Peppol e-factureren in België betekent dat facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen als gestructureerde elektronische facturen via het Peppol-netwerk worden verstuurd, van de software van de verkoper naar die van de koper, in plaats van als pdf of op papier. Volgens de FOD Financiën geldt dit sinds 1 januari 2026. Voor een kleine onderneming draait de praktische vraag niet om de wet zelf, maar om wat er morgen moet veranderen aan de manier waarop je factureert.
Deze gids vat samen wat de officiële bronnen zeggen, wat een kleine onderneming moet regelen en welke fouten je beter vermijdt. Het gaat om een algemene toelichting, geen fiscaal advies. Alle onderstaande uitspraken zijn op 27 oktober 2026 gecontroleerd op de officiële site einvoice.belgium.be; regels en data kunnen wijzigen, dus controleer ze daar voordat je erop vertrouwt.
Voor wie geldt het
Volgens de FOD Financiën:
- Belgische btw-plichtige ondernemingen moeten onderling gestructureerde elektronische facturen gebruiken.
- Factureer je alleen aan particulieren, dan hoef je hun geen gestructureerde facturen te sturen, maar moet je wel gestructureerde facturen van je eigen leveranciers kunnen ontvangen.
- Volgens de FAQ geldt de verplichting ook voor ondernemingen onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (jaaromzet tot EUR 25.000) en voor landbouwers onder de bijzondere landbouwregeling, in elk geval voor het ontvangen van B2B-facturen.
- Btw-plichtige ondernemingen die niet in België gevestigd zijn en geen vaste inrichting hebben, vallen volgens dezelfde FAQ niet onder de verplichting. De FAQ vermeldt wel dat de wet op dit punt nog wordt aangepast.
Bron: FAQ FOD Financiën, algemene vragen over de B2B-verplichting, gecontroleerd op 27 oktober 2026.
Wat "gestructureerd" betekent, en wat niet
Een pdf als bijlage bij een e-mail is geen gestructureerde elektronische factuur, ook al ziet hij er hetzelfde uit. Een gestructureerde factuur bestaat uit gegevens die de software van de koper regel voor regel kan inlezen. De FAQ van de FOD Financiën legt uit dat de gestructureerde factuur vanaf 1 januari 2026 de enige wettelijk vereiste factuur is; je mag er nog een pdf of papieren kopie naast sturen als je dat wilt, maar het hoeft niet.
Peppol is het netwerk dat deze facturen transporteert. Van deelnemers wordt verwacht dat ze minstens het documenttype Peppol BIS kunnen ontvangen, een toepassing van de Europese norm EN 16931. Je registreert je niet zelf op Peppol: je sluit aan via een gecertificeerde Peppol-dienstverlener, in de praktijk meestal via je facturatie- of boekhoudsoftware. Voor de algemene achtergrond lees je Wat is Peppol? Grensoverschrijdend e-factureren uitgelegd.
De tolerantieperiode is voorbij
De FOD Financiën kondigde een tolerantieperiode aan voor januari tot maart 2026: geen boetes voor overtredingen die specifiek met de nieuwe verplichting te maken hebben, op voorwaarde dat de onderneming tijdig redelijke stappen had gezet en haar factureringsplichten op een andere manier toch nakwam. De administratie stelde duidelijk dat dit geen algemeen uitstel was. Bron: tolerantie tijdens de eerste drie maanden van 2026, gecontroleerd op 27 oktober 2026. De tolerantie gold alleen voor die drie maanden, dus sinds april 2026 gelden de normale regels.
Wat een kleine onderneming moet regelen
- Controleer je facturatietool. Vraag na of die gestructureerde facturen via Peppol kan versturen en ontvangen, en via welke dienstverlener.
- Zorg dat je bereikbaar bent. In België zijn Peppol-ID's gebaseerd op het ondernemingsnummer uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (scheme 0208). Je dienstverlener registreert je; controleer of je ondernemingsnummer in de Peppol-directory staat.
- Breng je klantgegevens op orde. Correcte btw-nummers en ondernemingsnummers voor elke zakelijke klant. De factuur wordt afgeleverd op basis van de identificatie, dus een tikfout betekent geen levering.
- Weet wie kan ontvangen. De FOD Financiën verwijst naar Lookup Peppol, waar je zoekt op bedrijfsnaam of op
0208:gevolgd door het ondernemingsnummer. Daar zie je wie documenten via Peppol kan ontvangen, niet wie ze kan versturen. Ook de Peppol Directory toont geregistreerde ontvangers. - Spreek een alternatief af. Kan een klant nog niet via Peppol ontvangen, dan mag je volgens de FAQ een andere methode gebruiken, op voorwaarde dat de klant daarmee instemt voor elektronische facturen en de methode veilig is.
- Houd de volgende stap in het oog. De FAQ vermeldt e-rapportering van factuurgegevens aan de administratie, die het federale regeerakkoord voor 2028 plant. Bij de controle was dit nog niet in wetgeving omgezet.
Hoe je in de praktijk een identificatie opzoekt, lees je stap voor stap in Een Peppol-ID controleren voordat je een e-factuur verstuurt.
Veelgemaakte fouten
- Elke klant om zijn Peppol-ID vragen. Volgens de FAQ is dat niet nodig: in België kun je standaard afleveren op het ondernemingsnummer.
- Een pdf sturen en denken dat het klaar is. Tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen is de pdf hoogstens een kopie uit beleefdheid.
- Bijlagen apart per e-mail versturen. Volgens de FAQ maken bijlagen juridisch deel uit van de factuur en moeten ze via hetzelfde kanaal mee. Ze apart versturen is niet toegestaan.
- Inkomende facturen vergeten. Ontvangen is even belangrijk als versturen, ook voor ondernemingen die alleen aan consumenten verkopen.
Peppol-facturen versturen vanuit CRM Business Hub
CRM Business Hub is de facturatie- en klantenapp in de KIMISUITE-workspace. De functies voor e-factureren dekken de verzendkant:
- Je koppelt je workspace eenmalig onder Instellingen, e-Facturatie, met je land, elektronisch adres en btw-nummer.
- In de klantfiche sla je de Peppol-ID en het scheme op, waaronder 0208 voor het Belgische ondernemingsnummer, en controleer je die met de knop Controleren.
- Via het tabblad e-Factuur van een factuur of creditnota verstuur je die via het Peppol-netwerk in Peppol BIS Billing 3.0, na een controle van de verplichte velden.
- Elk document toont daarna zijn status: in wachtrij, wordt verzonden, afgeleverd of mislukt, met statusberichten.
- Het aantal Peppol-documenten per maand hangt af van je abonnement; extra pakketten zijn beschikbaar.
Ontvangen is in België een aparte verplichting. Controleer of je ondernemingsnummer bij een Peppol-dienstverlener geregistreerd is om te ontvangen, en vraag na hoe inkomende facturen in je boekhouding terechtkomen. Wat de regels voor je onderneming vereisen, hangt af van je situatie; vraag bij twijfel raad aan je boekhouder.
FAQ
Is Peppol e-factureren in België verplicht voor kleine ondernemingen?
Volgens de FOD Financiën geldt het sinds 1 januari 2026 tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen, en ondernemingen onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen vallen er minstens voor het ontvangen onder. Controleer einvoice.belgium.be voor je situatie.
Is een pdf-factuur tussen Belgische ondernemingen nog geldig?
Volgens de FAQ van de FOD Financiën is de gestructureerde elektronische factuur de enige wettelijk vereiste factuur. Een pdf mag je daarnaast meesturen.
Moet ik mijn klanten om hun Peppol-ID vragen?
Nee. Volgens de FOD Financiën is dat niet nodig: in België kun je standaard afleveren op het ondernemingsnummer met scheme 0208. Je kunt een klant opzoeken in Lookup Peppol.
Hoe registreer ik mijn onderneming op Peppol?
Via een gecertificeerde Peppol-dienstverlener, meestal via je facturatie- of boekhoudsoftware. Rechtstreeks registreren is niet mogelijk.
