Na Alemanha, todas as empresas têm de estar aptas a receber faturas eletrónicas estruturadas de outras empresas nacionais desde 1 de janeiro de 2025, e a obrigação de as emitir segue-se em duas fases: a partir de 1 de janeiro de 2027 para a maioria das empresas e a partir de 1 de janeiro de 2028 para todas.
A regra decorre da Lei das Oportunidades de Crescimento (Wachstumschancengesetz), que alterou o § 14 da Lei Alemã do IVA (UStG). O Ministério Federal das Finanças (BMF) explicou os detalhes em duas circulares, de 15 de outubro de 2024 e de 15 de outubro de 2025, e numa página pública de perguntas frequentes. Eis o que se aplica, quando, quem é afetado e o que significa "fatura eletrónica" neste contexto.
O calendário em resumo
| Data | O que se aplica | Quem |
|---|---|---|
| Desde 1 de janeiro de 2025 | Tem de conseguir receber faturas eletrónicas | Todas as empresas nacionais, incluindo pequenas empresas ao abrigo do regime Kleinunternehmer |
| Até 31 de dezembro de 2026 | Ainda pode emitir faturas em papel, ou outros formatos eletrónicos como PDF, se o destinatário concordar | Todas as empresas |
| A partir de 1 de janeiro de 2027 | Tem de emitir faturas eletrónicas para vendas B2B nacionais | Empresas com volume de negócios total superior a 800.000 EUR no ano anterior (2026) |
| Até 31 de dezembro de 2027 | Faturas em papel ou outros formatos eletrónicos continuam permitidos | Empresas com volume de negócios no ano anterior de 800.000 EUR ou menos |
| Até 31 de dezembro de 2027 | Procedimentos EDI existentes que não cumprem a definição de fatura eletrónica continuam permitidos | Todas as empresas que utilizam EDI |
| A partir de 1 de janeiro de 2028 | As faturas eletrónicas são obrigatórias para faturas B2B nacionais | Todas as empresas |
Receber é a parte fácil: segundo o BMF, uma caixa de correio eletrónico normal é suficiente para receber uma fatura eletrónica. O verdadeiro trabalho está na emissão.
Quem é afetado e quem não é
A obrigação aplica-se a faturas entre empresas estabelecidas na Alemanha para vendas nacionais. Não se aplica a:
- faturas a consumidores particulares (B2C)
- faturas de pequeno montante até 250 EUR brutos (§ 33 UStDV)
- bilhetes de transporte de passageiros
- empresas que utilizam o regime Kleinunternehmer, que estão isentas de emitir faturas eletrónicas, mas continuam a ter de as conseguir receber
Se vende principalmente a consumidores, pouco muda do lado da emissão. Se vende a outras empresas alemãs, afeta quase todas as faturas que emitir a partir de 2027 ou 2028.
O que conta como fatura eletrónica
É aqui que começa a maioria dos mal-entendidos. Nos termos do novo § 14 UStG, uma fatura eletrónica é uma fatura emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o processamento automático. O BMF afirma que tal se verifica, em particular, quando a fatura cumpre a norma europeia EN 16931.
| Formato | Fatura eletrónica nos termos do § 14 UStG? |
|---|---|
| Fatura em papel | Não, "outra fatura" (permitida apenas durante a transição) |
| PDF enviado por e-mail | Não, um PDF é uma "outra fatura", não uma fatura eletrónica |
| Fatura digitalizada | Não |
| XRechnung | Sim, indicada pelo BMF como cumprindo os requisitos |
| ZUGFeRD a partir da versão 2.0.1 | Sim, exceto os perfis MINIMUM e BASIC-WL |
| Formatos EDI | Apenas sob condições; transição até ao final de 2027 |
Um formato híbrido como o ZUGFeRD combina um PDF legível com um ficheiro XML incorporado. Para efeitos fiscais, é a parte XML estruturada que conta.
Como são enviadas as faturas eletrónicas
A lei não prescreve um canal de transmissão. O e-mail é expressamente permitido, e as partes podem acordar outras vias, como um portal ou uma interface. A Alemanha não tem uma plataforma central de validação (clearance): as faturas não têm de ser comunicadas nem aprovadas pela autoridade fiscal antes de chegarem ao cliente. Isto distingue a Alemanha de países como a Itália, onde as faturas passam por um sistema estatal.
A faturação eletrónica também não é o mesmo que a segurança fiscal das caixas registadoras. Esta diz respeito a caixas registadoras e talões; a faturação eletrónica diz respeito a faturas entre empresas. A Alemanha regula ambas, ao abrigo de regras separadas.
Um exemplo prático
Duas empresas alemãs, ambas a vender a outras empresas:
| Estúdio A (agência de design) | Grossista B | |
|---|---|---|
| Volume de negócios total 2026 | 640.000 EUR | 2,1 milhões EUR |
| Receber faturas eletrónicas | Obrigatório desde 2025 | Obrigatório desde 2025 |
| Emitir faturas eletrónicas em 2027 | Ainda não obrigatório, papel ou PDF continuam permitidos | Obrigatório a partir de 1 de janeiro de 2027 |
| Emitir faturas eletrónicas a partir de 2028 | Obrigatório | Obrigatório |
O Estúdio A tem mais um ano de transição, mas os seus clientes podem já preferir faturas estruturadas durante 2027. O conselho prático para ambos é o mesmo: não espere pelo último mês.
Os montantes na fatura não mudam. Uma fatura de 4.200 EUR líquidos a 19 % de IVA continua a indicar 798 EUR de IVA e 4.998 EUR brutos, quer chegue em papel ou em XML. Se quiser verificar rapidamente o líquido, o IVA e o bruto, a calculadora de IVA faz isso para qualquer taxa.
O que fazer agora
- Verifique o seu processo de receção. A sua contabilidade consegue ler um ficheiro XRechnung ou ZUGFeRD, ou alguém abre o XML manualmente? Isto é obrigatório desde janeiro de 2025.
- Determine o seu grupo. Consulte o seu volume de negócios de 2026. Acima de 800.000 EUR, emite faturas eletrónicas a partir de 1 de janeiro de 2027; igual ou inferior, a partir de 1 de janeiro de 2028.
- Limpe os dados dos seus clientes. Os formatos estruturados exigem dados completos: número de IVA, denominações legais corretas, moradas e, para clientes do setor público, o identificador de encaminhamento (Leitweg-ID).
- Pergunte ao seu fornecedor de software com precisão. Não pergunte "Estão prontos para a faturação eletrónica?", mas sim "Que formato exportam e cumpre a norma EN 16931?". Peça ao seu consultor fiscal que confirme a resposta para o seu caso.
- Planeie a mudança. Mudar de sistema é mais fácil no início de um mês ou trimestre, com uma curta sobreposição. Descrevemos os passos em como mudar de sistema de faturação sem perder um único registo de cliente.
Onde o KIMISUITE se enquadra
O CRM Business Hub mantém clientes, orçamentos, faturas e pagamentos num só lugar, para que os dados de que uma fatura estruturada necessita estejam no registo do cliente e não numa folha de cálculo. Uma empresa alemã pode utilizá-lo para a sua faturação. O formato de fatura eletrónica que a sua empresa tem de emitir, e a partir de quando, depende das regras acima; confirme a questão do formato connosco e com o seu consultor fiscal antes de 2027, em vez de confiar numa promessa genérica de qualquer fornecedor.
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Este artigo resume a situação jurídica em setembro de 2026 e não constitui aconselhamento fiscal.
