Document Sign

Assinar contrato de trabalho online e tê-lo de volta antes do primeiro dia

O seu novo colaborador começa na segunda-feira e o contrato ainda vai pelo correio. Envie-o hoje, receba-o assinado esta noite a partir do telemóvel dele e mantenha o papel para os poucos documentos que a lei lhe reserva.

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Quanto custa um contrato enviado pelo correio

Quantos dias úteis faltam até o seu novo colaborador começar? Conte-os com a calculadora de dias úteis e envie o contrato a tempo.

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Colaboradores remotos ou em mudança
duas cartas e os dias que levam, em cada sentido
Falta de assinatura no primeiro dia
um novo colaborador que começa a trabalhar antes de as condições estarem assinadas
Andar atrás da papelada
chamadas e emails para saber se o contrato chegou e foi assinado
Com o Document Sign
um envio, um estado por pessoa, um PDF selado quando todos assinaram

Assinar contrato de trabalho online permite que as condições do novo colaborador voltem assinadas antes do primeiro dia de trabalho, com um registo que pode arquivar. Carrega o contrato final em PDF, adiciona o novo colaborador e a pessoa que assina pela empresa, coloca os campos de assinatura, rubrica e data, e envia. O colaborador assina no navegador, no telemóvel ou no computador, sem conta, e ambos recebem um PDF selado com um certificado de assinatura que indica nomes, horas, endereços IP, dispositivos e cada passo. O fluxo de assinatura permite que o responsável assine só depois do colaborador, e o Document Sign reúne os documentos de cada novo colaborador num único projeto.

Convém saber exatamente o que é esta assinatura. O Document Sign disponibiliza uma assinatura eletrónica simples, nos termos do Regulamento eIDAS da UE. Segundo o eIDAS, não se pode negar efeito jurídico a uma assinatura eletrónica, nem recusá-la como prova, apenas por ser eletrónica, mas só a assinatura eletrónica qualificada tem o mesmo efeito jurídico que uma assinatura manuscrita. Alguns documentos laborais exigem mais. Na Alemanha, por exemplo, uma cláusula de termo certo exige a forma escrita, que a assinatura eletrónica só substitui se for qualificada, e uma rescisão ou um acordo de rescisão não podem ser assinados eletronicamente. Outros países têm regras próprias. Esta página não constitui aconselhamento jurídico: verifique as regras do seu país e do seu tipo de contrato e leia a diferença entre assinaturas simples, avançadas e qualificadas.

O que recebe

  • Assinar contrato de trabalho online em qualquer telemóvel

    O novo colaborador abre a ligação do email, percorre as páginas, preenche os campos um a um e assina com o dedo ou escrevendo o nome. Sem conta e sem aplicação.

  • Primeiro o colaborador, depois a empresa

    Com a assinatura por ordem ativada, o gerente só é convidado depois de o colaborador assinar. O responsável vê as entradas do colaborador nas páginas, apenas em leitura.

  • Uma cópia para o processamento salarial

    Adicione o seu contabilista ou o prestador de processamento salarial como destinatário que só recebe uma cópia. Não assina, mas faz parte do documento.

  • Todo o pacote inicial num só projeto

    Contrato, acordo de confidencialidade e política informática como documentos separados num projeto por novo colaborador, com a data de início como prazo e uma barra de progresso.

  • Colaboradores que leem outra língua

    Escolha a língua dos emails e da página de assinatura por destinatário, entre 16 línguas, enquanto o contrato continua na língua em que o escreveu.

  • Um registo que pode arquivar

    Cada página tem um carimbo com o número do documento. O certificado de assinatura, o selo digital, as impressões digitais SHA-256 e um selo temporal independente tornam visíveis alterações posteriores.

Experimente com o próximo contrato que enviar

Escolha um documento que uma assinatura eletrónica simples cubra no seu país, como uma proposta de emprego ou uma política informática, e envie-o com o Document Sign. Mantenha em papel as formas que a lei reserva ao papel.

Veja como funcionaVer todos os planos

Como começar

  1. Verifique a forma exigida pelo documento

    Saiba se o seu país exige a forma escrita ou uma assinatura qualificada para este contrato ou cláusula. Use o Document Sign nos documentos que uma assinatura eletrónica simples cobre.

  2. Carregue o contrato final

    Carregue o contrato em PDF até 25 MB, com um título claro, e coloque-o num projeto do novo colaborador.

  3. Adicione assinantes e campos

    Adicione o colaborador e a pessoa que assina pela empresa, ative a assinatura por ordem, adicione o processamento salarial como destinatário de cópia e coloque os campos de assinatura, rubrica e data.

  4. Envie e arquive

    Junte uma breve mensagem de boas-vindas e uma data limite de assinatura antes do primeiro dia de trabalho. Se necessário, envie um lembrete com um clique e descarregue o PDF selado para o processo individual.

Preços

O Document Sign começa em um preço mensal fixo (ver preços) por espaço de trabalho, não por colaborador nem por assinatura. Os colaboradores nunca pagam e nunca precisam de conta.

Cada plano define quantos documentos pode enviar e quanto espaço de armazenamento tem para os ficheiros assinados.

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É a escolha certa?

Indicado se

  • Pequenos empregadores que contratam algumas pessoas por ano e querem os contratos de volta antes do primeiro dia
  • Lojas, agências e escritórios com pessoal em vários locais
  • Empregadores que contratam pessoas no estrangeiro ou em teletrabalho
  • Responsáveis de escritório que também precisam de políticas, acordos de confidencialidade e confirmações de leitura do manual assinados

Não indicado se

  • Documentos que o seu país exige em forma escrita ou com assinatura eletrónica qualificada, como uma cláusula de termo certo na Alemanha
  • Rescisões e acordos de rescisão em que a lei exclui a forma eletrónica, como na Alemanha
  • Empregadores que querem modelos de contrato que preencham nomes e salários: o Document Sign assina documentos já finalizados
  • Empresas que esperam que os contratos assinados passem automaticamente para um sistema de recursos humanos ou de salários

Perguntas frequentes

Posso assinar contrato de trabalho online com o Document Sign?

Em muitos casos, sim. O Document Sign permite que o colaborador e a empresa assinem com uma assinatura eletrónica simples, nos termos do eIDAS, e produz um PDF selado com registo de assinatura. Se isso basta depende do país e da cláusula, por isso verifique as regras antes de enviar.

Quando é que uma assinatura eletrónica simples não basta em documentos laborais?

Quando a lei exige a forma escrita e não aceita a forma eletrónica, ou só a aceita como assinatura qualificada. Na Alemanha, uma cláusula de termo certo exige a forma escrita, que só uma assinatura eletrónica qualificada substitui, e as rescisões não podem ser assinadas eletronicamente.

O Document Sign oferece assinatura eletrónica qualificada?

A assinatura que o Document Sign dá a cada assinante destes documentos é a assinatura eletrónica simples. Se um contrato ou cláusula exigir uma assinatura qualificada no seu país, assine-o com um serviço de confiança qualificado ou em papel.

O que vê o colaborador quando assina?

A sua mensagem, as páginas do contrato, os campos que tem de preencher e um contador do que falta. Antes de concluir, confirma que concorda em assinar eletronicamente. Também pode recusar e indicar um motivo.

Os colaboradores podem confirmar que leram o manual ou uma política?

Sim. Carregue o manual ou a política em PDF, adicione uma caixa de seleção obrigatória como «Li e compreendi esta política» junto ao campo de assinatura e envie-o a cada colaborador. O certificado regista quando cada pessoa assinou.

A Nachweisgesetz alemã permite o registo das condições em PDF?

A Nachweisgesetz permite o registo das condições principais em forma de texto, enviado eletronicamente, se o colaborador o puder guardar e imprimir e se pedir uma confirmação de receção. Em setores como a construção, a hotelaria e restauração, a limpeza de edifícios e a cabeleireiro e estética, essa via está fechada: o registo tem de ser em papel e assinado à mão.

Os contratos assinados são partilhados fora do nosso espaço de trabalho?

Não. Os documentos ficam no seu espaço de trabalho KIMISUITE e não são partilhados com outros espaços de trabalho. O ecrã de carregamento di-lo claramente: o seu ficheiro permanece privado neste espaço de trabalho.

Isto é aconselhamento jurídico?

Não. Esta página explica o que o Document Sign faz e refere algumas regras alemãs como exemplos, retiradas da lei tal como publicada em gesetze-im-internet.de. O direito do trabalho difere entre países, por isso consulte um advogado de direito laboral em caso de dúvida.

Leia a seguir

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