Une signature électronique est une donnée sous forme électronique, jointe ou associée logiquement à d'autres données électroniques, que le signataire utilise pour signer, telle que définie par le règlement européen eIDAS.
La définition est large : un nom tapé, une signature dessinée sur un téléphone et une signature par certificat sur carte à puce entrent toutes dans cette définition. Ce qui les distingue, c'est ce qu'ils prouvent sur l'identité du signataire et sur l'intégrité du document après signature.
Les trois niveaux selon eIDAS
Les règles proviennent du règlement (UE) n° 910/2014, dit eIDAS, qui s'applique directement dans tous les États membres de l'UE. Il a été modifié en 2024 par le règlement (UE) 2024/1183, principalement pour ajouter le portefeuille européen d'identité numérique ; les trois niveaux de signature restent inchangés.
| Niveau | Définition légale (eIDAS) | Exigences pratiques | Effet juridique |
|---|---|---|---|
| Signature électronique simple (SES) | Art. 3(10) : données électroniques jointes ou associées logiquement à d'autres données, utilisées par le signataire pour signer | Rien de spécifique. Une signature dessinée ou tapée, un clic sur « J'accepte », une signature scannée collée dans un fichier | Ne peut être refusée comme preuve au seul motif qu'elle est électronique (Art. 25(1)) ; sa valeur est appréciée au cas par cas |
| Signature électronique avancée (AdES) | Art. 3(11) et Art. 26 : liée de manière unique au signataire, permettant de l'identifier, créée avec des données sous son contrôle exclusif, et liée aux données de sorte que toute modification ultérieure soit détectable | Généralement une signature par certificat où le signataire contrôle la clé | Identique à ci-dessus, avec une preuve bien plus solide de l'identité du signataire et de l'absence de modification |
| Signature électronique qualifiée (QES) | Art. 3(12) : une signature avancée créée par un dispositif de création de signature qualifié et basée sur un certificat qualifié | Un certificat qualifié d'un prestataire de services de confiance qualifié, utilisé sur un dispositif certifié tel qu'une carte à puce, un jeton USB ou un service de signature à distance qualifié | Effet juridique équivalent à une signature manuscrite (Art. 25(2)) ; reconnue dans tous les États membres (Art. 25(3)) |
Premièrement, aucun niveau n'est « invalide ». L'article 25(1) dispose qu'une signature électronique ne peut être privée d'effet juridique ni de recevabilité comme preuve au seul motif qu'elle est électronique ou non qualifiée. Ce qui diffère, c'est la facilité à la prouver en cas de litige.
Deuxièmement, seule la signature qualifiée équivaut automatiquement à une signature manuscrite dans toute l'UE. Les deux autres sont appréciées comme preuve, d'où l'importance d'une piste d'audit solide pour celles-ci.
Ce qui rend une signature simple solide
Comme une signature électronique simple n'a pas de preuve intégrée, les éléments de preuve doivent venir de son environnement. En pratique, cela signifie :
- qui a été invité, par quelle adresse e-mail, et si une vérification supplémentaire comme un code par e-mail a été utilisée
- quand le document a été ouvert et signé, avec le fuseau horaire
- d'où, sous forme d'adresse IP et d'appareil
- que le fichier n'a pas changé, démontré par une empreinte (hash) de la version originale et de la version signée, et un sceau sur le PDF final
- un horodatage indépendant, par exemple un horodatage RFC 3161 d'une autorité d'horodatage, afin que l'heure de signature ne dépende pas de l'horloge de votre propre serveur
- le consentement explicite du signataire à signer électroniquement
Une signature simple accompagnée de ce dossier de preuve est une preuve bien plus solide qu'une signature scannée collée dans un fichier Word sans journalisation, même si les deux sont « simples » sur le papier.
Quel niveau pour quel document ?
eIDAS définit les niveaux et leurs effets. La question de savoir si un document exige une forme particulière relève du droit national, et cela varie d'un pays à l'autre. Quelques schémas généraux :
| Situation | Niveau typique | Remarque |
|---|---|---|
| Offres, confirmations de commande, devis | Simple | Aucune exigence de forme dans la plupart des pays ; l'objectif est la preuve de l'accord |
| Contrats de services, contrats de freelance et de fournisseurs | Simple, parfois avancée | La plupart des contrats commerciaux peuvent être conclus sous n'importe quelle forme |
| Consentements clients, formulaires d'intégration, approbations internes | Simple | Conservez le journal avec le document |
| Baux, contrats de travail | Selon le pays et la clause | Certaines clauses peuvent être soumises à la forme écrite en droit national |
| Tout ce pour quoi la loi prescrit la forme écrite | Qualifiée, lorsque la forme électronique est autorisée | En Allemagne, par exemple, la forme écrite légale ne peut être remplacée électroniquement que par une QES (§ 126a BGB) |
| Documents pour lesquels la loi exclut la forme électronique | Papier uniquement | En Allemagne, la notification de résiliation d'un contrat de travail doit être sur papier ; la forme électronique est exclue (§ 623 BGB) |
| Actes notariés, nombreux transferts de propriété | Notaire | En dehors de ce qu'un outil de signature peut remplacer |
La règle de bon sens : la plupart des documents commerciaux courants n'exigent aucune forme particulière, et une signature simple bien journalisée suffit. Lorsque la forme écrite est exigée par la loi, vérifiez si la forme électronique est autorisée et, si oui, utilisez une signature qualifiée. En cas de doute, consultez un avocat du pays dont la loi régit le contrat.
Ce qu'une signature électronique n'est pas
- Pas un cachet électronique. Un cachet (Art. 3(25)) est créé par une personne morale, comme une entreprise, pour attester l'origine et l'intégrité d'un document. Une signature est donnée par une personne physique. Une plateforme de signature scelle souvent le PDF final pour rendre les modifications visibles, mais ce cachet ne remplace pas la signature du signataire.
- Pas un horodatage. Un horodatage prouve que des données existaient à un moment donné. Il renforce une signature mais n'en est pas une.
- Pas la même chose qu'une « signature numérique ». Ce terme désigne généralement la technique cryptographique (clés et certificats) derrière les signatures avancées et qualifiées. Une signature électronique simple n'en utilise souvent aucune.
Un exemple concret
Un petit hôtel de 12 chambres signe environ 40 documents par mois : 25 confirmations de réservation d'événements et de groupes, 10 contrats fournisseurs et cinq documents liés à l'emploi.
- Les 25 confirmations de réservation et les 10 contrats fournisseurs n'exigent aucune forme particulière. Une signature électronique simple avec un journal de signature complet est appropriée.
- Sur les cinq documents liés à l'emploi, la plupart peuvent être signés de la même manière, selon le droit national. Une notification de licenciement en Allemagne devrait être sur papier.
- Une fois par an, le propriétaire signe un pacte d'associés pour lequel son avocat demande une signature qualifiée. Ce document unique nécessite une QES.
Ainsi, lors d'un mois normal, pratiquement tout fonctionne au niveau simple. Les exceptions sont rares et prévisibles : le document occasionnel que la loi maintient sur papier, et l'unique contrat de l'année pour lequel un certificat qualifié est demandé. Ce schéma est typique des petites entreprises.
Comment cela se présente dans KIMISUITE
Document Sign utilise par défaut une signature électronique simple selon eIDAS. Les destinataires signent sans compte, chaque signataire confirme qu'il accepte de signer électroniquement, et le document final est un PDF scellé unique avec un journal de signature (noms, heures, IP, appareil, historique) et un horodatage indépendant RFC 3161. Lorsqu'une signature qualifiée est requise, à partir du plan Business, un signataire peut signer avec le certificat de son propre jeton USB ou de sa carte à puce, en utilisant KIMISUITE Signer pour Windows.
Le flux de travail étape par étape est décrit dans Document Sign est disponible : envoyez un PDF à signer depuis votre espace de travail.
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