefas, a vista Gantt mostra o que bloqueia o quê, e o projeto fatura-se a preço fixo, por horas de projeto ou por horas de tarefa. As avenças ficam como contratos com duração, ciclo de faturação e renovação automática, junto de uma fatura recorrente. Saiba mais sobre a gestão de projetos com registo de tempo e veja o quão ocupada está realmente a sua equipa com a calculadora de taxa de ocupação da equipa.

O que recebe

Leads com a campanha associada
Os formulários web levam os valores de campanha e UTM para cada lead. Regras de pontuação avaliam-nas de 0 a 100, a IA acrescenta uma pontuação com motivos e um próximo passo, e regras de atribuição distribuem-nas por origem.
Propostas com extras opcionais e assinatura online
Escreva o âmbito com itens opcionais, envie a ligação e deixe o cliente aceitar com nome, assinatura e consentimento. Na aceitação, pode criar logo a fatura ou uma fatura de sinal.
Projetos que conhecem o seu orçamento
Cada projeto mostra tarefas abertas, horas, custos e o que já foi faturado, com horas por membro e marcos. Guarde um bom projeto como modelo e comece o seguinte a partir dele.
Tempo em cada tarefa, faturável ou não
Os membros da equipa iniciam um cronómetro na tarefa em que trabalham ou acrescentam horas mais tarde. O tempo faturável aguarda até faturar o projeto, e a vista Gantt com dependências mostra o que atrasa o lançamento.
Contratos de avença e faturas recorrentes
Os contratos têm valor, duração, ciclo de faturação e renovação automática, e os clientes aceitam-nos online. A vista geral mostra o valor dos contratos ativos, os contratos que terminam nos próximos trinta dias e os que ainda aguardam assinatura.
Um CRM para agências que mostra o lucro por projeto
O relatório de rentabilidade do projeto compara os valores faturados com os custos e as horas. Defina objetivos por equipa ou pessoa, como propostas aceites ou horas registadas, e envie relatórios guardados por email de forma agendada.

Passe um cliente ativo para o CRM Business Hub

Adicione a app a um espaço de trabalho gratuito, importe a sua lista de clientes e faça lá a próxima proposta e o próximo projeto. Convide a equipa de contas e os designers para o período de teste de catorze dias, para que a primeira folha de horas seja real.

Veja como funciona Ver todos os planos

Como começar

Crie o seu espaço de trabalho gratuito e convide a equipa
Registe-se, adicione o CRM Business Hub e convide gestores de conta, responsáveis de projeto e financeiro. As funções definem quem vê o quê.
Configure pipelines, origens e formulários
Dê nome às fases dos negócios com as respetivas probabilidades, adicione as origens das leads e as regras de atribuição, e coloque um formulário web no seu site com o código de incorporação.
Envie a primeira proposta
Transforme a lead qualificada em cliente e negócio, escreva a proposta com itens opcionais e envie a ligação para assinatura online.
Execute o projeto e fature-o
Crie o projeto a partir de um modelo, registe o tempo nas tarefas, reencaminhe as despesas e fature o projeto ou inicie a fatura recorrente da avença.

Preços

O CRM Business Hub começa em um preço mensal fixo (ver preços) para todo o espaço de trabalho, não por utilizador. O gestor de conta, os designers com cronómetro e o freelancer que contrata para uma campanha trabalham todos nele ao mesmo preço mensal.

Isto pesa mais nos meses em que a agência cresce: uma nova contratação ou uma equipa de proposta não altera a fatura, por isso pode dar um acesso a cada pessoa em vez de partilhar um só.

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É a escolha certa?

Indicado se

Pequenas agências criativas, de web, de conteúdo e de marketing
Agências que trabalham com avenças, preços de projeto ou horas faturáveis
Agências que reencaminham aos clientes trabalho de freelancers, licenças e custos de media
Gestores de conta e responsáveis de projeto que querem o pipeline e a entrega num só lugar

Não indicado se

Agências cujos clientes esperam um acesso com login para rever cada entregável: propostas, faturas e tickets abrem cada um a partir da sua própria ligação
Agências que querem cobrar avenças automaticamente no cartão do cliente: a fatura recorrente é enviada e o cliente paga-a todos os meses
Equipas que querem que todos os emails de clientes no Gmail ou no Outlook sejam registados sozinhos no CRM
Agências que querem enviar inquéritos de satisfação a clientes ou gerir um centro de ajuda a partir do CRM

Perguntas frequentes

O que distingue um CRM para agências de um CRM de vendas?

Um CRM de vendas termina quando o negócio é ganho. Uma agência precisa da proposta, do contrato, das horas de projeto e da fatura da avença no mesmo cliente, e o CRM Business Hub mantém tudo junto.

Como chegam as novas leads ao gestor de conta certo?

As regras de atribuição funcionam por origem da lead, em rotação ou para uma pessoa fixa. Cada lead traz também os valores da campanha, por isso sabe que campanha a trouxe.

Podemos faturar a preço fixo e mesmo assim registar as horas?

Sim. O projeto fatura-se a preço fixo enquanto a equipa continua a registar o tempo, e o relatório de rentabilidade mostra se o valor cobriu as horas gastas.

Como evitamos que trabalho extra fique por faturar?

Coloque os extras na proposta como itens opcionais, registe as horas adicionais como tempo faturável e marque os custos de freelancers ou de media como despesas faturáveis. Tudo fica pronto quando faturar.

Podemos iniciar novos projetos de clientes a partir de um modelo?

Sim. Guarde um projeto com as suas tarefas e marcos como modelo e crie o seguinte a partir dele. As datas ajustam-se à nova data de início.

Podemos agendar videochamadas com clientes a partir do CRM?

Sim, com o Meeting Hub no mesmo espaço de trabalho. Planeie uma reunião a partir de uma lead, de um negócio ou de um cliente, e a ligação fica guardada como atividade no registo.

Os freelancers que contratamos para uma campanha custam mais?

Não. O preço é por espaço de trabalho, por isso os freelancers juntam-se ao seu espaço durante a campanha e o preço mensal mantém-se.

Leia a seguir

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