Cette check-list d'organisation des soirées de Noël s'adresse aux établissements : l'hôtel, le restaurant ou la salle de réception qui vend des soirées partagées en décembre. Lors de ces soirées, plusieurs entreprises et groupes réservent des places pour la même fête : un dîner trois plats, un apéritif d'accueil, un DJ et de la danse jusque tard dans la nuit. Elles peuvent remplir une douzaine de vendredis et de samedis d'affilée, et apportent plus de questions, de changements de menu et de factures que n'importe quel autre mois.
Elle suit la saison, de la première étape d'organisation jusqu'à la dernière soirée, et couvre ce dont l'organisateur côté entreprise a besoin de votre part, car c'est lui qui décide où son équipe ira l'année prochaine. Vous vous y prenez tard ? Une version en quatre semaines figure plus bas.
Soirées partagées ou privatisation ?
La plupart des établissements proposent deux formules, qui ne se préparent pas de la même façon :
- Soirées partagées. Vous fixez les dates, le menu et le prix par personne. Des groupes de différentes entreprises réservent des places, de quelques collègues à un service entier, et s'installent à leurs propres tables ou à des tables partagées.
- Privatisation. Une seule entreprise réserve toute la salle pour la soirée. Il s'agit généralement d'un contrat avec un minimum de dépense, pas d'une vente de billets.
La suite de cette check-list porte sur les soirées partagées.
Trois à quatre mois avant : préparer la saison
- Choisissez les dates. En général, tous les vendredis et samedis de fin novembre jusqu'à juste avant Noël, plus quelques jeudis si la demande est forte.
- Fixez la capacité par soirée. Comptez les places avec les tables en configuration de fête, pas dans votre disposition habituelle de restaurant.
- Définissez la formule. Apéritif d'accueil, trois plats avec un choix de plat principal, café, DJ jusqu'à une heure fixe. Indiquez par écrit ce qui n'est pas compris.
- Fixez le prix par personne. Voir la section suivante.
- Rédigez vos conditions. Acompte ou paiement intégral, date limite pour le nombre définitif de convives et les choix de menu, ce qui se passe quand un groupe se réduit. Publiez-les avant la première réservation.
Dans Event Ticket Hub, l'application de billetterie de KIMISUITE, une saison entière correspond à un seul événement avec une série de dates hebdomadaires (jusqu'à 120). Chaque soirée conserve son propre nombre de places, sa propre liste de participants et ses propres chiffres de vente.
Prix par personne : calculez-le soirée par soirée
Chaque soirée comporte des coûts fixes (DJ, personnel supplémentaire, décoration) et des coûts par convive (repas, apéritif d'accueil). Exemple pour une soirée :
- Coûts fixes de 900 EUR, repas et boissons à 32 EUR par convive, 120 places
- Vous tablez sur 75 % de places vendues, soit 90 convives
- 900 / 90 = 10 EUR de coûts fixes par convive, plus 32 EUR : 42 EUR
- Avec des frais de paiement estimés à 3 %, le prix au seuil de rentabilité est de 42 / 0,97 = 43,30 EUR
- Pour 600 EUR de bénéfice par soirée : 50,17 EUR
- À un prix prévu de 49 EUR, vous êtes rentable à partir de 58 convives
Cet exemple ne tient pas compte de la TVA. Faites vos propres calculs avec le calculateur de prix de billets en indiquant vos frais de paiement et le taux de TVA applicable à vos billets, et fixez un prix distinct pour les soirées creuses : un jeudi rempli à 50 % ne se vend pas au même prix qu'un samedi complet.
Sur douze soirées, de petits frais par billet finissent par peser. Le calculateur de frais de billetterie montre ce que coûtent les frais de billetterie sur l'ensemble de la saison.
Deux à trois mois avant : ouvrir les ventes
- Tarif de réservation anticipée. Attribuez-lui une période de vente qui se termine à la date de votre choix, afin que le tarif normal prenne le relais automatiquement.
- Limite par commande. Fixez un maximum par commande pour qu'une seule entreprise ne puisse pas prendre toutes les places du samedi le plus demandé.
- Question menu par convive. Une question à choix obligatoire avec vos entrées et vos plats vous donne des quantités exactes par soirée. Ajoutez une deuxième question pour les allergies et les régimes alimentaires.
- Virement bancaire. De nombreuses entreprises paient par virement. Une fois cette option activée, vos coordonnées bancaires sont envoyées avec la réservation et les places restent bloquées jusqu'à l'échéance du paiement.
- Coordonnées de l'entreprise. Les organisateurs saisissent le nom de l'entreprise, l'adresse et le numéro de TVA lors de la commande, pour que la facture soit correcte du premier coup.
- Vos anciens clients d'abord. Écrivez aux organisateurs de l'an dernier avant de lancer votre communication. Un code promo peut leur donner accès, à eux seuls, à un billet masqué au tarif de réservation anticipée.
Ce dont l'organisateur côté entreprise a besoin
Pensez à la personne de la comptabilité ou des RH à qui l'on a demandé de « s'occuper de la soirée de Noël ». Elle a besoin :
- d'un prix par personne qu'elle peut inscrire dans un budget, avec ce qui est compris
- d'une seule commande pour toute l'équipe, et non de 14 paiements séparés
- d'une facture au nom de l'entreprise
- de temps pour recueillir les noms et les choix de menu, et d'une date limite claire pour le nombre définitif de convives
- d'une confirmation qu'elle peut transmettre à ses collègues
Dans Event Ticket Hub, l'organisateur réserve toutes les places en une seule commande et saisit le choix de menu pour chaque billet. Avec des billets nominatifs, les noms peuvent être modifiés sur la page de commande jusqu'à la date limite que vous fixez, ce qui est pratique quand quelqu'un tombe malade. L'organisateur retrouve sa réservation à tout moment grâce au numéro de commande et à son adresse e-mail.
Un mois avant : garder des chiffres fiables
- Suivez les ventes par soirée et mettez en avant les soirées creuses dans votre communication.
- Rappelez aux organisateurs la date limite des menus.
- Transmettez à la cuisine un premier décompte par soirée et planifiez le personnel en fonction des chiffres réels.
- Enregistrez manuellement les réservations téléphoniques : vous créez vous-même la commande, payée ou en attente de paiement, et les billets sont envoyés par e-mail.
Vous vous y prenez tard : la version en quatre semaines
Si la première soirée n'est plus qu'à quelques semaines, réduisez la liste à ce qui protège la soirée :
- Publiez les dates, la formule et un prix unique par personne. Renoncez au tarif de réservation anticipée.
- Rendez les questions sur le menu et les allergies obligatoires pour chaque billet dès la première réservation.
- Fixez la date limite des menus environ dix jours avant chaque soirée et inscrivez-la dans vos conditions.
- Appelez vous-même les organisateurs de l'an dernier et saisissez leurs réservations en commandes manuelles.
- Associez les téléphones de l'accueil avant la première soirée.
Les soirées elles-mêmes
- Avant chaque soirée : imprimez la liste des participants avec les billets et les choix de menu, ou exportez-la vers Excel pour votre plan de table.
- À l'entrée : les groupes arrivent à quelques minutes d'intervalle. Votre équipe scanne les billets sur son téléphone, recherche par nom quand quelqu'un a oublié le sien et enregistre tout un groupe d'un coup.
- Après chaque soirée : le rapport de ventes par date indique le chiffre d'affaires brut, les remboursements et les entrées enregistrées, pour savoir quelles soirées reconduire.
Janvier : préparer l'année suivante
- Notez les soirées qui ont affiché complet en premier et celles qui ont nécessité des remises.
- Demandez à quelques organisateurs ce qui a facilité ou compliqué leur réservation.
- Conservez leurs coordonnées pour l'envoi de l'an prochain. Si Contacts fait partie de votre espace de travail, les acheteurs d'Event Ticket Hub y sont ajoutés sans doublons.
La check-list en un coup d'œil
- Dates, capacité, formule et prix par soirée fixés
- Conditions avec acompte, date limite et modifications publiées
- Limite par commande définie, questions sur le menu et les allergies obligatoires pour chaque billet
- Virement bancaire et coordonnées de l'entreprise activés à la commande
- Organisateurs de l'an dernier contactés en premier
- Liste des participants par soirée imprimée pour la cuisine et la salle
- Téléphones de l'accueil associés, recherche des convives prête
