Le dîner de gala de la Saint-Sylvestre est la seule soirée qu'un restaurant ou un hôtel vend comme une formule complète : une place à table, un menu unique, les boissons, la musique et le compte à rebours de minuit, le tout pour un prix payé à l'avance. Organisez-le comme un petit événement, pas comme un samedi soir chargé : quelques décisions prises dès maintenant déterminent si la salle sera pleine le 31 décembre et si la soirée sera rentable.
Les voici dans l'ordre où vous en aurez besoin, avec un exemple de calcul de prix. Si vous lisez ceci fin octobre ou en novembre, il est encore temps : le calendrier part de la soirée elle-même et remonte dans le temps.
Choisissez d'abord la formule
La plupart des établissements retiennent l'une de ces trois formules :
- Dîner seul. Un long menu unique, retour à la maison après minuit. Simple à gérer, limité par le nombre de places.
- Dîner dansant. Le dîner de gala, puis on pousse les tables et un orchestre ou un DJ joue jusque tard dans la nuit. Le choix habituel des hôtels et des grands restaurants.
- Dîner plus billets soirée seule. Les convives du dîner sont placés en premier ; vers 22 h 30 ou 23 h, un second groupe arrive pour la soirée uniquement. La salle se remplit à nouveau une fois la cuisine fermée.
La formule détermine vos types de billets : un billet dîner et un billet soirée plus tardif sont deux produits à deux prix différents, pour que personne ne se présente à 20 h avec un billet soirée.
Calculez ce que doit coûter une place
Le prix d'un billet de gala doit couvrir deux types de coûts :
- Les coûts fixes de la soirée : orchestre ou DJ, décoration et fleurs, personnel supplémentaire, sécurité, le pétillant de minuit.
- Les coûts par convive : le menu, le forfait boissons, l'apéritif d'accueil, la collation de fin de soirée.
Prenons l'exemple d'une salle de 20 tables de dix. Les coûts fixes s'élèvent à 4 500 EUR (orchestre 2 000, DJ après minuit 600, décoration 700, personnel supplémentaire 1 200). Repas et boissons coûtent 60 EUR par convive. Vous tablez sur 90 % des 200 places vendues, soit 180 convives, et sur 3 % de frais de paiement.
- Chaque convive couvre 4 500 / 180 = 25 EUR de coûts fixes, plus 60 EUR de repas et boissons : 85 EUR.
- Après 3 % de frais de paiement, il vous reste 97 centimes par euro ; le seuil de rentabilité est donc de 85 / 0,97 = 87,63 EUR.
- Si vous voulez que la soirée rapporte 3 000 EUR, le prix passe à 104,81 EUR.
- Avec un prix prévu de 120 EUR, vous êtes à l'équilibre dès 80 billets, soit 40 % de la salle.
La TVA n'est pas prise en compte ici pour que le calcul reste lisible. Dans le calculateur de prix de billets, ajoutez le taux de TVA applicable à vos billets (renseignez-vous auprès de votre expert-comptable) et vos frais de paiement réels : le résultat s'ajuste en conséquence.
Lors de la soirée la plus chère de l'année, des frais en pourcentage sur chaque billet pèsent plus que d'habitude ; le calculateur de frais de billetterie montre ce que ces frais représentent pour votre nombre de convives.
Des places ou des tables entières ?
Ce sont des couples et des groupes d'amis qui réservent pour la Saint-Sylvestre, et peu ont envie de partager une table de dix avec des inconnus. Trois options :
- Vendre à la place. La solution la plus souple, mais vous vous retrouvez avec des groupes de trois, quatre et trois qu'il faut regrouper.
- Vendre des tables entières. Facile à organiser, mais un couple ne peut pas réserver.
- Les deux, avec un minimum. Les grandes tables se vendent entières ou à la place, avec un nombre minimum de places par réservation, et quelques tables de deux restent au plan pour les couples.
Dans Event Ticket Hub, l'application de billetterie de KIMISUITE, vous dessinez la salle à partir du modèle restaurant, avec des tables rondes ou carrées. Pour chaque table, vous décidez si elle se vend à la place, entière ou les deux, avec un minimum de réservation, et les convives choisissent eux-mêmes leur table sur le plan. Pour en savoir plus sur le dessin d'une salle, consultez le placement numéroté en ligne.
Choix des menus et régimes alimentaires
Un menu unique pour 180 convives exige des chiffres précis. Recueillez-les au moment de la réservation, pas au téléphone fin décembre :
- une question obligatoire par billet sur les allergies et les régimes
- une question à choix si vous proposez plusieurs plats principaux
- une date limite claire après laquelle le menu est arrêté
Dans Event Ticket Hub, les questions de réservation peuvent être posées par commande ou par billet et rendues obligatoires. Les réponses apparaissent dans la commande et dans la liste des participants, que vous imprimez ou exportez vers Excel pour la cuisine.
Un forfait boissons ou une place de parking peut être ajouté en option lors de la réservation. Les options ne sont jamais vendues seules : personne ne se retrouve avec une place de parking sans dîner.
Un calendrier encore valable aujourd'hui
- Huit à dix semaines avant : fixez la formule et le prix, dessinez la salle, ouvrez les ventes. Si vous avez le temps de proposer un tarif de réservation anticipée, donnez à ce billet sa propre période de vente pour que le prix normal prenne le relais automatiquement, ou faites augmenter le prix après un certain nombre de billets vendus.
- Six à huit semaines avant : prévenez d'abord vos habitués. Un code promo peut débloquer un billet masqué que seuls eux, ou les clients de votre hôtel, peuvent voir.
- Trois semaines avant : clôturez les choix de menu, transmettez les chiffres à la cuisine, planifiez le personnel.
- La dernière semaine : enregistrez les réservations téléphoniques à la main. Event Ticket Hub vous permet de créer vous-même une commande, marquée comme payée ou en attente de paiement, et les billets partent immédiatement par e-mail.
- Le 31 décembre : enregistrez l'arrivée des convives avec des smartphones et vendez les derniers billets soirée à l'entrée.
Paiement et annulations
Avec Event Ticket Hub, les convives paient via votre propre compte Stripe, PayPal ou Bankart, ou par virement bancaire : l'argent arrive directement sur votre compte. KIMISUITE ne prélève aucune commission par billet. Si vous ajoutez vos propres frais de réservation, ils sont toujours inclus dans le prix affiché.
Les entreprises qui réservent une table saisissent leurs coordonnées de facturation au moment du paiement. Si elles paient par virement, vos coordonnées bancaires sont envoyées avec la réservation et les places restent bloquées jusqu'à l'échéance du paiement.
Inscrivez vos règles d'annulation dans vos conditions générales avant d'ouvrir les ventes, y compris la possibilité ou non de changer le nom sur les billets. Avec des billets nominatifs, les convives modifient eux-mêmes le nom jusqu'à la date limite que vous fixez. Si la soirée affiche complet, une liste d'attente propose les billets restitués aux personnes qui ont demandé à être prévenues, dans l'ordre de leur inscription.
Pour les hôtels : dîner avec nuitée
Les clients recherchent souvent un dîner de gala avec nuitée. La nuitée reste dans votre PMS ; le dîner peut tout de même être vendu sous forme de billet. Une solution simple consiste à créer un billet dîner masqué, accessible uniquement avec un code promo que vous remettez aux clients ayant réservé une chambre. Vous gardez ainsi un seul plan de table et une seule liste pour la cuisine, pour tout le monde.
Le soir même
Le scanner d'Event Ticket Hub vérifie les QR codes signés même quand le Wi-Fi lâche, et la billetterie sur place vend les derniers billets soirée en espèces ou par carte, puis clôture la caisse avec un ticket Z. Pour en savoir plus, consultez le guide de la billetterie sur place.
Check-list
- Formule et types de billets arrêtés, prix vérifié dans le calculateur
- Salle dessinée : à la place, table entière ou les deux
- Questions sur les allergies et le menu obligatoires pour chaque billet
- Conditions générales publiées, date limite du menu fixée
- Smartphones de contrôle appairés la veille
