Um jantar de gala de Passagem de Ano é a única noite em que um restaurante ou hotel vende um pacote completo: um lugar à mesa, um menu fixo, bebidas, música e a contagem decrescente à meia-noite, tudo por um preço único pago antecipadamente. Planeie-o como um pequeno evento, não como um sábado movimentado: algumas decisões tomadas agora determinam se a sala estará cheia a 31 de dezembro e se a noite dá lucro.
Aqui estão pela ordem em que precisa delas, com um exemplo de preço calculado. Se estiver a ler isto no final de outubro ou em novembro, ainda vai a tempo; o calendário conta para trás a partir da própria noite.
Decida primeiro o formato
A maioria dos espaços acaba por escolher um de três formatos:
- Só jantar. Um menu fixo longo, regresso a casa depois da meia-noite. Simples de gerir, limitado pelo número de lugares.
- Jantar e baile. O jantar de gala e, depois, as mesas afastam-se e uma banda ou um DJ toca até tarde. A escolha habitual de hotéis e restaurantes maiores.
- Jantar mais bilhetes só para a festa. Os convidados do jantar sentam-se primeiro; a partir das 22h30 ou 23h chega um segundo grupo apenas para a festa. Assim a sala volta a encher-se quando a cozinha termina.
O formato define os tipos de bilhete: um bilhete de jantar e um bilhete de festa mais tardio são dois produtos com dois preços, para que ninguém apareça às 20h com um bilhete de festa.
Calcule quanto tem de custar um lugar
Um bilhete de gala tem dois tipos de custos:
- Custos fixos da noite: banda ou DJ, decoração e flores, pessoal extra, segurança, o espumante da meia-noite.
- Custos por convidado: o menu, o pacote de bebidas, a bebida de boas-vindas, um petisco a meio da noite.
Um exemplo para uma sala com 20 mesas de dez. Os custos fixos são de 4500 EUR (banda 2000, DJ depois da meia-noite 600, decoração 700, pessoal extra 1200). Comida e bebida custam 60 EUR por convidado. Planeia com 90 % dos 200 lugares vendidos, ou seja, 180 convidados, e 3 % de comissões de pagamento.
- Cada convidado cobre 4500 / 180 = 25 EUR de custos fixos mais 60 EUR de comida e bebida: 85 EUR.
- Depois de 3 % de comissões, ficam consigo 97 cêntimos de cada euro, pelo que o preço de equilíbrio é 85 / 0,97 = 87,63 EUR.
- Se quiser que a noite renda 3000 EUR, o preço sobe para 104,81 EUR.
- Com um preço previsto de 120 EUR, atinge o ponto de equilíbrio após 80 bilhetes, 40 % da sala.
O IVA fica de fora para que as contas se vejam com clareza. Na calculadora de preço de bilhetes para eventos, acrescente a taxa de IVA aplicável aos seus bilhetes (confirme com o seu contabilista) e a sua comissão de pagamento real, e o resultado ajusta-se.
Na noite com os bilhetes mais caros do ano, uma comissão percentual por bilhete pesa mais do que o habitual; a calculadora de comissões de bilhetes mostra quanto somam as comissões para o seu número de convidados.
Lugares ou mesas inteiras?
Quem reserva a Passagem de Ano são casais e grupos de amigos, e poucos querem partilhar uma mesa de dez com desconhecidos. Três opções:
- Vender por lugar. A opção mais flexível, mas acaba com mesas de três, quatro e três que tem de juntar.
- Vender mesas inteiras. Fácil de planear, mas um casal não consegue reservar.
- Ambas, com um mínimo. As mesas grandes vendem-se inteiras ou por lugar com um número mínimo de lugares por reserva, e algumas mesas para dois ficam na planta para os casais.
No Event Ticket Hub, a app de bilheteira do KIMISUITE, desenha a sala a partir do modelo de restaurante com mesas redondas ou quadradas. Para cada mesa decide se é vendida por lugar, como mesa inteira ou ambas, com reserva mínima, e os convidados escolhem eles próprios a mesa na planta. Saiba mais sobre como desenhar uma sala em lugares marcados online.
Escolhas de menu e restrições alimentares
Um menu fixo para 180 convidados exige números exatos. Recolha-os no momento da reserva, não por telefone no final de dezembro:
- uma pergunta obrigatória por bilhete sobre alergias e dietas
- uma pergunta de escolha se oferecer mais do que um prato principal
- um prazo claro a partir do qual o menu fica fechado
No Event Ticket Hub, as perguntas de reserva podem ser feitas por encomenda ou por bilhete e tornadas obrigatórias. As respostas aparecem na encomenda e na lista de participantes, que pode imprimir ou exportar para Excel para a cozinha.
Um pacote de bebidas ou um lugar de estacionamento pode ser acrescentado como extra durante a reserva. Os extras nunca são vendidos sozinhos, para que ninguém fique com estacionamento e sem jantar.
Um calendário que ainda funciona
- Oito a dez semanas antes: defina o formato e o preço, desenhe a sala, abra as vendas. Se houver tempo para um preço de reserva antecipada, dê a esse bilhete o seu próprio período de venda para que o preço normal entre em vigor automaticamente, ou deixe o preço subir após um certo número de bilhetes vendidos.
- Seis a oito semanas antes: avise primeiro os clientes habituais. Um código de voucher pode desbloquear um bilhete oculto que só eles, ou os hóspedes do hotel, conseguem ver.
- Três semanas antes: feche as escolhas de menu, envie os números à cozinha, planeie o pessoal.
- Última semana: registe as reservas telefónicas à mão. O Event Ticket Hub permite criar uma encomenda manualmente, marcada como paga ou com pagamento pendente, e os bilhetes seguem de imediato por email.
- 31 de dezembro: faça o check-in dos convidados com telemóveis e venda os últimos bilhetes de festa à entrada.
Pagamento e cancelamentos
Com o Event Ticket Hub, os convidados pagam através da sua própria conta Stripe, PayPal ou Bankart, ou por transferência bancária, pelo que o dinheiro vai diretamente para a sua conta. O KIMISUITE não cobra comissão por bilhete. Se acrescentar uma taxa de reserva própria, esta está sempre incluída no preço que os convidados veem.
As empresas que reservam uma mesa introduzem os seus dados para a fatura no checkout. Se pagarem por transferência bancária, os seus dados bancários seguem com a reserva e os lugares ficam reservados até ao fim do prazo de pagamento.
Inclua as regras de cancelamento nos seus termos antes de abrir as vendas, incluindo se os nomes nos bilhetes podem ser alterados. Com bilhetes nominativos, os convidados alteram eles próprios o nome até ao prazo que definir. Se a noite esgotar, uma lista de espera oferece os bilhetes devolvidos a quem pediu para ser avisado, pela ordem de inscrição.
Para hotéis: jantar com estadia
Os hóspedes procuram muitas vezes um jantar de gala com estadia. A noite de alojamento fica no sistema do hotel; o jantar pode na mesma ser vendido como bilhete. Uma forma simples é um bilhete de jantar oculto que só se desbloqueia com um código de voucher que entrega a quem reservou quarto. Assim mantém uma única planta de mesas e uma única lista para a cozinha.
A própria noite
O leitor do Event Ticket Hub valida códigos QR assinados mesmo quando o Wi-Fi falha, e a bilheteira vende os últimos bilhetes de festa em dinheiro ou cartão e fecha o turno com um relatório Z. Mais informação no guia de bilheteira.
Lista de verificação
- Formato e tipos de bilhete definidos, preço confirmado na calculadora
- Sala desenhada: por lugar, mesa inteira ou ambas
- Perguntas sobre alergias e menu obrigatórias por bilhete
- Termos publicados, prazo do menu definido
- Telemóveis da entrada emparelhados na véspera
