Chaque espace de travail KIMISUITE comprend quatre applications gratuites : Calendar, Contacts, Notes et ToDo. Depuis le 11 septembre, Calendar, Notes et ToDo ont été reconstruites, et Contacts fait son apparition : c'est la 23e application de la plateforme. Cet article explique ce que chacune fait, comment elles fonctionnent ensemble et où se situent leurs limites.
Pourquoi les applications gratuites existent
Avant qu'une entreprise n'ajoute CRM Business Hub ou Service Manager, elle a déjà besoin d'un calendrier partagé, d'un carnet d'adresses, d'un endroit où noter des choses et d'une liste de ce qui reste à faire. Ces fonctions de base appartiennent à l'espace de travail lui-même : pas d'essai, pas d'abonnement, rien à annuler. Vous créez un espace de travail et elles sont là.
Calendar
Un calendrier pour vous et votre équipe, avec quatre vues : mois, semaine, jour et agenda. Les vues semaine et jour s'ouvrent sur votre premier rendez-vous au lieu de minuit.
- Rendez-vous avec lieu, champ séparé pour le lien de réunion, libellé et rappel (de 5 minutes à 1 semaine avant)
- Rendez-vous récurrents : quotidien, chaque jour ouvré, hebdomadaire, mensuel ou annuel
- Un aperçu au clic : un clic affiche quand, à quelle fréquence, quel calendrier et où, avec Modifier et Supprimer en dessous
- Plusieurs calendriers, chacun avec sa propre couleur, affichés ou masqués en un clic
- Libellés comme filtres, plus une recherche qui trouve les rendez-vous en dehors du mois visible
Sur votre téléphone et dans d'autres programmes :
- CalDAV dans les deux sens pour Apple Calendar, Thunderbird et votre téléphone. Une modification faite sur votre téléphone apparaît dans KIMISUITE, et inversement
- Un lien d'abonnement en lecture seule pour Google Calendar et Outlook. Ils affichent vos rendez-vous KIMISUITE mais ne peuvent pas les modifier
- Des calendriers externes, comme les jours fériés, peuvent être ajoutés par adresse iCal et affichés à côté des vôtres
Vous trouverez les détails CalDAV et le lien d'abonnement dans les paramètres de Calendar.
Contacts
La nouvelle application : un carnet d'adresses partagé pour tout l'espace de travail. Nom, entreprise, fonction, plusieurs numéros de téléphone avec type et indicatif pays, plusieurs adresses e-mail, sites web et adresses, une photo et une note.
- Une liste avec un index A–Z et une recherche par nom, entreprise et fonction
- Une fiche contact qui s'ouvre à côté de la liste, avec Modifier et Supprimer
- Des fiches sur le téléphone : dans le navigateur mobile, chaque contact est une fiche avec des boutons pour appeler ou envoyer un e-mail
- CardDAV place le carnet d'adresses sur votre iPhone ou votre téléphone Android. L'application inclut des instructions courtes pour les deux, et indique DAVx5 comme application à utiliser sur Android
Contacts est un carnet d'adresses, pas un CRM. Il n'y a pas de pipeline, pas de chiffre d'affaires et pas de tâches liées à un contact. Il n'y a pas non plus d'import ou d'export aujourd'hui, donc les contacts existants sont ajoutés à la main ou synchronisés via CardDAV. Quand vous avez besoin de vente et de facturation, c'est là qu'intervient CRM Business Hub.
Notes
Un tableau de fiches avec un titre, un texte et une couleur, pour tout ce qui finirait autrement sur un post-it collé à l'écran.
- Épinglez les notes importantes en haut
- Dix couleurs, appliquées à toute la fiche
- Ouvrez et modifiez une note dans un panneau latéral, enregistrée quand vous quittez le champ
- Recherche dans les titres et le texte, en direct pendant la saisie
- Privé ou partagé. Les nouvelles notes sont privées. Un clic sur le cadenas partage une note avec l'espace de travail, et des filtres affichent toutes les notes, les privées ou les partagées
Notes conserve des titres et du texte brut. Il n'y a pas de dossiers, de mise en forme ni de pièces jointes. C'est un tableau de notes, pas une base de connaissances.
ToDo
Une liste de tâches volontairement simple : un champ, une ligne par tâche.
- Cochez, épinglez et colorez les tâches
- Une échéance : aujourd'hui, demain, la semaine prochaine ou une date personnalisée, avec une heure facultative
- Une description de 500 caractères maximum dans un panneau latéral
- Privé ou partagé, visible sur chaque ligne
- Des filtres pour tout, ouvert et terminé, avec un compteur de progression, et une recherche en direct
Il n'y a pas de sous-tâches, de responsables ni de projets. Quand une équipe en a besoin, Task Hub est l'étape suivante.
Comment les quatre fonctionnent ensemble
Les quatre applications sont connectées :
| De | Vers | Ce que vous voyez |
|---|---|---|
| ToDo | Calendar | Chaque tâche avec une échéance apparaît dans le calendrier le jour prévu, dans sa couleur. Vous pouvez la marquer comme terminée directement depuis le calendrier |
| Calendar | ToDo | L'agenda ToDo « Aujourd'hui et à venir » affiche vos rendez-vous du calendrier pour aujourd'hui et les six prochains jours |
| Contacts | votre téléphone | Le carnet d'adresses partagé arrive dans les contacts de votre téléphone via CardDAV |
| Calendar | votre téléphone et d'autres programmes | CalDAV dans les deux sens ; Google Calendar et Outlook en lecture seule via le lien d'abonnement |
Gratuit, et ce qui change avec la première application payante
Les applications gratuites fonctionnent dans un espace de travail gratuit. Lorsque vous souscrivez à votre première application payante, 10 membres de l'espace de travail sont inclus, et votre équipe utilise le même calendrier, les mêmes contacts, notes et tâches en parallèle. La facturation se fait par espace de travail, pas par utilisateur, comme nous l'avons expliqué dans tarification par espace de travail, pas par utilisateur.
Essayez-le
La page de l'application Contacts présente le carnet d'adresses, la configuration CardDAV et la vue téléphone. Calendar, Notes et ToDo se trouvent dans le même espace de travail. Créez votre espace de travail gratuit et les quatre sont prêtes à l'emploi.
