Document Sign est désormais disponible dans KIMISUITE. Il fait une seule chose : vous importez un document finalisé, indiquez qui doit signer et où, et recevez en retour un PDF scellé qui montre qui a signé, quand, et que rien n'a changé ensuite.
C'est une application payante que vous ajoutez à votre espace de travail, comme CRM Business Hub ou Service Manager. Voici ce qu'elle fait, et tout aussi clairement, ce qu'elle ne fait pas.
À quoi elle sert
La plupart des petites entreprises ne rédigent pas leurs contrats dans un outil de signature. Le contrat de location, la promesse d'embauche, le contrat fournisseur ou le formulaire de consentement existe déjà sous forme de fichier Word ou de PDF. Ce qui manque, c'est l'étape suivante : obtenir une signature sans imprimer, scanner et relancer les gens par e-mail.
Document Sign démarre exactement à ce point. Il n'y a ni éditeur de document ni modèles. Vous apportez le fichier finalisé, et l'application gère la signature.
Comment ça marche, en trois étapes
1. Import. Déposez un PDF, ou un fichier Word, OpenDocument ou RTF, qui est converti en PDF. Les fichiers peuvent aller jusqu'à 25 Mo. Vous lui donnez un titre (les destinataires le voient dans l'e-mail) et, si vous le souhaitez, vous l'affectez à un projet.
2. Préparation. Ajoutez les destinataires par nom et e-mail et définissez leur rôle : signe ou reçoit une copie. Placez ensuite les champs sur les pages : signature, initiales, nom complet, e-mail, date, texte et case à cocher. Les champs de texte et les cases à cocher peuvent être marqués comme obligatoires, et la date se remplit automatiquement lorsque le destinataire signe. Si l'ordre compte, activez signer dans l'ordre, et le signataire suivant n'est invité qu'une fois que le précédent a signé. Une courte liste de contrôle vous indique quand tout est en place.
3. Envoi. Ajoutez un message, une échéance facultative et des rappels automatiques, puis envoyez. Chaque destinataire reçoit un lien.
Ce que voit le signataire
Le destinataire n'a pas besoin de compte. Il ouvre le lien sur un ordinateur ou un téléphone, parcourt les champs un par un, et signe en dessinant avec une souris, un doigt ou un stylet, ou en tapant son nom. Avant de pouvoir terminer, il confirme qu'il accepte de signer électroniquement. Si quelque chose ne va pas, il peut refuser et donner une raison, et vous en êtes informé.
La page de signature est disponible en 16 langues, et vous pouvez définir la langue pour chaque destinataire. Un client à Skopje peut parcourir la page de signature en macédonien tandis qu'un partenaire à Vienne la voit en allemand ; le document lui-même reste exactement tel que vous l'avez importé.
Ce que vous recevez en retour
Lorsque la dernière personne a signé, le document est complet et vous recevez un PDF scellé :
| Partie | Ce qu'elle contient |
|---|---|
| Les pages signées | Vos pages originales avec signatures, initiales, noms, dates, textes et coches remplis |
| Tampon du document | Un tampon avec un numéro de document à 8 chiffres sur chaque page |
| Journal de signature | Des pages jointes listant chaque destinataire, son rôle, quand il a été invité, a ouvert et signé, l'adresse IP et l'appareil, plus l'historique complet des événements |
| Sceau numérique | Le PDF finalisé est scellé numériquement, de sorte que les modifications ultérieures deviennent visibles |
| Horodatage | Un horodatage RFC 3161 indépendant sur le PDF signé |
Dans l'application, vous voyez également les empreintes SHA-256 du fichier importé et du fichier signé, les détails de l'horodatage et chaque étape de l'historique : importé, envoyé, ouvert, signé, refusé, rappels, terminé.
De quel type de signature il s'agit
Par défaut, les signataires utilisent une signature électronique simple au sens du règlement européen eIDAS, et chaque signataire confirme qu'il accepte de signer électroniquement. Pour les documents commerciaux courants tels que les offres, les commandes, les contrats de service, les approbations internes et la plupart des consentements clients, c'est le niveau couramment utilisé.
Certains documents exigent davantage. Lorsqu'une signature qualifiée est requise, à partir du forfait Business, vous pouvez définir le niveau d'un signataire sur Certificat sur jeton : il signe avec le certificat de son propre jeton USB ou de sa carte à puce, en utilisant KIMISUITE Signer pour Windows. La signature électronique simple reste la norme ; la signature par jeton est une option pour les cas qui l'exigent.
Si vous n'êtes pas sûr du niveau requis pour un document, nous expliquons les trois niveaux, et où la différence compte, dans Qu'est-ce qu'une signature électronique ? Simple, avancée et qualifiée.
Garder le suivi
Le tableau de bord montre ce qui attend une signature, ce qui est encore un brouillon et ce qui a été récemment terminé. Les documents peuvent être regroupés en projets, par exemple tous les contrats d'un bien immobilier ou d'une embauche, avec une barre de progression par projet. Les événements de signature apparaissent également dans la cloche de notification KIMISUITE, et chaque personne en attente peut être relancée en un clic.
Ce que Document Sign ne fait pas
Pour que les attentes soient claires :
- pas d'éditeur de document ni de modèles ; vous importez des fichiers finalisés
- pas de connexion à CRM Business Hub ni à Contacts ; les destinataires sont saisis par nom et e-mail
- pas de marque personnalisée sur la page de signature
- pas de page de vérification publique pour les tiers
Les forfaits sont comptés par documents envoyés par mois, et non par utilisateur. Les brouillons ne comptent pas tant qu'ils ne sont pas envoyés.
Essayez-le
Vous pouvez ajouter Document Sign à votre espace de travail et envoyer votre premier document dès aujourd'hui. Voyez comment cela fonctionne sur la page de l'application Document Sign.
Résiliable à tout moment · Sans durée minimale · 14 jours gratuits
