Peppol est un réseau international et un ensemble de normes pour l'échange électronique de documents commerciaux tels que les factures, dans lequel chaque participant se connecte une seule fois via un prestataire de services certifié et peut ensuite atteindre tous les autres participants.
Le nom signifiait à l'origine « Pan-European Public Procurement On-Line », un projet cofinancé par la Commission européenne lancé en 2008. Depuis 2012, le réseau est géré par OpenPeppol, une association internationale à but non lucratif de droit belge basée à Bruxelles. Aujourd'hui, Peppol est utilisé bien au-delà de l'Europe et bien au-delà des marchés publics.
Comment fonctionne Peppol : le modèle à quatre coins
Avant Peppol, les réseaux de facturation électronique étaient pour la plupart fermés. L'acheteur et le fournisseur devaient utiliser le même prestataire, de sorte qu'un fournisseur ayant de nombreux clients se retrouvait souvent sur de nombreux portails. Peppol a remplacé cela par le modèle à quatre coins :
| Coin | Qui | Rôle |
|---|---|---|
| 1 | Expéditeur (fournisseur) | Crée la facture dans son propre logiciel |
| 2 | Point d'accès de l'expéditeur | Un prestataire de services certifié Peppol qui envoie le document dans le réseau |
| 3 | Point d'accès du destinataire | Le prestataire de services certifié du destinataire, qui accepte le document |
| 4 | Destinataire (client) | Reçoit la facture dans son propre logiciel |
OpenPeppol décrit le principe comme « connectez-vous une fois, atteignez tout le monde » : chaque expéditeur se connecte à un seul prestataire de services et peut atteindre chaque destinataire, et inversement. Cela fonctionne comme les réseaux téléphoniques, où vous pouvez appeler quelqu'un sur un autre réseau sans en changer.
Trois autres éléments rendent cela possible :
- Identifiant Peppol. Chaque participant possède un identifiant, souvent basé sur un numéro d'entreprise ou de TVA national, précédé d'un code de schéma.
- SML et SMP. Un registre central, le Service Metadata Locator, pointe vers le Service Metadata Publisher où sont stockées les informations de chaque participant : quel point d'accès reçoit pour lui et quels types de documents il accepte. Le logiciel d'envoi effectue cette recherche automatiquement, un peu comme un navigateur trouve un site web par son nom de domaine.
- Sécurité. Les messages entre points d'accès transitent par une infrastructure à clé publique, afin que l'expéditeur et le destinataire puissent avoir confiance qu'un document est authentique et inchangé.
Ce que Peppol envoie : Peppol BIS Billing 3.0
Un réseau seul ne suffit pas ; les deux parties doivent également comprendre le contenu. Pour les factures et les avoirs, Peppol utilise Peppol BIS Billing 3.0. Selon la spécification Peppol, il s'agit d'une spécification d'utilisation de facture de base (CIUS) de la norme européenne EN 16931, et les documents qui y sont conformes sont également conformes à la norme EN 16931.
La norme EN 16931 découle à son tour de la directive 2014/55/UE, qui exige que les pouvoirs adjudicateurs publics de l'UE reçoivent et traitent les factures électroniques conformes à la norme. Les administrations centrales devaient le faire à partir du 18 avril 2019, tandis que les États membres pouvaient accorder aux autorités infranationales un délai jusqu'au 18 avril 2020. C'est pourquoi la facturation dans le secteur public a été la première grande utilisation de Peppol.
Qui le gouverne
OpenPeppol fixe les règles et certifie les prestataires de services. Dans certains pays, il peut déléguer ce rôle à une autorité Peppol, généralement un organisme public, qui supervise le réseau dans sa juridiction et peut ajouter des règles nationales. C'est ainsi qu'un réseau international unique peut tenir compte des exigences locales.
Où Peppol est obligatoire
Peppol est volontaire dans de nombreux pays et obligatoire dans certains. Un exemple : en Belgique, les factures électroniques structurées entre entreprises belges assujetties à la TVA sont obligatoires depuis le 1er janvier 2026 et, selon l'administration fiscale belge, elles sont envoyées via le réseau Peppol, avec Peppol BIS comme format de référence.
D'autres pays empruntent des voies différentes. Certains gèrent des plateformes publiques centrales par lesquelles transite chaque facture, d'autres acceptent tout format structuré envoyé par e-mail. L'Allemagne, par exemple, laisse le libre choix du canal de transmission pour sa facturation électronique B2B, ce que nous expliquons dans Facturation électronique en Allemagne : ce qui s'applique en 2025, 2027 et 2028.
Ce que Peppol n'est pas
- Pas un système d'administration fiscale. Peppol transporte des documents entre entreprises. Dans les pays dotés d'un système de validation par l'État (clearance), les factures doivent également être déclarées à l'autorité ou approuvées par elle, et Peppol seul ne le fait pas.
- Pas un format que vous choisissez à la place de la loi. Le fait qu'une facture envoyée via Peppol réponde à vos obligations dépend des règles de votre pays.
- Pas un e-mail. Un PDF joint à un e-mail n'est pas un document Peppol, même si le PDF semble identique.
- Pas réservé aux grandes entreprises. Par l'intermédiaire d'un prestataire de services ou d'un logiciel de facturation, une entreprise de 20 clients peut l'utiliser aussi bien qu'une entreprise de 20 000 clients.
Un exemple concret
Un cabinet de conseil facture 30 clients professionnels par mois. Cinq d'entre eux sont de grandes entreprises qui exigent chacune des factures via leur propre portail fournisseur. Chaque mois, quelqu'un se connecte à cinq portails, ressaisit ou téléverse chaque facture et vérifie si elle a été acceptée : environ 15 minutes par facture, soit un peu plus d'une heure par mois, et davantage lorsqu'un portail modifie ses règles.
Si ces cinq clients peuvent recevoir via Peppol, le cabinet envoie la facture depuis son propre logiciel vers leurs identifiants Peppol. Le logiciel indique si chaque facture a été livrée. Le travail sur les portails disparaît, et les 25 clients restants peuvent être ajoutés un par un au fur et à mesure qu'ils s'inscrivent à Peppol.
Peppol dans KIMISUITE
CRM Business Hub peut envoyer des factures et des avoirs via le réseau Peppol au format Peppol BIS Billing 3.0. Vous connectez votre espace de travail une seule fois avec votre pays, votre adresse électronique et votre numéro de TVA, vous vérifiez l'identifiant Peppol d'un client sur sa fiche, et vous envoyez depuis la facture. La facture affiche ensuite son statut : en file d'attente, en cours d'envoi, livrée ou échouée. Le nombre de documents Peppol par mois dépend de votre formule.
Ce que cela signifie pour vos obligations dépend de l'endroit où vous et vos clients êtes établis, alors vérifiez les règles en vigueur dans votre pays avant de vous fier à un seul canal.
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