La fuite de chiffre d'affaires, c'est l'argent qu'une entreprise a gagné grâce à un travail déjà réalisé mais qu'elle ne facture jamais, qu'elle facture trop bas ou qu'elle encaisse trop tard. Dans les petites entreprises, l'essentiel de cette perte se produit entre le devis et la facture.
Cela ressemble rarement à un problème. Personne ne vole rien et aucune erreur isolée n'est importante. Une heure supplémentaire oubliée par-ci, un ancien prix par-là, une facture envoyée deux semaines après la fin du travail. Additionné sur une année, le montant dépasse souvent ce que l'entreprise accepterait jamais de perdre d'un seul coup.
Le parcours de chaque vente
Quel que soit ce que vous vendez, le parcours est à peu près le même :
- Devis : vous indiquez au client le coût prévu.
- Acceptation ou commande : le client dit oui, par écrit, par téléphone ou par e-mail.
- Livraison : vous effectuez le travail ou expédiez les marchandises.
- Facture : vous facturez ce qui a été livré.
- Paiement : l'argent arrive et est rapproché de la facture.
Chaque transition entre ces étapes est un point où des informations peuvent se perdre. Plus ces transitions se font sur papier, de tête ou en ressaisissant d'un document à l'autre, plus il y a de pertes.
Sept points où l'argent se perd
| # | Fuite | Comment cela se produit | Ce que vous constatez |
|---|---|---|---|
| 1 | Devis expirés | Un devis de mars est accepté en août, aux prix de mars | La marge sur le chantier est inférieure à celle prévue, sans raison apparente |
| 2 | Travail supplémentaire non facturé | Des modifications « pendant qu'on y était », réalisées mais jamais notées | Le travail a duré plus longtemps que prévu, la facture correspond au devis |
| 3 | Erreurs de ressaisie | Lignes copiées du devis vers la facture à la main | Une ligne manquante, une quantité erronée, un ancien taux de TVA |
| 4 | Remises non documentées | Prix réduits lors d'une conversation ou discrètement dans le document | Des remises dont personne ne peut faire le total en fin d'année |
| 5 | Facturation tardive | La facture part quand quelqu'un trouve le temps | Les délais de paiement commencent des semaines après la fin du travail |
| 6 | Absence de relance | La facture est envoyée puis oubliée jusqu'à ce que quelqu'un vérifie la banque | Des factures en retard découvertes des mois plus tard |
| 7 | Paiements non rapprochés | Paiements partiels ou virement sans référence | Des factures affichées comme ouvertes alors qu'elles sont payées, ou l'inverse |
Certaines de ces fuites coûtent de la marge (1, 2, 3, 4). D'autres coûtent de la trésorerie et du temps (5, 6, 7). Les deux comptent, mais elles nécessitent des solutions différentes.
Ce que cela représente : un exemple chiffré
Prenons une petite entreprise d'installation avec 40 chantiers par mois à 2 500 € en moyenne, soit environ 100 000 € par mois et 1,2 million d'euros par an. Les hypothèses ci-dessous sont volontairement prudentes.
| Fuite | Hypothèse | Par mois | Par an |
|---|---|---|---|
| Travail supplémentaire non facturé | 4 chantiers par mois avec 150 € de suppléments non facturés | 600 € | 7 200 € |
| Remises non documentées | 5 chantiers par mois arrondis à la baisse de 5 % | 625 € | 7 500 € |
| Devis expirés | 3 chantiers par mois à des prix 4 % inférieurs au tarif actuel | 300 € | 3 600 € |
| Erreurs de ressaisie | Environ une facture par mois inférieure de 200 € | 200 € | 2 400 € |
| Marge totale perdue | 1 725 € | 20 700 € |
Cela représente environ 1,7 % du chiffre d'affaires. Cela semble peu jusqu'à ce qu'on le compare au bénéfice : pour une entreprise avec une marge nette de 10 %, cela représente un sixième du bénéfice annuel.
La facturation tardive ne figure pas dans le tableau, car elle ne réduit pas le montant, seulement le moment où il arrive. Mais elle n'est pas gratuite non plus. Si les factures partent en moyenne 12 jours après le chantier, alors à 100 000 € par mois, environ 40 000 € sont en permanence immobilisés dans du travail terminé mais pas encore facturé. C'est de l'argent que l'entreprise préfinance sur ses propres fonds, ou sur sa ligne de crédit.
Fuite par fuite : les solutions
Devis expirés
Un devis sans date de fin est une promesse de prix sans date de fin. Indiquez une date de validité sur chaque devis, généralement de 14 à 30 jours, et décidez à l'avance de ce qui se passe ensuite : soit le devis est réémis aux prix actuels, soit quelqu'un décide consciemment d'honorer l'ancien. Ce qui ne devrait pas arriver, c'est qu'un ancien PDF soit accepté sans que personne ne vérifie la date.
Travail supplémentaire non facturé
La solution est une habitude, pas un logiciel : tout ce qui sort du devis est noté avant d'être réalisé, même sous la forme d'une note d'une ligne avec un prix, et le client le confirme. Cela transforme le « pendant qu'on y était » en avenant. Au moment de la facturation, la facture est établie à partir du devis plus les avenants, et non du devis seul.
Une vérification hebdomadaire utile : comparez les heures réellement passées sur chaque chantier avec les heures du devis. Un chantier qui a duré 30 % de plus que prévu comportait soit des suppléments non facturés, soit un devis trop bas. Les deux valent la peine d'être connus.
Erreurs de ressaisie
Chaque fois qu'une ligne est saisie une deuxième fois, elle peut l'être différemment. La solution fiable est de ne pas ressaisir du tout : le devis accepté devient la facture, avec les mêmes lignes, quantités, prix et taux de TVA, et seules les différences sont modifiées. C'est la plus grande amélioration pour les entreprises qui travaillent encore avec un traitement de texte ou un tableur.
Remises non documentées
Si un prix est réduit, cela doit apparaître comme une ligne de remise, et non comme un prix unitaire modifié. La remise est alors visible pour le client (qui doit voir ce qui lui a été accordé) et pour vous à la fin du mois. Les chiffres sont souvent surprenants. Un article séparé explique ce que coûte réellement une remise.
Facturation tardive
Facturez le jour où le travail est terminé, ou à un rythme fixe pour un travail continu : chaque vendredi, ou le premier du mois. Votre délai de paiement ne commence que lorsque le client a la facture, donc un retard de deux semaines dans la facturation est un retard de deux semaines dans le paiement, en plus du délai convenu. Le fonctionnement de ces délais, du Net 30 aux escomptes pour paiement anticipé, est expliqué dans Délais de paiement expliqués : Net 30, Net 60 et 2/10 Net 30.
Pour un travail qui se répète chaque mois au même prix, comme les contrats de maintenance ou les forfaits de support, une facture récurrente supprime entièrement cette étape.
Absence de relance
Une facture que personne ne surveille est la fuite la plus coûteuse de toutes, car elle peut se transformer en perte totale. Décidez à l'avance du moment où une relance est envoyée, et faites-en une routine plutôt qu'une démarche personnelle. Ce que coûte réellement une facture impayée à mesure qu'elle reste ouverte est détaillé dans Que se passe-t-il lorsqu'une facture reste impayée.
Paiements non rapprochés
Demandez aux clients d'utiliser le numéro de facture comme référence de paiement, et affichez-le clairement sur la facture. Enregistrez immédiatement les paiements partiels sur la facture, afin que le montant restant dû soit toujours exact. Rapprochez le compte bancaire des factures ouvertes au moins une fois par semaine.
Une vérification hebdomadaire de dix minutes
La plupart des fuites ci-dessus peuvent être détectées avec une courte routine :
| Question | Détecte |
|---|---|
| Quels chantiers ont été terminés cette semaine mais ne sont pas encore facturés ? | Facturation tardive |
| Un chantier a-t-il duré nettement plus longtemps que prévu ? | Suppléments non facturés, devis trop bas |
| Quels devis acceptés sont plus anciens que leur date de validité ? | Prix expirés |
| Quelles remises ont été accordées cette semaine, et sur quels chantiers ? | Dérive des remises |
| Quelles factures sont en retard et n'ont pas eu de relance ? | Absence de relance |
| Quels paiements sont arrivés sans facture correspondante ? | Paiements non rapprochés |
Si répondre à l'une de ces questions prend plus d'une minute, c'est en soi le constat : l'information vit à trop d'endroits différents.
Un seul dossier du devis au paiement
La cause commune derrière la plupart de ces fuites est que le devis, la facture et le paiement vivent à des endroits différents : un document sur un ordinateur portable, une facture dans un outil séparé, le paiement sur le compte bancaire. Chaque transition entre eux est manuelle.
Dans CRM Business Hub, les devis et les factures se trouvent sur la même fiche client dans votre espace de travail KIMISUITE. Un devis accepté est transformé en facture au lieu d'être ressaisi, les devis portent une date de validité, les remises sont affichées comme des remises, et les factures ouvertes restent visibles jusqu'à leur paiement. Cela ne supprime pas la nécessité de la vérification hebdomadaire, mais cela permet de la faire en dix minutes au lieu d'un après-midi.
Trouvez d'abord votre plus grande fuite. Pour la plupart des petites entreprises, il s'agit soit des suppléments non facturés, soit de la facturation tardive, et les deux peuvent être corrigées en un mois. CRM Business Hub est facturé par espace de travail, et non par utilisateur. Résiliable à tout moment · Sans engagement · 14 jours gratuits.
