Uma assinatura eletrónica são dados em formato eletrónico que são anexados ou logicamente associados a outros dados eletrónicos e que o signatário utiliza para assinar, conforme definido no Regulamento eIDAS da UE.
A definição é ampla: um nome digitado, uma assinatura desenhada num telemóvel e uma assinatura baseada em certificado de um cartão inteligente são todas válidas. O que as distingue é o quanto provam sobre quem assinou e se o documento foi alterado posteriormente.
Os três níveis ao abrigo do eIDAS
As regras provêm do Regulamento (UE) n.º 910/2014, conhecido como eIDAS, que se aplica diretamente em todos os Estados-Membros da UE. Foi alterado em 2024 pelo Regulamento (UE) 2024/1183, principalmente para adicionar a Carteira Europeia de Identidade Digital; os três níveis de assinatura mantêm-se como estavam.
| Nível | Definição legal (eIDAS) | O que exige na prática | Efeito legal |
|---|---|---|---|
| Assinatura eletrónica simples (SES) | Art. 3.º(10): dados eletrónicos anexados ou logicamente associados a outros dados, utilizados pelo signatário para assinar | Nada de específico. Uma assinatura desenhada ou digitada, um clique em "Aceito", uma assinatura digitalizada colada num ficheiro | Não pode ser rejeitada como prova apenas por ser eletrónica (Art. 25.º(1)); o seu valor é avaliado caso a caso |
| Assinatura eletrónica avançada (AdES) | Art. 3.º(11) e Art. 26.º: ligada de forma única ao signatário, capaz de o identificar, criada com dados sob o seu controlo exclusivo e ligada aos dados de modo a que qualquer alteração posterior seja detetável | Normalmente uma assinatura baseada em certificado em que o signatário controla a chave | Igual à anterior, com provas muito mais fortes de quem assinou e de que nada foi alterado |
| Assinatura eletrónica qualificada (QES) | Art. 3.º(12): uma assinatura avançada criada por um dispositivo qualificado de criação de assinaturas e baseada num certificado qualificado | Um certificado qualificado de um prestador qualificado de serviços de confiança, utilizado num dispositivo certificado como um cartão inteligente, token USB ou um serviço qualificado de assinatura remota | Efeito legal equivalente ao de uma assinatura manuscrita (Art. 25.º(2)); reconhecida em todos os Estados-Membros (Art. 25.º(3)) |
Em primeiro lugar, nenhum nível é "inválido". O Artigo 25.º(1) determina que não podem ser negados efeitos legais ou admissibilidade como prova a uma assinatura eletrónica apenas por ser eletrónica ou não qualificada. O que difere é a facilidade de a provar num litígio.
Em segundo lugar, apenas a assinatura qualificada é automaticamente igual a uma manuscrita em toda a UE. As outras duas são avaliadas como prova, razão pela qual um bom registo de auditoria é tão importante para elas.
O que dá força probatória a uma assinatura simples
Como uma assinatura eletrónica simples não tem prova incorporada, a evidência tem de vir do que a rodeia. Na prática, isso significa:
- quem foi convidado, através de que endereço de e-mail e se foi utilizada uma verificação adicional, como um código por e-mail
- quando o documento foi aberto e assinado, com fuso horário
- de onde, sob a forma de endereço IP e dispositivo
- que o ficheiro não foi alterado, demonstrado por uma impressão digital (hash) do original e da versão assinada e por um selo no PDF final
- um carimbo de tempo independente, por exemplo um carimbo RFC 3161 de uma autoridade de carimbos de tempo, para que a hora de assinatura não dependa do relógio do seu próprio servidor
- o consentimento explícito do signatário para assinar eletronicamente
Uma assinatura simples com este registo é uma prova muito mais forte do que uma assinatura digitalizada sem registo colada num ficheiro Word, embora ambas sejam "simples" no papel.
Que nível exige um documento?
O eIDAS define os níveis e o seu efeito. Se um documento exige uma forma específica é decidido pela lei nacional, e isso difere de país para país. Alguns padrões gerais:
| Situação | Nível típico | Nota |
|---|---|---|
| Propostas, confirmações de encomenda, orçamentos | Simples | Sem exigência de forma na maioria dos países; o objetivo é a prova de acordo |
| Contratos de serviços, contratos de freelancers e fornecedores | Simples, por vezes avançada | A maioria dos contratos comerciais pode ser celebrada sob qualquer forma |
| Consentimentos de clientes, formulários de integração, aprovações internas | Simples | Guarde o registo juntamente com o documento |
| Contratos de arrendamento, contratos de trabalho | Depende do país e da cláusula | Algumas cláusulas podem estar sujeitas a forma escrita ao abrigo da lei nacional |
| Qualquer caso em que a lei prescreva forma escrita | Qualificada, quando a forma eletrónica é permitida | Na Alemanha, por exemplo, a forma escrita legal só pode ser substituída eletronicamente por uma QES (§ 126a BGB) |
| Documentos em que a lei exclui a forma eletrónica | Apenas em papel | Na Alemanha, o aviso de cessação de um contrato de trabalho tem de ser em papel; a forma eletrónica está excluída (§ 623 BGB) |
| Escrituras notariais, muitas transferências de propriedade | Notário | Fora do alcance de qualquer ferramenta de assinatura |
A regra prática honesta: a maioria dos documentos empresariais do dia a dia não exige forma especial, e uma assinatura simples bem registada é suficiente. Quando a forma escrita é exigida por lei, verifique se a forma eletrónica é permitida e, se for, utilize uma assinatura qualificada. Em caso de dúvida, consulte um advogado no país cuja lei rege o contrato.
O que uma assinatura eletrónica não é
- Não é um selo eletrónico. Um selo eletrónico (Art. 3.º(25)) é criado por uma pessoa coletiva, como uma empresa, para demonstrar a origem e a integridade de um documento. Uma assinatura é dada por uma pessoa singular. Uma plataforma de assinatura sela frequentemente o PDF final para que as alterações se tornem visíveis, mas esse selo não substitui a assinatura do signatário.
- Não é um carimbo de tempo. Um carimbo de tempo prova que os dados existiam num determinado momento. Reforça uma assinatura, mas não é uma.
- Não é o mesmo que "assinatura digital". O termo descreve normalmente a técnica criptográfica (chaves e certificados) por trás das assinaturas avançadas e qualificadas. Uma assinatura eletrónica simples muitas vezes não utiliza nenhuma.
Um exemplo prático
Um pequeno hotel com 12 quartos assina cerca de 40 documentos por mês: 25 confirmações de reservas de eventos e grupos, 10 contratos de fornecedores e cinco documentos relacionados com emprego.
- As 25 confirmações de reservas e os 10 contratos de fornecedores não têm exigência de forma. Uma assinatura eletrónica simples com um registo de assinatura completo é adequada.
- Dos cinco documentos de emprego, a maioria pode ser assinada da mesma forma, dependendo da lei nacional. Um aviso de cessação na Alemanha teria de ser em papel.
- Uma vez por ano, o proprietário assina um acordo de acionistas em que o seu advogado pede uma assinatura qualificada. Esse documento exige uma QES.
Assim, num mês normal, praticamente tudo funciona no nível simples. As exceções são raras e previsíveis: o documento ocasional que a lei mantém em papel e o único contrato anual em que é pedido um certificado qualificado. Esse padrão é típico das pequenas empresas.
Como isto se apresenta no KIMISUITE
O Document Sign utiliza uma assinatura eletrónica simples ao abrigo do eIDAS como padrão. Os destinatários assinam sem conta, cada signatário confirma que aceita assinar eletronicamente e o documento final é um único PDF selado com um registo de assinatura (nomes, horas, IP, dispositivo, histórico) e um carimbo de tempo independente RFC 3161. Quando é exigida uma assinatura qualificada, a partir do plano Business o signatário pode assinar com o certificado no seu próprio token USB ou cartão inteligente, utilizando o KIMISUITE Signer para Windows.
O fluxo de trabalho passo a passo está em Document Sign está disponível: Envie um PDF para assinatura a partir do seu espaço de trabalho.
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