Cada workspace KIMISUITE inclui quatro aplicações sem qualquer custo: Calendar, Contacts, Notes e ToDo. Desde 11 de setembro, o Calendar, o Notes e o ToDo estão reconstruídos, e o Contacts é novo: a 23.ª aplicação da plataforma. Este artigo explica o que cada uma faz, como funcionam em conjunto e onde estão os seus limites.
Porque existem as aplicações gratuitas
Antes de uma empresa adicionar o CRM Business Hub ou o Service Manager, já precisa de um calendário partilhado, de um livro de endereços, de um sítio para escrever apontamentos e de uma lista do que ainda está pendente. Estes elementos básicos pertencem ao próprio workspace: sem período experimental, sem plano, sem nada para cancelar. Cria um workspace e eles estão lá.
Calendar
Um calendário para si e para a sua equipa, com quatro vistas: mês, semana, dia e agenda. A semana e o dia abrem no seu primeiro compromisso, em vez de à meia-noite.
- Compromissos com local, um campo separado para a ligação da reunião, uma etiqueta e um lembrete (de 5 minutos a 1 semana antes)
- Compromissos recorrentes: diários, em dias úteis, semanais, mensais ou anuais
- Uma pré-visualização ao clicar: um clique mostra quando, com que frequência, em que calendário e onde, com Editar e Eliminar por baixo
- Vários calendários, cada um com a sua cor, mostrados ou ocultos com um clique
- Etiquetas como filtros, além de uma pesquisa que encontra compromissos fora do mês visível
No telemóvel e noutros programas:
- CalDAV em ambos os sentidos para o Apple Calendar, Thunderbird e o seu telemóvel. Uma alteração feita no telemóvel aparece no KIMISUITE, e vice-versa
- Uma ligação de subscrição só de leitura para o Google Calendar e o Outlook. Mostram os seus compromissos do KIMISUITE, mas não os podem alterar
- Calendários externos, como feriados, podem ser subscritos por endereço iCal e apresentados ao lado dos seus
Encontra os dados do CalDAV e a ligação de subscrição nas definições do Calendar.
Contacts
A nova aplicação: um livro de endereços partilhado para todo o workspace. Nome, empresa, cargo, vários números de telefone com tipo e indicativo do país, vários endereços de email, websites e moradas, uma fotografia e uma nota.
- Uma lista com índice A–Z e pesquisa por nome, empresa e cargo
- Um cartão de contacto que abre ao lado da lista, com Editar e Eliminar
- Cartões no telemóvel: no navegador móvel, cada contacto é um cartão com botões para ligar ou enviar email
- CardDAV coloca o livro de endereços no seu iPhone ou telemóvel Android. A aplicação inclui instruções curtas para ambos e indica o DAVx5 como a aplicação a usar no Android
O Contacts é um livro de endereços, não um CRM. Não há pipeline, nem receitas, nem tarefas associadas a um contacto. Também não há importação ou exportação atualmente, pelo que os contactos existentes são adicionados manualmente ou sincronizados através do CardDAV. Quando precisar de vendas e faturação, é para isso que serve o CRM Business Hub.
Notes
Um quadro de cartões de notas com título, texto e cor, para tudo o que, de outra forma, acabaria num post-it colado ao ecrã.
- Fixar notas importantes no topo
- Dez cores, aplicadas ao cartão inteiro
- Abrir e editar uma nota num painel lateral, guardada quando sai do campo
- Pesquisar em títulos e texto, em tempo real enquanto escreve
- Privadas ou partilhadas. As notas novas são privadas. Um clique no cadeado partilha uma nota com o workspace, e os filtros mostram todas, privadas ou partilhadas
O Notes guarda títulos e texto simples. Não há pastas, formatação ou anexos. É um quadro de notas, não uma base de conhecimento.
ToDo
Uma lista de tarefas deliberadamente simples: um campo, uma linha por tarefa.
- Concluir, fixar e colorir tarefas
- Um prazo: hoje, amanhã, próxima semana ou uma data personalizada, com hora opcional
- Uma descrição de até 500 caracteres num painel lateral
- Privadas ou partilhadas, visível em cada linha
- Filtros para todas, abertas e concluídas, com contagem de progresso, e uma pesquisa em tempo real
Não há subtarefas, responsáveis ou projetos. Quando uma equipa precisa disso, o Task Hub é o passo seguinte.
Como as quatro funcionam em conjunto
As quatro aplicações estão ligadas:
| De | Para | O que vê |
|---|---|---|
| ToDo | Calendar | Cada tarefa com prazo aparece no calendário no seu dia, na sua cor. Pode marcá-la como concluída diretamente no calendário |
| Calendar | ToDo | A agenda do ToDo "Hoje e Próximos" mostra os seus compromissos do calendário para hoje e os próximos seis dias |
| Contacts | o seu telemóvel | O livro de endereços partilhado chega aos contactos do telemóvel via CardDAV |
| Calendar | o seu telemóvel e outros programas | CalDAV em ambos os sentidos; Google Calendar e Outlook só de leitura através da ligação de subscrição |
Gratuito, e o que muda com a primeira aplicação paga
As aplicações gratuitas funcionam num workspace gratuito. Quando subscreve a sua primeira aplicação paga, estão incluídos 10 membros do workspace, e a sua equipa usa o mesmo calendário, contactos, notas e tarefas em conjunto com ela. A faturação é por workspace, não por utilizador, como explicámos em preço por workspace, não por utilizador.
Experimente
A página da aplicação Contacts mostra o livro de endereços, a configuração do CardDAV e a vista no telemóvel. O Calendar, o Notes e o ToDo estão no mesmo workspace. Crie o seu workspace gratuito e as quatro ficam prontas a usar.
