CRM pour agences : du pitch à la facture

À quoi ça ressemble au quotidien

Le pitch issu de la campagne de la semaine dernière
Un brief arrive par le formulaire de contact de votre site. Il entre comme lead avec la campagne et les valeurs UTM, reçoit un score et part chez le prochain chargé de compte en rotation.
Périmètre, options et signature
Le devis détaille la prestation de base, avec un second tour de retouches et une vidéo de lancement en options. Le client signe en ligne, et la facture d'acompte est prête avant l'appel de lancement.
Point budget du vendredi
Le chef de projet ouvre le projet : heures par membre de l'équipe, coûts, montant facturé et part du budget consommée. Une refonte de site qui dérape se voit le vendredi, pas à la fin du trimestre.
Freelances, licences et frais média
La facture de l'illustrateur et les licences d'images arrivent comme factures fournisseurs et frais refacturables sur le projet du client. En fin de mois, ils passent sur la facture client au lieu de rester dans votre marge.

Un CRM pour agences doit suivre l'argent plus loin que la vente : du premier pitch à la dernière facture de retainer, avec toutes les heures entre les deux. CRM Business Hub réunit leads, affaires, devis, contrats, projets, temps et factures sur une seule fiche client, afin que le chargé de compte, le chef de projet et la personne qui envoie les factures voient les mêmes chiffres. Les leads arrivent depuis les formulaires de votre site avec leurs valeurs de campagne, reçoivent un score et parviennent à la bonne personne en rotation. Les affaires avancent dans vos propres pipelines avec une prévision pondérée, comme le montre le pipeline de vente.

Quand le client signe, le travail démarre au même endroit. Créez le projet avec un budget, un taux horaire et des jalons, ou partez d'un modèle de projet dont toutes les dates sont décalées sur le nouveau lancement. L'équipe saisit son temps sur les tâches, la vue Gantt montre ce qui bloque quoi, et le projet se facture au forfait, aux heures du projet ou aux heures des tâches. Les retainers vivent comme des contrats avec durée, cycle de facturation et renouvellement automatique, à côté d'une facture récurrente. En savoir plus sur la gestion de projet avec suivi du temps, et vérifiez la charge réelle de votre équipe avec le calculateur de taux d'occupation.

Ce que vous obtenez

Des leads avec leur campagne
Les formulaires web transmettent les valeurs de campagne et UTM à chaque lead. Des règles de scoring les notent de 0 à 100, l'IA ajoute un score avec ses raisons et une prochaine étape, et des règles d'attribution les répartissent par source.
Des devis avec options et signature en ligne
Rédigez le périmètre avec des postes optionnels, envoyez le lien et laissez le client accepter avec son nom, sa signature et son consentement. À l'acceptation, la facture ou une facture d'acompte peut être créée aussitôt.
Des projets qui connaissent leur budget
Chaque projet affiche les tâches ouvertes, les heures, les coûts et le déjà facturé, avec les heures par membre et les jalons. Enregistrez un bon projet comme modèle et lancez le suivant à partir de lui.
Du temps sur chaque tâche, facturable ou non
Les membres de l'équipe lancent un chronomètre sur la tâche en cours ou ajoutent leurs heures plus tard. Le temps facturable attend que vous facturiez le projet, et la vue Gantt avec dépendances montre ce qui retarde le lancement.
Contrats de retainer et factures récurrentes
Les contrats portent valeur, durée, cycle de facturation et renouvellement automatique, et les clients les acceptent en ligne. La vue d'ensemble montre la valeur des contrats actifs, ceux qui se terminent sous trente jours et ceux qui attendent encore une signature.
Un CRM pour agences qui montre le profit par projet
Le rapport de rentabilité des projets met les montants facturés face aux coûts et aux heures. Fixez des objectifs par équipe ou par personne, comme les devis acceptés ou les heures réservées, et envoyez les rapports enregistrés par e-mail selon un calendrier.

Passez un client en cours dans CRM Business Hub

Ajoutez l'application à un espace de travail gratuit, importez votre liste de clients et menez-y le prochain devis et le prochain projet. Invitez l'équipe de comptes et les designers pour l'essai de quatorze jours : la première feuille de temps sera réelle.

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Comment démarrer

Créez votre espace de travail gratuit et invitez l'équipe
Inscrivez-vous, ajoutez CRM Business Hub et invitez chargés de compte, chefs de projet et finance. Les rôles décident qui voit quoi.
Configurez pipelines, sources et formulaires
Nommez vos étapes d'affaire avec leurs probabilités, ajoutez vos sources de leads et règles d'attribution, et placez un formulaire web sur votre site avec son code d'intégration.
Envoyez le premier devis
Transformez le lead qualifié en client et en affaire, rédigez le devis avec des postes optionnels et envoyez le lien pour la signature en ligne.
Menez le projet et facturez-le
Créez le projet à partir d'un modèle, saisissez le temps sur les tâches, refacturez les frais et facturez le projet ou lancez la facture récurrente du retainer.

Tarifs

CRM Business Hub démarre à un prix mensuel fixe (voir les tarifs) pour tout l'espace de travail, et non par utilisateur. Le chargé de compte, les designers qui saisissent leur temps et le freelance que vous faites venir pour une campagne y travaillent tous au même prix mensuel.

Cela compte surtout pendant les mois où l'agence grandit : une embauche ou une équipe de pitch ne change pas la facture, vous pouvez donc donner un accès à chacun au lieu d'en partager un seul.

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Est-ce fait pour vous ?

Idéal si

Petites agences créatives, web, de contenu et de marketing
Agences qui travaillent au retainer, au forfait projet ou aux heures facturables
Agences qui refacturent aux clients le travail des freelances, les licences et les frais média
Chargés de compte et chefs de projet qui veulent le pipeline et la production au même endroit

Pas adapté si

Agences dont les clients attendent un accès avec identifiant pour valider chaque livrable : devis, factures et tickets s'ouvrent chacun depuis leur propre lien
Agences qui veulent prélever automatiquement les retainers sur la carte du client : la facture récurrente est envoyée, et le client la règle chaque mois
Équipes qui veulent que chaque e-mail client de Gmail ou Outlook soit enregistré seul dans le CRM
Agences qui veulent envoyer des enquêtes de satisfaction client ou gérer un centre d'aide depuis le CRM

Questions fréquentes

Qu'est-ce qui distingue un CRM pour agences d'un CRM commercial ?

Un CRM commercial s'arrête quand l'affaire est gagnée. Une agence a besoin du devis, du contrat, des heures de projet et de la facture de retainer sur le même client, et CRM Business Hub garde tout cela ensemble.

Comment les nouveaux leads arrivent-ils chez le bon chargé de compte ?

Les règles d'attribution fonctionnent par source de lead, en rotation ou vers une personne fixe. Chaque lead porte aussi ses valeurs de campagne, vous savez donc quelle campagne l'a amené.

Peut-on facturer au forfait tout en suivant les heures ?

Oui. Le projet se facture au forfait pendant que l'équipe continue de saisir son temps, et le rapport de rentabilité montre si le forfait a couvert les heures passées.

Comment éviter que le travail supplémentaire ne reste non facturé ?

Mettez les extras dans le devis comme postes optionnels, saisissez les heures supplémentaires comme temps facturable et marquez les coûts de freelances ou de médias comme frais refacturables. Tout est prêt au moment de facturer.

Peut-on lancer de nouveaux projets clients à partir d'un modèle ?

Oui. Enregistrez un projet avec ses tâches et ses jalons comme modèle, puis créez le suivant à partir de lui. Les dates se décalent sur la nouvelle date de début.

Peut-on planifier des appels vidéo avec les clients depuis le CRM ?

Oui, avec Meeting Hub dans le même espace de travail. Planifiez une réunion depuis un lead, une affaire ou un client, et le lien est enregistré comme activité sur la fiche.

Les freelances que nous faisons venir pour une campagne coûtent-ils un supplément ?

Non. Le prix est par espace de travail : les freelances rejoignent votre espace pour la campagne et le prix mensuel reste le même.

Prêt quand vous l'êtes

Configurez-le dans votre propre workspace et voyez comment il fonctionne avec vos données.

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