Signer un contrat de travail en ligne : limites

Ce que coûte un contrat envoyé par la poste

Combien de jours ouvrés reste-t-il avant l'arrivée de votre recrue ? Comptez-les avec le calculateur de jours ouvrés et envoyez le contrat à temps.

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Recrues à distance ou en déménagement: deux courriers et les jours qu'ils prennent, à chaque trajet
Signature manquante le premier jour: une recrue qui commence à travailler avant la signature des conditions
Relances administratives: appels et e-mails pour savoir si le contrat est arrivé et a été signé
Avec Document Sign: un seul envoi, un statut par personne, un PDF scellé quand tout le monde a signé

Pour signer un contrat de travail en ligne, la recrue renvoie ses conditions signées avant le premier jour de travail, avec une preuve que vous pouvez archiver. Vous importez le contrat finalisé au format PDF, ajoutez la recrue et la personne qui signe pour l'entreprise, placez les champs de signature, de paraphe et de date, puis vous envoyez. Le salarié signe dans le navigateur, sur téléphone ou ordinateur, sans créer de compte. Vous recevez tous deux un PDF scellé avec un certificat de signature qui indique les noms, les heures, les adresses IP, les appareils et chaque étape. Le circuit de signature permet au responsable de ne signer qu'après le salarié, et Document Sign réunit les documents de chaque recrue dans un seul projet.

Soyons clairs sur la nature de cette signature. Document Sign fournit une signature électronique simple au sens du règlement européen eIDAS. Selon eIDAS, on ne peut pas refuser à une signature électronique un effet juridique ni la rejeter comme preuve au seul motif qu'elle est électronique, mais seule une signature électronique qualifiée a le même effet juridique qu'une signature manuscrite. Certains documents de travail exigent davantage. En Allemagne, par exemple, une clause de durée déterminée requiert la forme écrite, que la signature électronique ne remplace que si elle est qualifiée, et une résiliation ou une convention de résiliation ne peut pas du tout être signée électroniquement. D'autres pays ont leurs propres règles. Cette page ne constitue pas un avis juridique : vérifiez les règles de votre pays et de votre type de contrat, et lisez la différence entre signature simple, avancée et qualifiée.

Ce que vous obtenez

Signer un contrat de travail en ligne depuis n'importe quel téléphone
La recrue ouvre le lien reçu par e-mail, fait défiler les pages, remplit les champs l'un après l'autre et signe du doigt ou en tapant son nom. Sans compte et sans application.
Le salarié d'abord, puis l'entreprise
Avec la signature dans l'ordre activée, le dirigeant n'est invité qu'une fois le salarié signataire. Le responsable voit les saisies du salarié sur les pages, en lecture seule.
Une copie pour la paie
Ajoutez votre comptable ou votre prestataire de paie comme destinataire qui reçoit uniquement une copie. Il ne signe pas, mais il fait partie du document.
Tout le dossier d'accueil dans un seul projet
Contrat, accord de confidentialité et charte informatique en documents distincts dans un projet par recrue, avec la date de début comme échéance et une barre de progression.
Des recrues qui lisent une autre langue
Choisissez pour chaque destinataire la langue des e-mails et de la page de signature, parmi 16 langues, tandis que le contrat reste dans la langue où vous l'avez rédigé.
Une preuve que vous pouvez archiver
Chaque page porte un tampon avec le numéro du document. Le certificat de signature, le sceau numérique, les empreintes SHA-256 et un horodatage indépendant rendent visibles les modifications ultérieures.

Essayez avec le prochain contrat que vous envoyez

Choisissez un document couvert par une signature électronique simple dans votre pays, comme une offre d'emploi ou une charte informatique, et envoyez-le avec Document Sign. Gardez sur papier les formes que la loi réserve au papier.

Voir comment ça marche Voir toutes les offres

Comment démarrer

Vérifier la forme exigée pour le document
Cherchez si votre pays exige la forme écrite ou une signature qualifiée pour ce contrat ou cette clause. Utilisez Document Sign pour les documents couverts par une signature électronique simple.
Importer le contrat finalisé
Importez le contrat en PDF de 25 Mo maximum, avec un titre clair, et placez-le dans un projet pour la recrue.
Ajouter les signataires et les champs
Ajoutez le salarié et la personne qui signe pour l'entreprise, activez la signature dans l'ordre, ajoutez la paie comme destinataire en copie, et placez les champs de signature, de paraphe et de date.
Envoyer et archiver
Ajoutez un court message d'accueil et une date limite de signature avant le premier jour de travail. Relancez en un clic si besoin, puis téléchargez le PDF scellé pour le dossier du personnel.

Tarifs

Document Sign démarre à un prix mensuel fixe (voir les tarifs) par espace de travail, pas par salarié ni par signature. Les salariés ne paient jamais et n'ont jamais besoin de compte.

Chaque formule définit le nombre de documents que vous pouvez envoyer et l'espace de stockage disponible pour les fichiers signés.

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Est-ce fait pour vous ?

Idéal si

Petits employeurs qui recrutent quelques personnes par an et veulent des contrats de retour avant le premier jour
Commerces, agences et bureaux avec du personnel sur plusieurs sites
Employeurs qui recrutent à l'étranger ou qui travaillent à distance
Responsables administratifs qui doivent aussi faire signer des chartes, des accords de confidentialité et des accusés de réception du règlement

Pas adapté si

Documents que votre pays exige sous forme écrite ou avec une signature électronique qualifiée, comme une clause de durée déterminée en Allemagne
Résiliations et conventions de résiliation pour lesquelles la loi exclut la forme électronique, comme en Allemagne
Employeurs qui veulent des modèles de contrat remplissant automatiquement noms et salaires : Document Sign fait signer des documents finalisés
Entreprises qui attendent que les contrats signés alimentent automatiquement un système RH ou de paie

Questions fréquentes

Puis-je signer un contrat de travail en ligne avec Document Sign ?

Dans de nombreux cas, oui. Document Sign permet au salarié et à l'entreprise de signer avec une signature électronique simple au sens d'eIDAS et produit un PDF scellé avec une preuve de signature. Que cela suffise dépend du pays et de la clause : vérifiez les règles avant d'envoyer.

Quand une signature électronique simple ne suffit-elle pas pour des documents de travail ?

Lorsque la loi exige la forme écrite et n'accepte pas la forme électronique, ou ne l'accepte que sous forme de signature qualifiée. En Allemagne, une clause de durée déterminée requiert la forme écrite, que seule une signature électronique qualifiée remplace, et les résiliations ne peuvent pas être signées électroniquement.

Document Sign propose-t-il une signature électronique qualifiée ?

La signature que Document Sign donne à chaque signataire de ces documents est la signature électronique simple. Si un contrat ou une clause exige une signature qualifiée dans votre pays, signez-le avec un service de confiance qualifié ou sur papier.

Que voit le salarié au moment de signer ?

Votre message, les pages du contrat, les champs à remplir et un compteur de ce qui reste. Avant de terminer, il confirme accepter de signer électroniquement. Il peut aussi refuser et indiquer un motif.

Le personnel peut-il confirmer avoir lu le règlement ou une charte ?

Oui. Importez le règlement ou la charte en PDF, ajoutez une case obligatoire comme « J'ai lu et compris cette charte » à côté du champ de signature, et envoyez-le à chaque salarié. Le certificat enregistre le moment où chacun a signé.

Le Nachweisgesetz allemand autorise-t-il la remise des conditions de travail en PDF ?

Le Nachweisgesetz autorise la remise des principales conditions sous forme de texte, envoyée par voie électronique, si le salarié peut la conserver et l'imprimer et si vous demandez un accusé de réception. Dans des secteurs comme le bâtiment, l'hôtellerie-restauration, le nettoyage de bâtiments, la coiffure et l'esthétique, cette voie est fermée : le document doit être sur papier et signé à la main.

Les contrats signés sont-ils partagés en dehors de notre espace de travail ?

Non. Les documents restent dans votre espace de travail KIMISUITE et ne sont pas partagés avec d'autres espaces. L'écran d'import le dit clairement : votre fichier reste privé pour cet espace de travail.

Est-ce un avis juridique ?

Non. Cette page explique ce que fait Document Sign et cite à titre d'exemples quelques règles allemandes, tirées du texte de loi publié sur gesetze-im-internet.de. Le droit du travail diffère d'un pays à l'autre : en cas de doute, demandez conseil à un avocat en droit du travail.

Prêt quand vous l'êtes

Configurez-le dans votre propre workspace et voyez comment il fonctionne avec vos données.

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