L'IA est la plus utile dans une petite entreprise lorsqu'elle travaille sur l'enregistrement que vous avez déjà ouvert — le reçu, le lead, le ticket d'assistance, la tâche — et propose quelque chose que vous vérifiez avant que cela ne compte, plutôt que de vivre dans une fenêtre de chat séparée dans laquelle vous copiez et collez du texte.
Cela semble évident. En pratique, la plupart des petites équipes utilisent l'IA dans l'autre sens.
La taxe du copier-coller
Voici comment l'IA entre généralement dans une petite entreprise. Quelqu'un ouvre un chatbot généraliste dans un onglet du navigateur. Il colle un e-mail client et demande une réponse. Il saisit un reçu pour trier les chiffres. Il colle des notes de réunion et demande une liste de tâches. Puis il copie le résultat dans l'outil de facturation, le helpdesk ou le tableau des tâches.
Chaque aller-retour est petit. Additionnés, ils ne le sont plus. Prenons un exemple d'entreprise : une société de services du bâtiment de six personnes.
| Tâche | Par mois | Copie, collage et ressaisie par élément | Temps par mois |
|---|---|---|---|
| Reçus et factures fournisseurs | 120 | 3 minutes | 6 heures |
| Longs fils d'assistance à traiter | 40 | 5 minutes | 3 heures 20 minutes |
| Notes de réunion et de chantier à transformer en tâches | 20 | 10 minutes | 3 heures 20 minutes |
| Total | environ 12 heures 40 minutes |
Les minutes sont des hypothèses pour l'exemple, pas une mesure. Modifiez-les pour les adapter à votre entreprise. L'important est la structure : la réponse de l'IA elle-même prend quelques secondes, et le déplacement du texte autour prend le temps.
La taxe du copier-coller n'est pas seulement du temps. Elle a trois coûts plus discrets.
L'IA ne connaît pas le contexte. Un chatbot généraliste ne sait pas que ce client a écrit cinq fois au sujet du même problème, que « Planifié » est une liste sur votre tableau, ou de quel fournisseur provient un reçu. Soit vous l'expliquez à chaque fois, soit vous acceptez une réponse générique.
Personne ne peut voir ce que l'IA a proposé. Le brouillon vit dans l'historique du navigateur de quelqu'un. Si la réponse était fausse, ou si la date d'une tâche a été mal lue, il n'y a aucune trace de son origine.
Le résultat n'aboutit nulle part. Une liste de tâches dans une fenêtre de chat n'est pas une tâche. Elle n'en devient une que si quelqu'un la ressaisit, et c'est exactement l'étape qui est sautée lors d'une journée chargée.
Ce que signifie « l'IA là où le travail se fait »
L'alternative n'est pas plus d'IA. C'est une IA placée au point où l'enregistrement existe déjà, avec quatre propriétés :
- Elle lit l'enregistrement devant vous. Le ticket avec son historique, le lead avec sa source, le tableau avec ses propres listes et étiquettes.
- Elle propose, vous décidez. Rien n'est inscrit dans votre comptabilité ou sur votre tableau tant qu'une personne ne l'a pas accepté.
- Elle montre ses raisons. Un score est accompagné de raisons, une date est accompagnée des mots dont elle a été tirée, une correspondance fournisseur est accompagnée d'une valeur de confiance.
- Elle connaît ses limites. Là où une réponse erronée pourrait causer un préjudice, elle dit qu'elle ne peut pas répondre au lieu de deviner.
C'est la norme que nous appliquons à notre propre IA dans KIMISUITE. Tout cela s'appelle trettly : l'assistant du centre d'aide et du site web, et l'IA à l'intérieur des applications.
trettly dans les applications KIMISUITE
Voici où trettly travaille aujourd'hui, application par application, et ce qui vous revient.
| Application | Ce que fait trettly | Ce que vous décidez encore |
|---|---|---|
| CRM Business Hub : leads | Évalue un lead avec un score, des raisons, des risques et une prochaine étape suggérée | S'il faut appeler, et quoi dire |
| CRM Business Hub : support | Résume un long fil de ticket et suggère une réponse | Ce qui est réellement envoyé |
| CRM Business Hub : finance | Lit les photos et PDF de reçus : numéro, date, HT, TVA, TTC, lignes, fournisseur avec un score de correspondance | S'il faut le transformer en facture fournisseur ou en dépense |
| CRM Business Hub : contacts | Transforme une carte de visite scannée en lead, avec des indications si la personne ou l'entreprise existe déjà | S'il s'agit d'un nouveau lead ou d'un doublon |
| Task Hub | Transforme du texte, de la voix ou un fichier en cartes proposées avec liste, étiquette et date d'échéance ; suggère une prochaine action sur une carte | Quelles cartes sont créées et quelles suggestions s'appliquent |
| Restaurant Hub | Rédige des descriptions de plats, compose les recommandations du chef à partir de votre propre menu, répond aux questions des clients sur le menu | Ce qui va sur le menu et dans les offres du jour |
Quelques détails méritent d'être connus.
CRM Business Hub
L'évaluation du lead fonctionne à côté du score basé sur des règles que vous définissez vous-même (0 à 100, à partir de la source, du pays, de la valeur et de champs similaires). Les règles vous donnent de la cohérence ; l'évaluation de trettly vous donne un second avis avec ses raisons écrites, avant que vous ne décrochiez le téléphone.
Dans la boîte de réception des documents, les reçus arrivent par téléversement ou depuis une boîte mail connectée. Les photos et les PDF sont lus par trettly. Les factures électroniques structurées sont lues directement à partir de leurs données, sans IA, car il n'y a rien à deviner. Vous vérifiez le résultat et le convertissez en un clic.
Les fonctionnalités d'IA de CRM Business Hub fonctionnent avec les crédits d'IA de votre espace de travail, afin que vous puissiez voir ce qu'elles consomment.
Task Hub
AI Task prend des notes collées, un enregistrement vocal ou un fichier et renvoie une liste à vérifier, pas des cartes finalisées. Chaque date d'échéance montre la phrase dont elle provient, comme « avant vendredi », afin qu'une date mal lue soit visible avant d'atteindre le tableau. Vous pouvez parler dans l'une des seize langues et faire rédiger les cartes dans une autre. AI Task fait partie du plan Business ; la suggestion de prochaine action sur une carte fait partie de Grow et Business.
Restaurant Hub
trettly rédige et améliore les descriptions de plats et les textes promotionnels, et Meal AI compose une liste de recommandations du chef à partir de votre propre menu, que vous pouvez imprimer ou déplacer dans les offres du jour en un clic. Des photos de plats peuvent également être générées, via le générateur d'images IA, un module complémentaire payant distinct.
Côté client, le serveur IA Smart Menu répond aux questions sur votre menu, uniquement à partir de votre menu, dans la langue du client. Une limite est délibérée et nous voulons qu'elle soit dite clairement : le serveur IA ne répond pas aux questions sur les allergènes. Si on lui demande quels plats sont sans gluten, il répond qu'il ne peut pas le confirmer. Les informations sur les allergènes restent là où elles doivent être, sur le menu lui-même avec ses mentions d'allergènes, et auprès de votre personnel.
Un mot honnête sur les limites
Les suggestions de l'IA ne sont pas identiques à chaque fois. Passez les mêmes notes deux fois et une exécution peut définir une date d'échéance que l'autre laisse dans la description. C'est exactement pourquoi chaque fonctionnalité trettly qui écrit dans vos enregistrements se termine par une étape de vérification plutôt que par une écriture automatique.
trettly n'agit pas non plus de son propre chef. Il n'envoie pas d'e-mails, ne comptabilise pas de factures et ne déplace pas de cartes sans qu'une personne ne confirme. Si vous cherchez un logiciel qui gère votre entreprise sans surveillance, ce n'est pas celui-ci. Si vous voulez vous décharger de la saisie, de la lecture et de la synthèse tout en gardant les décisions au sein de votre équipe, il est conçu pour cela.
Retour à l'exemple
Pour l'entreprise de six personnes ci-dessus, la différence n'est pas que l'IA est devenue plus rapide. C'est que les allers-retours disparaissent. Le reçu est lu là où il est classé. Le résumé du ticket apparaît sur le ticket. Les notes de chantier deviennent des cartes sur le tableau auquel elles appartiennent. Sur nos chiffres d'exemple, cela représente la majeure partie des près de 13 heures par mois, et le résultat aboutit là où le travail se trouve déjà.
Le même assistant aide également à l'intérieur de l'espace de travail lui-même, avec sa propre place dans le centre d'aide et dans la barre mobile. Nous l'avons décrit dans trettly dans votre espace de travail.
Par où commencer
Choisissez l'application où votre équipe ressaisit le plus, que ce soit les reçus, les fils d'assistance ou les notes de tâches, et commencez par là. Vous pouvez voir toutes les applications au même endroit sur la page des applications KIMISUITE. L'espace de travail est gratuit, et chaque application que vous ajoutez a son propre essai : Annulation à tout moment · Sans durée minimale · 14 jours gratuits.
