Een oudejaarsgala-diner is de ene avond die een restaurant of hotel als compleet pakket verkoopt: een plaats aan tafel, een vast menu, drankjes, muziek en het aftellen om middernacht, alles voor één prijs die vooraf betaald wordt. Plan het als een klein evenement, niet als een drukke zaterdag: een paar beslissingen die je nu neemt, bepalen of de zaal op 31 december vol zit en of de avond geld oplevert.
Hier volgen ze in de volgorde waarin je ze nodig hebt, met een uitgewerkt prijsvoorbeeld. Lees je dit eind oktober of in november, dan is er nog tijd; de tijdlijn telt terug vanaf de avond zelf.
Kies eerst de formule
De meeste zaken kiezen uiteindelijk een van drie formules:
- Alleen diner. Een lang vast menu, na middernacht naar huis. Eenvoudig uit te voeren, beperkt door je aantal plaatsen.
- Diner en dansen. Eerst het galadiner, daarna gaan de tafels opzij en speelt een band of dj tot laat. De gebruikelijke keuze voor hotels en grotere restaurants.
- Diner plus tickets alleen voor het feest. De dinergasten zitten eerst aan tafel; vanaf ongeveer 22.30 of 23.00 uur komt een tweede groep die alleen voor het feest komt. Zo loopt de zaal opnieuw vol zodra de keuken klaar is.
De formule bepaalt je tickettypes: een dinerticket en een later feestticket zijn twee producten met twee prijzen, zodat niemand om 20.00 uur met een feestticket voor de deur staat.
Bereken wat een plaats moet kosten
Een galaticket draagt twee soorten kosten:
- Vaste kosten voor de avond: band of dj, decoratie en bloemen, extra personeel, beveiliging, de bubbels om middernacht.
- Kosten per gast: het menu, het drankenarrangement, het welkomstdrankje, een snack in de late uurtjes.
Een voorbeeld voor een zaal met 20 tafels van tien. De vaste kosten zijn 4.500 EUR (band 2.000, dj na middernacht 600, decoratie 700, extra personeel 1.200). Eten en drinken kosten 60 EUR per gast. Je rekent met 90 % van de 200 plaatsen verkocht, dus 180 gasten, en 3 % transactiekosten.
- Elke gast dekt 4.500 / 180 = 25 EUR aan vaste kosten plus 60 EUR voor eten en drinken: 85 EUR.
- Na 3 % transactiekosten houd je 97 cent van elke euro over, dus de break-evenprijs is 85 / 0,97 = 87,63 EUR.
- Wil je dat de avond 3.000 EUR oplevert, dan gaat de prijs naar 104,81 EUR.
- Bij een geplande prijs van 120 EUR draai je quitte na 80 tickets, 40 % van de zaal.
De btw is hier weggelaten, zodat de berekening overzichtelijk blijft. Voeg in de calculator voor ticketprijzen het btw-tarief toe dat voor je tickets geldt (vraag het je belastingadviseur) en je werkelijke transactiekosten, en het resultaat past zich daarop aan.
Op de duurste ticketavond van het jaar doet een percentage per ticket meer pijn dan anders; de calculator voor ticketkosten laat zien wat kosten bij je aantal gasten optellen tot.
Plaatsen of hele tafels?
Oudejaarsavond wordt geboekt door stellen en vriendengroepen, en weinigen willen een tafel van tien met onbekenden delen. Drie mogelijkheden:
- Per plaats verkopen. Het meest flexibel, maar je houdt tafels van drie, vier en drie over die je moet combineren.
- Hele tafels verkopen. Makkelijk te plannen, maar een stel kan niet boeken.
- Allebei, met een minimum. Grote tafels worden in hun geheel of per plaats verkocht met een minimumaantal plaatsen per boeking, en een paar tafels voor twee blijven in het plan voor stellen.
In Event Ticket Hub, de ticketing-app in KIMISUITE, teken je de zaal op basis van het restaurantsjabloon met ronde of vierkante tafels. Per tafel bepaal je of die per plaats, als hele tafel of allebei verkocht wordt, met een minimale boeking, en gasten kiezen zelf hun tafel in het plan. Meer over het tekenen van een zaal lees je in vaste plaatsen online verkopen.
Menukeuzes en dieetwensen
Een vast menu voor 180 gasten vraagt om exacte aantallen. Verzamel ze bij het boeken, niet eind december aan de telefoon:
- één verplichte vraag per ticket over allergieën en diëten
- een keuzevraag als je een keuze in hoofdgerecht aanbiedt
- een duidelijke deadline waarna het menu vastligt
In Event Ticket Hub kun je boekingsvragen per bestelling of per ticket stellen en verplicht maken. De antwoorden staan in de bestelling en in de deelnemerslijst, die je afdrukt of naar Excel exporteert voor de keuken.
Een drankenarrangement of een parkeerplaats kun je als extra toevoegen tijdens het boeken. Extra's worden nooit los verkocht, zodat niemand met een parkeerplaats en zonder diner eindigt.
Een tijdlijn die nu nog werkt
- Acht tot tien weken vooraf: formule en prijs vastleggen, de zaal tekenen, de verkoop openen. Is er tijd voor een vroegboekprijs, geef dat ticket dan een eigen verkoopperiode, zodat de normale prijs vanzelf ingaat, of laat de prijs stijgen na een bepaald aantal verkochte tickets.
- Zes tot acht weken vooraf: licht eerst je vaste gasten in. Een vouchercode kan een verborgen ticket vrijgeven dat alleen zij, of je hotelgasten, kunnen zien.
- Drie weken vooraf: menukeuzes sluiten, de keuken de aantallen doorgeven, personeel inplannen.
- De laatste week: telefonische boekingen handmatig invoeren. In Event Ticket Hub maak je zelf een bestelling aan, gemarkeerd als betaald of met openstaande betaling, en de tickets gaan meteen per e-mail de deur uit.
- 31 december: gasten inchecken met telefoons, de laatste feesttickets aan de deur verkopen.
Betaling en annuleringen
Met Event Ticket Hub betalen gasten via je eigen Stripe-, PayPal- of Bankart-account of per bankoverschrijving, zodat het geld rechtstreeks op je rekening komt. KIMISUITE rekent geen kosten per ticket. Voeg je zelf boekingskosten toe, dan zitten die altijd in de prijs die gasten zien.
Bedrijven die een tafel boeken, vullen bij het afrekenen hun bedrijfsgegevens in voor de factuur. Betalen ze per overschrijving, dan gaan je bankgegevens mee met de boeking en blijven de plaatsen gereserveerd tot de betaaltermijn verstrijkt.
Leg je annuleringsregels vast in je voorwaarden voordat je de verkoop opent, ook of namen op tickets gewijzigd mogen worden. Bij gepersonaliseerde tickets wijzigen gasten de naam zelf tot een deadline die je bepaalt. Is de avond uitverkocht, dan biedt een wachtlijst teruggegeven tickets aan wie een melding wilde ontvangen, in volgorde van aanmelding.
Voor hotels: diner met overnachting
Gasten zoeken vaak een galadiner met overnachting. De kamernacht blijft in je hotelsysteem; het diner kun je toch als ticket verkopen. Een nette oplossing is een verborgen dinerticket dat alleen opengaat met een vouchercode die je geeft aan gasten die een kamer hebben geboekt. Zo houd je één tafelplan en één keukenlijst voor iedereen.
De avond zelf
De scanner van Event Ticket Hub controleert ondertekende QR-codes, ook als de wifi het laat afweten, en de kassa verkoopt de laatste feesttickets contant of per pin en sluit de dienst af met een Z-rapport. Meer daarover in de gids voor de kassa aan de deur.
Checklist
- Formule en tickettypes bepaald, prijs gecontroleerd in de calculator
- Zaal getekend: per plaats, hele tafel of allebei
- Allergie- en menuvragen verplicht per ticket
- Voorwaarden gepubliceerd, menudeadline vastgelegd
- Telefoons voor de deur de dag ervoor gekoppeld
