Esta checklist de planeamento de jantares de Natal é para o lado do espaço: o hotel, restaurante ou espaço de eventos que vende noites de festa partilhadas em dezembro. Nessas noites, várias empresas e grupos reservam lugares na mesma festa: um jantar de três pratos, uma bebida de boas-vindas, um DJ e música até tarde. Podem encher uma dúzia de sextas e sábados seguidos e trazem mais perguntas, alterações de menu e faturas do que qualquer outro mês.
A lista acompanha a época desde o primeiro passo do planeamento até à última noite e cobre aquilo de que o organizador do escritório, do outro lado, precisa de si, porque é essa pessoa que decide para onde vai a equipa no ano seguinte. Vai começar tarde? Há uma versão para quatro semanas mais abaixo.
Noites de festa partilhadas ou aluguer exclusivo?
A maioria dos espaços oferece dois produtos, e o planeamento é diferente:
- Noites de festa partilhadas. O espaço define as datas, o menu e o preço por pessoa. Grupos de diferentes empresas reservam lugares, desde dois colegas até um departamento inteiro, e sentam-se em mesas próprias ou partilhadas.
- Aluguer exclusivo. Uma empresa fica com a sala inteira durante uma noite. Normalmente é um contrato com consumo mínimo, não uma venda de bilhetes.
O resto desta checklist trata das noites partilhadas.
Três a quatro meses antes: preparar a época
- Escolha as datas. Normalmente todas as sextas e sábados desde o final de novembro até pouco antes do Natal, mais algumas quintas quando a procura é alta.
- Defina a capacidade por noite. Conte os lugares com as mesas na disposição de festa, não na disposição habitual do restaurante.
- Decida o pacote. Bebida de boas-vindas, três pratos com escolha do prato principal, café, DJ até uma hora fixa. Escreva o que não está incluído.
- Defina o preço por pessoa. Veja a secção seguinte.
- Redija as suas condições. Sinal ou pagamento total, o prazo para números finais e escolhas de menu, o que acontece quando um grupo diminui. Publique-as antes da primeira reserva.
No Event Ticket Hub, a app de bilheteira do KIMISUITE, uma época inteira é um único evento com uma série semanal de datas (até 120). Cada noite tem o seu próprio número de lugares, a sua lista de participantes e os seus números de vendas.
Preço por pessoa: calcule-o por noite
Cada noite de festa tem custos fixos (DJ, pessoal extra, decoração) e custos por convidado (comida, bebida de boas-vindas). Um exemplo para uma noite:
- Custos fixos de 900 EUR, comida e bebida a 32 EUR por convidado, 120 lugares
- Planeia com 75 % dos lugares vendidos, ou seja, 90 convidados
- 900 / 90 = 10 EUR de custos fixos por convidado, mais 32 EUR: 42 EUR
- Com uma comissão de pagamento estimada de 3 %, o preço de equilíbrio é 42 / 0,97 = 43,30 EUR
- Para 600 EUR de lucro por noite: 50,17 EUR
- Com um preço previsto de 49 EUR, atinge o ponto de equilíbrio a partir de 58 convidados
Este exemplo não inclui IVA. Faça as suas próprias contas na calculadora de preço de bilhetes com a sua comissão de pagamento e a taxa de IVA dos seus bilhetes, e defina à parte o preço das noites mais calmas: uma quinta-feira a 50 % precisa de um preço diferente de um sábado esgotado.
Ao longo de doze noites, pequenas taxas por bilhete acumulam-se. A calculadora de taxas de bilheteira mostra quanto custam as taxas de bilheteira em toda a época.
Dois a três meses antes: abrir as vendas
- Preço de reserva antecipada. Dê-lhe um período de venda que termina numa data à sua escolha, para que o preço normal entre em vigor automaticamente.
- Limite por encomenda. Defina um máximo por encomenda para que uma empresa não fique com todos os lugares do sábado mais concorrido.
- Pergunta de menu por convidado. Uma pergunta de escolha obrigatória com as suas entradas e pratos principais dá-lhe números exatos por noite. Acrescente uma segunda pergunta sobre alergias e dietas.
- Transferência bancária. Muitas empresas pagam por transferência. Com esta opção ativa, os seus dados bancários seguem com a reserva e os lugares ficam reservados até à data de pagamento.
- Dados da empresa. Os organizadores indicam o nome da empresa, a morada e o NIF no checkout, para que a fatura saia certa à primeira.
- Primeiro, os seus clientes anteriores. Envie um email aos organizadores do ano passado antes de fazer publicidade. Um código de desconto pode desbloquear um bilhete de reserva antecipada oculto só para eles.
O que o organizador do escritório precisa de si
Pense na pessoa da contabilidade ou dos recursos humanos a quem pediram para "tratar do jantar de Natal". Essa pessoa precisa de:
- Um preço por pessoa que possa pôr num orçamento, com o que está incluído
- Uma única encomenda para toda a equipa, e não 14 pagamentos separados
- Uma fatura em nome da empresa
- Tempo para recolher nomes e escolhas de menu, e um prazo claro para os números finais
- Uma confirmação que possa reencaminhar aos colegas
No Event Ticket Hub, o organizador reserva todos os lugares numa só encomenda e indica a escolha de menu para cada bilhete. Com bilhetes nominativos, os nomes podem ser alterados na página da encomenda até ao prazo que definir, o que ajuda quando alguém fica doente. O organizador volta a encontrar a reserva a qualquer momento com o número da encomenda e o endereço de email.
Um mês antes: manter os números em ordem
- Acompanhe as vendas por noite e promova as noites mais calmas no seu marketing.
- Lembre os organizadores do prazo para os menus.
- Entregue à cozinha uma primeira contagem por noite e planeie o pessoal com base nos números reais.
- Registe à mão as reservas por telefone: cria a encomenda pessoalmente, paga ou com pagamento pendente, e os bilhetes seguem por email.
Começar tarde: a versão para quatro semanas
Se a primeira noite de festa estiver a poucas semanas, reduza a lista ao que protege a noite:
- Publique as datas, o pacote e um único preço por pessoa. Dispense o preço de reserva antecipada.
- Torne obrigatórias as perguntas de menu e alergias por bilhete desde a primeira reserva.
- Defina o prazo dos menus cerca de dez dias antes de cada noite e inclua-o nas suas condições.
- Ligue pessoalmente aos organizadores do ano passado e registe as reservas como encomendas manuais.
- Emparelhe os telemóveis da entrada antes da primeira noite.
As noites de festa
- Antes de cada noite: imprima a lista de participantes com bilhetes e escolhas de menu, ou exporte-a para Excel para o seu plano de mesas.
- À entrada: os grupos chegam com poucos minutos de diferença. A sua equipa lê os bilhetes nos telemóveis, pesquisa pelo nome quando alguém se esqueceu do seu e faz o check-in de um grupo inteiro de uma só vez.
- Depois de cada noite: o relatório de vendas por data mostra as vendas brutas, os reembolsos e os check-ins, para saber que noites repetir.
Janeiro: planear o próximo ano
- Registe que noites esgotaram primeiro e quais precisaram de descontos.
- Pergunte a alguns organizadores o que facilitou ou dificultou a reserva.
- Guarde os contactos deles para o envio de emails do próximo ano. Se tiver Contactos no seu workspace, os compradores do Event Ticket Hub ficam lá registados sem duplicados.
A checklist num relance
- Datas, capacidade, pacote e preço por noite definidos
- Condições com sinal, prazo e alterações publicadas
- Limite por encomenda definido, perguntas de menu e alergias obrigatórias por bilhete
- Transferência bancária e dados da empresa no checkout ativados
- Organizadores do ano passado contactados primeiro
- Lista de participantes por noite impressa para a cozinha e a sala
- Telemóveis da entrada emparelhados, pesquisa de convidados pronta
