O Peppol é uma rede internacional e um conjunto de normas para a troca eletrónica de documentos comerciais, como faturas, na qual cada participante se liga uma única vez através de um prestador de serviços certificado e pode depois contactar todos os outros participantes.
O nome significava originalmente "Pan-European Public Procurement On-Line", um projeto cofinanciado pela Comissão Europeia que começou em 2008. Desde 2012, a rede é gerida pela OpenPeppol, uma associação internacional sem fins lucrativos regida pela lei belga, com sede em Bruxelas. Hoje, o Peppol é utilizado muito para além da Europa e muito para além dos contratos públicos.
Como funciona o Peppol: o modelo de quatro cantos
Antes do Peppol, as redes de faturação eletrónica eram, na sua maioria, fechadas. O comprador e o fornecedor tinham de utilizar o mesmo prestador, pelo que um fornecedor com muitos clientes acabava muitas vezes por estar presente em muitos portais. O Peppol substituiu isso pelo modelo de quatro cantos:
| Canto | Quem | Papel |
|---|---|---|
| 1 | Emitente (fornecedor) | Cria a fatura no seu próprio software |
| 2 | Access point do emitente | Um prestador de serviços certificado Peppol que envia o documento para a rede |
| 3 | Access point do recetor | O prestador de serviços certificado do recetor, que aceita o documento |
| 4 | Recetor (cliente) | Recebe a fatura no seu próprio software |
A OpenPeppol descreve o princípio como "ligar uma vez, chegar a todos": cada emitente liga-se a um prestador de serviços e pode chegar a todos os recetores, e vice-versa. Funciona como as redes telefónicas, onde pode ligar a alguém de outra rede sem mudar para ela.
Mais três elementos tornam isto possível:
- Peppol ID. Cada participante tem um identificador, muitas vezes baseado num número de empresa ou de IVA nacional, com um código de esquema à frente.
- SML e SMP. Um registo central, o Service Metadata Locator, aponta para o Service Metadata Publisher onde são guardados os dados de cada participante: que access point recebe por eles e que tipos de documento aceitam. O software de envio consulta isto automaticamente, tal como um browser encontra um website pelo seu nome de domínio.
- Segurança. As mensagens entre access points circulam através de uma infraestrutura de chave pública, para que o emitente e o recetor possam confiar que um documento é genuíno e não foi alterado.
O que o Peppol envia: Peppol BIS Billing 3.0
Uma rede por si só não basta; ambos os lados também precisam de compreender o conteúdo. Para faturas e notas de crédito, o Peppol utiliza o Peppol BIS Billing 3.0. De acordo com a especificação Peppol, trata-se de uma especificação de utilização de fatura principal (CIUS) da norma europeia EN 16931, e os documentos que a cumprem também cumprem a EN 16931.
A EN 16931, por sua vez, decorre da Diretiva 2014/55/UE, que exige que as entidades adjudicantes públicas na UE recebam e processem faturas eletrónicas que cumpram a norma. Os governos centrais tiveram de o fazer a partir de 18 de abril de 2019, enquanto os Estados-Membros puderam dar às autoridades subcentrais até 18 de abril de 2020. Foi por isso que a faturação no setor público foi a primeira grande utilização do Peppol.
Quem o gere
A OpenPeppol define as regras e certifica os prestadores de serviços. Em cada país, pode delegar esta função numa Peppol Authority, normalmente um organismo público, que supervisiona a rede na sua jurisdição e pode acrescentar regras nacionais. É assim que uma rede internacional pode ter em conta os requisitos locais.
Onde o Peppol é obrigatório
O Peppol é voluntário em muitos países e obrigatório noutros. Um exemplo: na Bélgica, as faturas eletrónicas estruturadas entre empresas belgas registadas para efeitos de IVA são obrigatórias desde 1 de janeiro de 2026 e, segundo a autoridade fiscal belga, são enviadas através da rede Peppol, com o Peppol BIS como formato de referência.
Outros países seguem caminhos diferentes. Alguns gerem plataformas estatais centrais por onde passam todas as faturas, outros aceitam qualquer formato estruturado enviado por email. A Alemanha, por exemplo, permite a livre escolha do canal de transmissão para a sua faturação eletrónica B2B, o que explicamos em Faturação eletrónica na Alemanha: o que se aplica em 2025, 2027 e 2028.
O que o Peppol não é
- Não é um sistema da autoridade fiscal. O Peppol transporta documentos entre empresas. Em países com validação estatal prévia (clearance), as faturas também têm de ser comunicadas ou aprovadas pela autoridade, e o Peppol, por si só, não faz isso.
- Não é um formato que se escolhe em vez da lei. O facto de uma fatura enviada via Peppol cumprir as suas obrigações depende das regras do seu país.
- Não é email. Um PDF anexado a um email não é um documento Peppol, mesmo que o PDF pareça igual.
- Não é apenas para grandes empresas. Através de um prestador de serviços ou de software de faturação, uma empresa com 20 clientes pode utilizá-lo tal como uma com 20.000.
Um exemplo prático
Uma consultora fatura 30 clientes empresariais por mês. Cinco deles são grandes empresas que exigem faturas através do seu próprio portal de fornecedores. Todos os meses, alguém entra em cinco portais, volta a escrever ou carrega cada fatura e verifica se foi aceite: cerca de 15 minutos por fatura, ou seja, pouco mais de uma hora por mês, e mais quando um portal altera as suas regras.
Se esses cinco clientes puderem receber via Peppol, a consultora envia a fatura a partir do seu próprio software para os seus Peppol IDs. O software mostra se cada fatura foi entregue. O trabalho nos portais desaparece e os restantes 25 clientes podem ser adicionados um a um à medida que se registam no Peppol.
O Peppol no KIMISUITE
O CRM Business Hub pode enviar faturas e notas de crédito através da rede Peppol no formato Peppol BIS Billing 3.0. Ligue o seu espaço de trabalho uma única vez com o seu país, endereço eletrónico e NIF, verifique o Peppol ID de um cliente na ficha do cliente e envie a partir da fatura. A fatura mostra depois o seu estado: em fila, a enviar, entregue ou falhado. O número de documentos Peppol por mês depende do seu plano.
O que isso significa para as suas obrigações depende do local onde você e os seus clientes estão sediados, por isso verifique as regras do seu país antes de depender de um único canal.
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