A fuga de receita é dinheiro que uma empresa ganhou através de trabalho já realizado mas que nunca fatura, fatura abaixo do valor ou recebe demasiado tarde — e nas pequenas empresas a maior parte desaparece entre o orçamento e a fatura.
Raramente parece um problema. Ninguém rouba nada e nenhum erro isolado é grande. Uma hora extra esquecida aqui, um preço antigo ali, uma fatura que sai duas semanas depois do trabalho. Somado ao longo de um ano, é muitas vezes mais do que a empresa aceitaria perder de uma só vez.
O caminho que cada venda percorre
Independentemente do que vende, o caminho é sensivelmente o mesmo:
- Orçamento: diz ao cliente quanto vai custar.
- Aceitação ou encomenda: o cliente diz que sim, por escrito, por telefone ou por e-mail.
- Entrega: faz o trabalho ou envia os bens.
- Fatura: fatura o que foi entregue.
- Pagamento: o dinheiro chega e é associado à fatura.
Cada passagem entre estes passos é um ponto onde a informação se pode perder. Quanto mais destas passagens acontecerem em papel, na cabeça de alguém ou por redigitação de um documento para outro, mais informação se perde.
Sete pontos onde o dinheiro se perde
| # | Fuga | Como acontece | O que nota |
|---|---|---|---|
| 1 | Orçamentos expirados | Um orçamento de março é aceite em agosto, aos preços de março | A margem do trabalho é inferior ao planeado, ninguém sabe porquê |
| 2 | Trabalho extra não faturado | Alterações "já que lá estávamos", feitas mas nunca registadas | O trabalho demorou mais do que o orçamentado, a fatura corresponde ao orçamento |
| 3 | Erros de redigitação | Linhas copiadas do orçamento para a fatura à mão | Uma linha em falta, uma quantidade errada, uma taxa de imposto antiga |
| 4 | Descontos não documentados | Preços reduzidos em conversa ou silenciosamente no documento | Descontos que ninguém consegue totalizar no final do ano |
| 5 | Faturação tardia | A fatura sai quando alguém arranja tempo | Os prazos de pagamento começam semanas depois de o trabalho estar concluído |
| 6 | Falta de acompanhamento | A fatura é enviada e esquecida até alguém verificar o banco | Faturas vencidas descobertas meses depois |
| 7 | Pagamentos não associados | Pagamentos parciais ou uma transferência sem referência | Faturas apresentadas como em aberto que foram pagas, ou o inverso |
Algumas destas custam margem (1, 2, 3, 4). Outras custam dinheiro e tempo (5, 6, 7). Ambas importam, mas exigem soluções diferentes.
Quanto soma: um exemplo prático
Considere uma pequena empresa de instalações com 40 trabalhos por mês a uma média de 2.500 €, ou seja, cerca de 100.000 € por mês e 1,2 milhões de euros por ano. Os pressupostos abaixo são deliberadamente modestos.
| Fuga | Pressuposto | Por mês | Por ano |
|---|---|---|---|
| Trabalho extra não faturado | 4 trabalhos por mês com 150 € de extras não faturados | 600 € | 7.200 € |
| Descontos não documentados | 5 trabalhos por mês arredondados para baixo em 5% | 625 € | 7.500 € |
| Orçamentos expirados | 3 trabalhos por mês a preços 4% abaixo da tabela atual | 300 € | 3.600 € |
| Erros de redigitação | Cerca de uma fatura por mês 200 € abaixo do valor | 200 € | 2.400 € |
| Total de margem perdida | 1.725 € | 20.700 € |
Isto representa cerca de 1,7% da receita. Parece pouco até comparar com o lucro: para uma empresa com uma margem líquida de 10%, é um sexto do lucro anual.
A faturação tardia não está na tabela, porque não reduz o montante, apenas o momento em que chega. Mas também não é gratuita. Se as faturas saem em média 12 dias após o trabalho, então, a 100.000 € por mês, cerca de 40.000 € estão permanentemente parados em trabalho concluído que ainda não foi faturado. É dinheiro que a empresa pré-financia a partir da sua própria conta, ou da sua linha de crédito.
Fuga a fuga: o que a resolve
Orçamentos expirados
Um orçamento sem data de fim é uma promessa de preço sem data de fim. Coloque uma data de validade em cada orçamento, normalmente de 14 a 30 dias, e decida antecipadamente o que acontece depois: ou o orçamento é reemitido aos preços atuais, ou alguém decide conscientemente honrar o antigo. O que não deve acontecer é um PDF antigo ser aceite e ninguém verificar a data.
Trabalho extra não faturado
A solução é um hábito, não software: tudo o que estiver fora do orçamento é registado antes de ser feito, mesmo que seja uma nota de uma linha com um preço, e o cliente confirma. Isto transforma o "já que lá estávamos" num trabalho adicional acordado. No momento da faturação, a fatura é construída a partir do orçamento mais os trabalhos adicionais, e não apenas do orçamento.
Uma verificação semanal útil: compare as horas efetivamente gastas em cada trabalho com as horas do orçamento. Um trabalho que demorou 30% mais do que o orçamentado ou teve extras não faturados ou foi orçamentado demasiado baixo. Ambas as situações merecem ser conhecidas.
Erros de redigitação
Sempre que uma linha é digitada uma segunda vez, pode ser digitada de forma diferente. A solução fiável é não redigitar de todo: o orçamento aceite torna-se a fatura, com as mesmas linhas, quantidades, preços e taxas de imposto, e apenas as diferenças são editadas. Esta é a maior melhoria individual para empresas que ainda trabalham com um processador de texto ou folha de cálculo.
Descontos não documentados
Se um preço for reduzido, deve aparecer como uma linha de desconto, não como uma alteração do preço unitário. Assim, o desconto fica visível para o cliente (que deve ver o que lhe foi concedido) e para si no final do mês. Os números são muitas vezes surpreendentes. Um artigo separado aborda quanto custa realmente um desconto.
Faturação tardia
Fature no dia em que o trabalho é concluído, ou num ritmo fixo para trabalho contínuo: todas as sextas-feiras, ou no primeiro dia do mês. O seu prazo de pagamento só começa quando o cliente tem a fatura, pelo que um atraso de duas semanas na faturação é um atraso de duas semanas no pagamento, para além do prazo que acordou. Como funcionam esses prazos, do Net 30 aos descontos por pagamento antecipado, é explicado em Prazos de Pagamento Explicados: Net 30, Net 60 e 2/10 Net 30.
Para trabalho que se repete todos os meses ao mesmo preço, como contratos de manutenção ou pacotes de suporte, uma fatura recorrente elimina completamente o passo.
Falta de acompanhamento
Uma fatura que ninguém verifica é a fuga mais cara de todas, porque pode transformar-se numa perda total. Decida antecipadamente quando é enviado um lembrete e torne-o rotina em vez de algo pessoal. Quanto custa realmente uma fatura não paga quanto mais tempo permanece em aberto é analisado em O Que Acontece Quando uma Fatura Não É Paga.
Pagamentos não associados
Peça aos clientes para usarem o número da fatura como referência de pagamento e coloque-o em destaque na fatura. Registe de imediato os pagamentos parciais na fatura, para que o montante em aberto esteja sempre correto. Confronte a conta bancária com as faturas em aberto pelo menos uma vez por semana.
Uma verificação semanal de dez minutos
A maioria das fugas acima pode ser detetada com uma rotina curta:
| Pergunta | Deteta |
|---|---|
| Que trabalhos foram concluídos esta semana mas ainda não estão faturados? | Faturação tardia |
| Algum trabalho demorou visivelmente mais do que o orçamentado? | Extras não faturados, suborçamentação |
| Que orçamentos aceites são mais antigos do que a sua data de validade? | Preços expirados |
| Que descontos foram concedidos esta semana, e em que trabalhos? | Aumento gradual de descontos |
| Que faturas estão vencidas e ainda não receberam um lembrete? | Falta de acompanhamento |
| Que pagamentos chegaram sem uma fatura correspondente? | Pagamentos não associados |
Se responder a qualquer uma destas perguntas demorar mais de um minuto, isso é em si a conclusão: a informação vive em demasiados locais.
Um único registo do orçamento ao pagamento
A causa comum por trás da maioria destas fugas é que o orçamento, a fatura e o pagamento vivem em locais diferentes: um documento num portátil, uma fatura numa ferramenta separada, o pagamento na conta bancária. Cada passagem entre eles é manual.
No CRM Business Hub, os orçamentos e as faturas ficam no mesmo registo de cliente no seu espaço de trabalho KIMISUITE. Um orçamento aceite é convertido em fatura em vez de ser redigitado, os orçamentos têm data de validade, os descontos são apresentados como descontos e as faturas em aberto permanecem visíveis até serem pagas. Não elimina a necessidade da verificação semanal, mas faz com que a verificação demore dez minutos em vez de uma tarde.
Encontre primeiro a sua maior fuga. Para a maioria das pequenas empresas é ou os extras não faturados ou a faturação tardia, e ambas podem ser resolvidas no espaço de um mês. O CRM Business Hub é faturado por espaço de trabalho, não por utilizador. Cancele a qualquer momento · Sem permanência mínima · 14 dias grátis.
