Privacybeleid

Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: Juni 2026

1. Inleiding

KIMISUITE LTD ("KIMISUITE", "wij", "ons" of "onze") zet zich in voor de bescherming van uw privacy en zorgt ervoor dat uw persoonsgegevens op een rechtmatige, transparante en veilige manier worden verwerkt.

Dit Privacybeleid legt uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, verwerken, opslaan, openbaar maken en beschermen wanneer u onze websites bezoekt, een account aanmaakt, het KIMISUITE-platform gebruikt of anderszins met onze diensten communiceert.

Dit Privacybeleid legt ook uw rechten uit onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming van het Verenigd Koninkrijk ("UK GDPR"), de Data Protection Act 2018 en, waar van toepassing, de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de Europese Unie ("EU AVG").

Door gebruik te maken van KIMISUITE erkent u dat uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met dit Privacybeleid.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Tenzij anders vermeld, is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens onder dit Privacybeleid:

KIMISUITE LTD

128 City Road

Londen

EC1V 2NX

Verenigd Koninkrijk

KvK-nummer: 17243256

E-mail:
[email protected]

Als u vragen heeft over dit Privacybeleid of onze verwerking van persoonsgegevens, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via de bovenstaande contactgegevens.

3. Reikwijdte

Dit Privacybeleid is van toepassing op:

  • de KIMISUITE-website;
  • het KIMISUITE-platform;
  • klantworkspaces;
  • gratis applicaties;
  • betaalde applicaties;
  • mobiele applicaties (waar van toepassing);
  • klantenondersteuning;
  • nieuwsbrieven;
  • marketingcommunicatie;
  • onlineformulieren;
  • demonstratieomgevingen;
  • proefaccounts;
  • alle diensten die worden geëxploiteerd door KIMISUITE, tenzij een afzonderlijk privacybeleid uitdrukkelijk van toepassing is.

Dit Privacybeleid is niet van toepassing op websites, diensten of applicaties van derden die mogelijk worden gelinkt vanuit het KIMISUITE-platform.

Deze diensten opereren onder hun eigen privacybeleid en voorwaarden.

4. Definities

Voor de doeleinden van dit Privacybeleid:

Account betekent een geregistreerd KIMISUITE-gebruikersaccount.

Workspace betekent een individuele bedrijfsomgeving die binnen KIMISUITE is aangemaakt waar gebruikers samenwerken en gegevens beheren.

Workspace-eigenaar betekent de persoon die verantwoordelijk is voor het beheer van de workspace, abonnementen en uitgenodigde gebruikers.

Klant betekent het bedrijf, de organisatie of de persoon die KIMISUITE gebruikt.

Klantgegevens betekent alle informatie, bestanden, documenten, contacten, boekingen, facturen, CRM-records, website-inhoud, afbeeldingen, notities, agenda-items en andere informatie die door Klanten binnen het KIMISUITE-platform is geüpload, aangemaakt of opgeslagen.

Persoonsgegevens betekent alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon zoals gedefinieerd door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Verwerking betekent elke bewerking die wordt uitgevoerd op Persoonsgegevens, inclusief verzameling, opslag, organisatie, gebruik, overdracht, openbaarmaking, verwijdering of vernietiging.

Diensten betekent alle producten, software, applicaties en diensten die door KIMISUITE worden geleverd.

5. Onze Rol

Voor informatie met betrekking tot onze eigen klanten, websitebezoekers, nieuwsbriefabonnees, facturatiecontacten en ondersteuningsverzoeken treedt KIMISUITE doorgaans op als Verwerkingsverantwoordelijke.

Voor Klantgegevens die zijn opgeslagen in klantworkspaces treedt KIMISUITE doorgaans op als Verwerker namens de Klant.

De Klant blijft verantwoordelijk voor het bepalen van:

  • welke persoonsgegevens worden geüpload;
  • waarom de gegevens worden verwerkt;
  • hoe de gegevens worden gebruikt;
  • hoe lang de gegevens moeten worden bewaard waar wettelijk vereist.

KIMISUITE verwerkt Klantgegevens uitsluitend voor het doel van het verlenen van de gecontracteerde diensten en in overeenstemming met de instructies van de Klant, de toepasselijke wetgeving en eventuele toepasselijke Gegevensverwerkingsovereenkomsten (DPA).

6. Categorieën Persoonsgegevens Die Wij Verzamelen

Afhankelijk van hoe u met KIMISUITE communiceert, kunnen wij verschillende categorieën informatie verzamelen.

6.1 Accountgegevens

Bij het aanmaken van een account kunnen wij verzamelen:

  • voornaam;
  • achternaam;
  • e-mailadres;
  • bedrijfsnaam;
  • land;
  • voorkeurstaal;
  • wachtwoord (alleen opgeslagen in versleutelde vorm);
  • accountvoorkeuren.

6.2 Workspacegegevens

Voor workspacebeheer kunnen wij verzamelen:

  • workspacenaam;
  • workspace-identifier;
  • eigenaarsinformatie;
  • uitgenodigde gebruikers;
  • abonnementsgegevens;
  • geactiveerde applicaties;
  • workspaceinstellingen.

6.3 Facturatiegegevens

Als u een abonnement aanschaft, kunnen wij het volgende verwerken:

  • factuurnaam;
  • factuuradres;
  • btw-nummer;
  • KvK-nummer;
  • land;
  • belastinginformatie;
  • facturen uitgegeven door KIMISUITE;
  • abonnementsgeschiedenis;
  • betalingsstatus.

Betalingskaartnummers worden niet opgeslagen door KIMISUITE.

Betalingen worden veilig verwerkt door Stripe.

6.4 Klantgegevens

Tijdens het gebruik van KIMISUITE kunt u Klantgegevens uploaden of aanmaken, waaronder maar niet beperkt tot:

  • CRM-records;
  • contacten;
  • boekingen;
  • reserveringen;
  • afspraken;
  • facturen;
  • offertes;
  • producten;
  • bestanden;
  • afbeeldingen;
  • documenten;
  • notities;
  • taken;
  • agenda's;
  • berichten;
  • website-inhoud;
  • geüploade media;
  • rapporten;
  • analysegegevens;
  • bedrijfsgegevens.

De Klant blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van alle geüploade Klantgegevens.

6.5 Communicatiegegevens

Wanneer u contact met ons opneemt, kunnen wij het volgende verwerken:

  • e-mails;
  • chatgesprekken;
  • ondersteuningstickets;
  • telefonische informatie waar van toepassing;
  • feedback;
  • functieverzoeken;
  • bugmeldingen.

6.6 Technische Gegevens

Wanneer u ons platform bezoekt, verzamelen wij automatisch technische gegevens zoals:

  • IP-adres;
  • browsertype;
  • browserversie;
  • besturingssysteem;
  • taalinstellingen;
  • apparaattype;
  • tijdzone;
  • inlogtijdstempels;
  • sessie-identifiers;
  • verwijzende URL;
  • bezochte pagina's;
  • responstijden;
  • applicatiefouten;
  • crashrapporten;
  • beveiligingsgebeurtenissen.

6.7 Gebruiksinformatie

Om ons platform te verbeteren, kunnen wij informatie verzamelen over:

  • gebruikte functies;
  • geactiveerde applicaties;
  • abonnementsplan;
  • navigatie binnen het platform;
  • interactie met platformfuncties;
  • gebruiksstatistieken van functies;
  • prestatiestatistieken.

Waar mogelijk worden analysegegevens geaggregeerd of gepseudonimiseerd.

6.8 Cookies en Vergelijkbare Technologieën

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om:

  • gebruikersvoorkeuren te onthouden;
  • inlogsessies te onderhouden;
  • de beveiliging te verbeteren;
  • websitegebruik te analyseren;
  • prestaties te meten;
  • essentiële platformfunctionaliteit te bieden.

Aanvullende informatie over cookies is beschikbaar in ons Cookiebeleid.

6.9 Marketinginformatie

Waar toegestaan door de wet of waar u toestemming heeft gegeven, kunnen wij het volgende verwerken:

  • nieuwsbriefabonnementen;
  • marketingvoorkeuren;
  • eventregistraties;
  • webinardeelname;
  • interacties met promotiecampagnes.

U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.

6.10 Informatie Die Wij Niet Opzettelijk Verzamelen

KIMISUITE is ontworpen voor zakelijk gebruik.

Wij verzamelen niet opzettelijk persoonlijke informatie van kinderen onder de 18 jaar.

Wij verzoeken Klanten ook om geen bijzondere categorieën persoonsgegevens te uploaden, tenzij zij hiervoor een passende rechtsgrondslag hebben onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

7. Doeleinden van Verwerking

KIMISUITE verwerkt Persoonsgegevens alleen wanneer er een legitiem bedrijfsdoel is of een andere rechtmatige grondslag onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Afhankelijk van hoe u onze Diensten gebruikt, kunnen wij Persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

7.1 Het Verlenen van de Diensten

Wij verwerken Persoonsgegevens om:

  • gebruikersaccounts aan te maken en te beheren;
  • toegang tot workspaces te bieden;
  • gebruikers te authenticeren;
  • abonnementen te beheren;
  • aangeschafte applicaties en diensten te leveren;
  • platformfunctionaliteit te onderhouden;
  • klantgegevens te synchroniseren;
  • cloudopslag te bieden;
  • rapporten te genereren;
  • AI-functies te bieden waar ingeschakeld.

Zonder de verwerking van deze informatie zouden wij niet in staat zijn de gevraagde Diensten te leveren.

7.2 Klantenondersteuning

Wij verwerken Persoonsgegevens om:

  • te reageren op ondersteuningsverzoeken;
  • technische problemen te onderzoeken;
  • bugs op te lossen;
  • hulp te bieden;
  • te communiceren over abonnementen;
  • de klantervaring te verbeteren.

Ondersteuningscommunicatie kan worden bewaard voor documentatie, kwaliteitsborging en juridische doeleinden.

7.3 Facturatie- en Abonnementsbeheer

Wij verwerken Persoonsgegevens om:

  • facturen aan te maken;
  • abonnementsbetalingen te verwerken;
  • verlengingen te beheren;
  • upgrades te verwerken;
  • downgrades te verwerken;
  • annuleringen te verwerken;
  • mislukte betalingen te detecteren;
  • te voldoen aan boekhoudkundige verplichtingen.

Betalingstransacties worden verwerkt door Stripe.

KIMISUITE ontvangt of bewaart geen volledige betalingskaartnummers.

7.4 Platformbeveiliging

Wij verwerken technische gegevens om:

  • ongeautoriseerde toegang te detecteren;
  • fraude te voorkomen;
  • misbruik te voorkomen;
  • verdachte activiteiten te onderzoeken;
  • de integriteit van het platform te handhaven;
  • Klantgegevens te beschermen;
  • gebruikersaccounts te beveiligen;
  • infrastructuur te monitoren.

Deze verwerking is noodzakelijk om zowel KIMISUITE als onze Klanten te beschermen.

7.5 Platformverbeteringen

Wij kunnen gebruiksinformatie analyseren om:

  • bestaande functies te verbeteren;
  • bruikbaarheidsproblemen te identificeren;
  • prestaties te optimaliseren;
  • nieuwe applicaties te ontwikkelen;
  • de gebruikerservaring te verbeteren;
  • platformstabiliteit te meten.

Waar mogelijk worden analysegegevens geaggregeerd of gepseudonimiseerd.

7.6 Communicatie

Wij verwerken Persoonsgegevens om met Klanten te communiceren over:

  • service-updates;
  • beveiligingsmeldingen;
  • facturatienotificaties;
  • abonnementswijzigingen;
  • belangrijke platformmededelingen;
  • juridische kennisgevingen;
  • onderhoudsnotificaties.

Deze communicaties worden beschouwd als onderdeel van de Dienst en kunnen over het algemeen niet worden uitgeschakeld terwijl een actief account wordt aangehouden.

7.7 Marketing

Waar toegestaan door de wet of waar u toestemming heeft gegeven, kunnen wij versturen:

  • nieuwsbrieven;
  • productaankondigingen;
  • promotionele aanbiedingen;
  • webinars;
  • educatieve inhoud;
  • functie-updates;
  • uitnodigingen voor evenementen.

U kunt zich te allen tijde afmelden voor marketingcommunicatie via de afmeldlink in onze e-mails of door contact met ons op te nemen.

7.8 Naleving van Wettelijke Verplichtingen

Wij kunnen Persoonsgegevens verwerken waar dit noodzakelijk is om:

  • te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
  • te reageren op rechtmatige verzoeken;
  • te voldoen aan belastingregels;
  • te voldoen aan boekhoudkundige verplichtingen;
  • te reageren op gerechtelijke bevelen;
  • samen te werken met bevoegde autoriteiten;
  • wettelijke rechten te beschermen.

8. Rechtsgrondslag voor Verwerking

Waar UK GDPR of EU AVG van toepassing is, verwerkt KIMISUITE Persoonsgegevens op een of meer van de volgende rechtsgrondslagen.

8.1 Uitvoering van een Overeenkomst

De meeste verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst met de Klant, waaronder:

  • aanmaken van accounts;
  • workspacebeheer;
  • abonnementsbeheer;
  • authenticatie;
  • facturatie;
  • klantenondersteuning;
  • levering van applicaties;
  • opslag van Klantgegevens.

8.2 Gerechtvaardigd Belang

Wij verwerken bepaalde Persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, waaronder:

  • verbetering van het platform;
  • beveiliging van het platform;
  • voorkoming van fraude;
  • detectie van misbruik;
  • bescherming van infrastructuur;
  • onderhoud van back-ups;
  • verbetering van klantenondersteuning;
  • analyse van systeemprestaties.

Waar vereist, wegen wij ons gerechtvaardigd belang zorgvuldig af tegen de rechten en vrijheden van betrokkenen.

8.3 Toestemming

Bepalde verwerkingsactiviteiten zijn gebaseerd op uw toestemming, waaronder:

  • marketinge-mails;
  • nieuwsbrieven;
  • optionele cookies;
  • promotionele communicatie.

U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.

Intrekking heeft geen invloed op verwerking die heeft plaatsgevonden vóór de intrekking van de toestemming.

8.4 Wettelijke Verplichtingen

Wij verwerken Persoonsgegevens waar dit vereist is door de toepasselijke wetgeving, waaronder:

  • boekhoudkundige verplichtingen;
  • belastingverplichtingen;
  • fraudepreventie;
  • juridische claims;
  • naleving van regelgeving.

9. Klantgegevens

Klantgegevens zijn alle informatie die door Klanten binnen het KIMISUITE-platform is geüpload, aangemaakt of opgeslagen.

Voorbeelden zijn:

  • contacten;
  • CRM-records;
  • facturen;
  • offertes;
  • boekingen;
  • reserveringen;
  • geüploade bestanden;
  • documenten;
  • notities;
  • website-inhoud;
  • agenda-items;
  • afbeeldingen;
  • taken.

De Klant blijft de eigenaar en verwerkingsverantwoordelijke van Klantgegevens.

KIMISUITE claimt geen eigendom van Klantgegevens.

KIMISUITE verwerkt Klantgegevens uitsluitend voor het doel van het verlenen van de door de Klant gevraagde Diensten.

KIMISUITE zal Klantgegevens nooit verkopen.

KIMISUITE zal Klantgegevens nooit gebruiken voor reclamedoeleinden.

KIMISUITE-medewerkers hebben alleen toegang tot Klantgegevens waar dit noodzakelijk is voor:

  • klantenondersteuning;
  • probleemoplossing;
  • onderhoud;
  • beveiliging;
  • wettelijke naleving.

Toegang is beperkt tot geautoriseerd personeel en onderworpen aan geheimhoudingsverplichtingen.

10. AI-functies

Sommige KIMISUITE-applicaties kunnen AI-functionaliteit bevatten.

Afhankelijk van de functie kunnen Klantgegevens of gebruikersinvoer worden verwerkt voor doeleinden zoals:

  • contentgeneratie;
  • samenvatting;
  • vertalingen;
  • analyse;
  • automatiseringsondersteuning;
  • tekstsuggesties.

AI-gegenereerde inhoud kan onnauwkeurigheden, omissies of verouderde informatie bevatten.

Klanten blijven als enige verantwoordelijk voor het beoordelen en verifiëren van alle AI-gegenereerde uitvoer voordat zij er op vertrouwen.

AI-functies mogen niet worden beschouwd als juridisch, financieel, fiscaal, boekhoudkundig of professioneel advies.

Waar AI-providers van derden worden gebruikt, wordt alleen de minimaal noodzakelijke informatie om de gevraagde AI-functionaliteit te leveren, doorgestuurd.

11. Betalingsverwerking

KIMISUITE maakt gebruik van Stripe als betalingsdienstaanbieder.

Bij het aanschaffen van een abonnement wordt de voor betalingsverwerking benodigde factuurinformatie veilig doorgezonden aan Stripe.

Stripe verwerkt betalingsinformatie onafhankelijk in overeenstemming met zijn eigen Privacybeleid.

KIMISUITE bewaart niet:

  • volledige betalingskaartnummers;
  • CVC-codes;
  • betalingsauthenticatiegegevens.

Wij ontvangen alleen betalingsgerelateerde informatie die noodzakelijk is voor het beheer van abonnementen, waaronder:

  • betalingsstatus;
  • factuurreferenties;
  • abonnementsidentifiers;
  • betalingsbevestigingen;
  • facturatiegeschiedenis.

12. Externe Dienstverleners

Om het KIMISUITE-platform te exploiteren, kunnen wij zorgvuldig geselecteerde externe dienstverleners gebruiken.

Afhankelijk van de gebruikte Diensten kunnen deze aanbieders Persoonsgegevens namens ons verwerken.

Voorbeelden zijn aanbieders van:

  • betalingsverwerking;
  • cloudhosting;
  • infrastructuur;
  • e-mailbezorging;
  • back-updiensten;
  • monitoring;
  • klantenondersteuning;
  • analyse;
  • AI-diensten.

Waar vereist door de wet, sluit KIMISUITE passende contractuele overeenkomsten met dergelijke aanbieders om ervoor te zorgen dat Persoonsgegevens veilig en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming worden verwerkt.

KIMISUITE selecteert zorgvuldig aanbieders die passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen implementeren.

13. Geautomatiseerde Besluitvorming

KIMISUITE neemt geen juridisch bindende beslissingen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking die personen wezenlijk zou beïnvloeden in de zin van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Bepalde geautomatiseerde processen kunnen worden gebruikt voor:

  • spampreventie;
  • fraudedetectie;
  • accountbeveiliging;
  • systeemmonitoring;
  • platformoptimalisatie.

Deze geautomatiseerde processen zijn ontworpen om zowel het platform als zijn gebruikers te beschermen en vervangen geen menselijke besluitvorming waar wettelijk vereist.

14. Gegevensbewaring

KIMISUITE bewaart Persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is om de in dit Privacybeleid beschreven doeleinden te vervullen, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, geschillen op te lossen, overeenkomsten te handhaven of legitieme zakelijke belangen te beschermen.

Bewaartermijnen zijn afhankelijk van het type gegevens en het doel waarvoor deze worden verwerkt.

14.1 Actieve Accounts

Voor actieve accounts en actieve abonnementen worden Persoonsgegevens en Klantgegevens bewaard zolang als nodig is om de Diensten te verlenen.

De Klant blijft verantwoordelijk voor het beheren en verwijderen van Klantgegevens die zijn opgeslagen in hun workspaces waar van toepassing.

14.2 Annulering van Abonnement

Wanneer een Klant een betaald abonnement annuleert, blijft de toegang tot de geabonneerde betaalde applicaties beschikbaar tot het einde van de huidige betaalde factureringsperiode.

Nadat het abonnement verloopt, worden Klantgegevens die zijn gekoppeld aan de betrokken betaalde applicaties verder bewaard in overeenstemming met de toepasselijke bewaringsregels die hieronder worden beschreven.

14.3 Mislukte Betalingen

Als een terugkerende abonnementsbetaling niet kan worden geïncasseerd, kan Stripe de betaling automatisch opnieuw proberen in overeenstemming met het geconfigureerde schema voor nieuwe betalingspogingen.

Als de betaling uiteindelijk mislukt en het abonnement wordt geannuleerd wegens niet-betaling:

  • wordt de toegang tot de betrokken betaalde applicaties en premiumfuncties opgeschort;
  • kunnen gratis applicaties, waar beschikbaar, toegankelijk blijven;
  • worden Klantgegevens die zijn gekoppeld aan de betrokken betaalde applicaties veilig gearchiveerd gedurende dertig (30) dagen.

Tijdens deze bewaartermijn van dertig (30) dagen kan de Klant het abonnement opnieuw activeren.

Als het abonnement succesvol wordt gereactiveerd binnen de bewaartermijn, kunnen de gearchiveerde Klantgegevens worden hersteld.

Als het abonnement niet wordt gereactiveerd binnen dertig (30) dagen, kunnen de gearchiveerde Klantgegevens permanent worden verwijderd.

Na permanente verwijdering kunnen de gegevens niet worden hersteld.

14.4 Door de Klant Geïnitieerde Accountverwijdering

Als een Klant opzettelijk zijn account of workspace verwijdert via de beschikbare accountverwijderingsfunctionaliteit, wordt de verwijdering als definitief beschouwd.

Klantgegevens kunnen onmiddellijk worden verwijderd.

Verwijderde accounts en workspaces kunnen over het algemeen niet worden hersteld.

Klanten zijn als enige verantwoordelijk voor het exporteren van vereiste gegevens voordat een account of workspace wordt verwijderd.

14.5 Wettelijke Bewaarvereisten

Bepalde informatie kan voor langere perioden worden bewaard waar dit vereist is door de toepasselijke wetgeving.

Voorbeelden zijn:

  • facturen uitgegeven door KIMISUITE;
  • boekhoudkundige gegevens;
  • belastinggegevens;
  • betalingsbevestigingen;
  • fraudepreventiegegevens;
  • juridische nalevingsgegevens.

Deze wettelijke bewaarverpichtingen zijn alleen van toepassing op de eigen bedrijfsgegevens van KIMISUITE en niet op Klantgegevens die door Klanten zijn geüpload.

15. Back-ups

KIMISUITE onderhoudt versleutelde back-ups voor noodherstel en bedrijfscontinuïteitsdoeleinden.

Back-ups worden uitsluitend aangemaakt om de integriteit en beschikbaarheid van het platform te beschermen.

Verwijderde Klantgegevens kunnen voor een beperkte periode in back-upsystemen aanwezig blijven totdat die back-ups automatisch worden overschreven volgens ons normale back-uprolleringsschema.

Back-upkopieën zijn:

  • niet gebruikt voor normale bedrijfsactiviteiten;
  • niet toegankelijk voor Klanten;
  • niet hersteld tenzij vereist voor noodherstel;
  • beschermd met passende beveiligingsmaatregelen.

16. Beveiliging

KIMISUITE implementeert passende technische en organisatorische maatregelen die zijn ontworpen om Persoonsgegevens te beschermen tegen onbedoelde of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking of ongeoorloofde toegang.

Afhankelijk van de gebruikte Diensten kunnen deze maatregelen omvatten:

  • versleutelde communicatie (TLS);
  • versleutelde wachtwoordopslag;
  • rolgebaseerde toegangscontroles;
  • authenticatiemechanismen;
  • beveiligingsmonitoring;
  • infrastructuurfirewalls;
  • inbraakdetectie;
  • regelmatige software-updates;
  • toegangsregistratie;
  • back-upprocedures;
  • noodherslprocedures;
  • interne geheimhoudingsverplichtingen.

Hoewel wij ernaar streven Persoonsgegevens te beschermen, kan geen enkel systeem dat met het internet is verbonden, worden gegarandeerd volledig veilig te zijn.

Klanten zijn verantwoordelijk voor het beschermen van hun eigen inloggegevens en het handhaven van passende interne beveiligingspraktijken.

17. Cookies en Vergelijkbare Technologieën

KIMISUITE gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën om de Diensten te leveren, te beveiligen en te verbeteren.

Cookies kunnen worden geclassificeerd als:

Essentiële Cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk voor de werking van het platform en kunnen niet worden uitgeschakeld.

Voorbeelden zijn:

  • authenticatie;
  • sessiebeheer;
  • beveiliging;
  • taalvoorkeuren;
  • platformfunctionaliteit.

Functionele Cookies

Deze cookies onthouden gebruikersvoorkeuren en verbeteren de bruikbaarheid.

Voorbeelden zijn:

  • taalselectie;
  • interfacevoorkeuren;
  • onthouden instellingen.

Analytische Cookies

Waar ingeschakeld, helpen analytische cookies ons te begrijpen hoe bezoekers onze website en Diensten gebruiken.

Analyse-informatie wordt alleen gebruikt om prestaties, bruikbaarheid en stabiliteit te verbeteren.

Waar wettelijk vereist, worden analytische cookies alleen gebruikt na het verkrijgen van passende toestemming.

Marketingcookies

Marketingcookies mogen alleen worden gebruikt waar u uw toestemming heeft gegeven.

Deze cookies kunnen worden gebruikt om de effectiviteit van marketing te meten of communicatie te personaliseren.

U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken via de Cookie-instellingen op onze website.

18. Logbestanden

Net als de meeste onlinediensten genereert KIMISUITE automatisch serverlogboeken.

Deze logboeken kunnen bevatten:

  • IP-adressen;
  • tijdstempels;
  • browserinformatie;
  • besturingssysteem;
  • gevraagde URL's;
  • HTTP-statuscodes;
  • foutmeldingen;
  • beveiligingsgebeurtenissen;
  • authenticatiegebeurtenissen.

Serverlogboeken worden uitsluitend gebruikt voor:

  • platformbeveiliging;
  • fraudepreventie;
  • probleemoplossing;
  • prestatiemonitoring;
  • wettelijke naleving;
  • systeembeheer.

Logbestanden worden alleen bewaard zolang als redelijkerwijs noodzakelijk is voor deze doeleinden.

19. Internationale Gegevensoverdrachten

KIMISUITE is gevestigd in het Verenigd Koninkrijk.

Afhankelijk van de gebruikte Diensten kunnen Persoonsgegevens worden verwerkt binnen:

  • het Verenigd Koninkrijk;
  • lidstaten van de Europese Economische Ruimte (EER);
  • andere landen waar goedgekeurde dienstverleners actief zijn.

Waar Persoonsgegevens worden overgedragen buiten het Verenigd Koninkrijk of de EER, implementeert KIMISUITE passende waarborgen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Dergelijke waarborgen kunnen omvatten:

  • UK International Data Transfer Agreement (IDTA);
  • UK Addendum op de EU-standaardcontractbepalingen;
  • Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (SCC's);
  • adequaatheidsregels of adequaatheidsbesluiten waar van toepassing;
  • andere rechtmatige overdrachtsmechanismen die worden erkend onder het toepasselijke recht.

20. Verwerkers en Subverwerkers

KIMISUITE maakt gebruik van zorgvuldig geselecteerde dienstverleners ter ondersteuning van de exploitatie van de Diensten.

Waar deze aanbieders Persoonsgegevens namens ons verwerken, treden zij op als verwerkers of subverwerkers onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Van alle subverwerkers wordt vereist dat zij:

  • Persoonsgegevens alleen verwerken op gedocumenteerde instructies;
  • passende beveiligingsmaatregelen implementeren;
  • vertrouwelijkheid handhaven;
  • voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Een actuele lijst van subverwerkers kan op verzoek worden verstrekt of afzonderlijk worden gepubliceerd door KIMISUITE.

21. Uw Privacyrechten

Afhankelijk van uw locatie en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming heeft u mogelijk de volgende rechten met betrekking tot uw Persoonsgegevens.

Deze rechten kunnen onderworpen zijn aan bepaalde wettelijke beperkingen of uitzonderingen.

21.1 Recht op Inzage

U heeft het recht om bevestiging te vragen of KIMISUITE uw Persoonsgegevens verwerkt.

Waar dit het geval is, kunt u toegang vragen tot de Persoonsgegevens die wij over u bewaren samen met informatie over:

  • de doeleinden van de verwerking;
  • de categorieën betrokken Persoonsgegevens;
  • de ontvangers of categorieën ontvangers;
  • de verwachte bewaartermijn;
  • de bron van de Persoonsgegevens waar deze niet rechtstreeks van u zijn verzameld;
  • uw wettelijke rechten.

21.2 Recht op Rectificatie

U heeft het recht om te verzoeken dat onjuiste of onvolledige Persoonsgegevens zonder onnodige vertraging worden gecorrigeerd.

U kunt ook bepaalde accountgegevens rechtstreeks bijwerken binnen uw KIMISUITE-account.

21.3 Recht op Verwijdering

U kunt verwijdering van uw Persoonsgegevens verzoeken wanneer:

  • de gegevens niet langer noodzakelijk zijn;
  • toestemming is ingetrokken;
  • u bezwaar maakt tegen verwerking en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden zijn;
  • de verwerking onrechtmatig is;
  • verwijdering vereist is door de wet.

Dit recht is niet van toepassing waar KIMISUITE wettelijk verplicht is bepaalde informatie te bewaren, waaronder boekhoudkundige, fiscale of juridische nalevingsgegevens.

21.4 Recht op Beperking van de Verwerking

U kunt verzoeken dat wij de verwerking tijdelijk beperken wanneer:

  • de juistheid van Persoonsgegevens wordt betwist;
  • de verwerking onrechtmatig is maar verwijdering niet wordt gevraagd;
  • de gegevens vereist zijn voor juridische claims;
  • een bezwaar in behandeling is.

21.5 Recht op Gegevensoverdraagbaarheid

Waar technisch haalbaar en wettelijk van toepassing, kunt u een kopie opvragen van Persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat.

Waar ondersteund door de betreffende applicatie, kunnen Klanten ook Klantgegevens rechtstreeks exporteren vanuit het KIMISUITE-platform tijdens een actief abonnement.

21.6 Recht op Bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Waar Persoonsgegevens worden verwerkt voor directmarketingdoeleinden, kunt u te allen tijde bezwaar maken.

Na een dergelijk bezwaar zullen wij stoppen met het verwerken van uw Persoonsgegevens voor directmarketing.

21.7 Recht op Intrekking van Toestemming

Waar verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken.

Intrekking van toestemming heeft geen invloed op verwerking die heeft plaatsgevonden vóór de intrekking van de toestemming.

21.8 Uitoefening van Uw Rechten

Verzoeken met betrekking tot uw Persoonsgegevens kunnen worden ingediend bij:

[email protected]

Om veiligheidsredenen kunnen wij redelijk bewijs van identiteit vragen voordat wij reageren.

Wij streven ernaar binnen één maand te reageren, tenzij een langere termijn is toegestaan door de toepasselijke wetgeving.

22. Klachten

Als u van mening bent dat uw Persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt, moedigen wij u aan eerst contact op te nemen met KIMISUITE zodat wij kunnen proberen uw bezwaren op te lossen.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit in uw land van verblijf of werkplek.

Waar de Britse wetgeving inzake gegevensbescherming van toepassing is, kunnen klachten worden ingediend bij het Information Commissioner's Office (ICO) van het Verenigd Koninkrijk.

Waar EU AVG van toepassing is, kunnen klachten ook worden ingediend bij de relevante toezichthoudende autoriteit binnen de Europese Economische Ruimte.

23. Privacy van Kinderen

KIMISUITE is bedoeld voor zakelijke gebruikers.

Onze Diensten zijn niet gericht op kinderen onder de 18 jaar.

Wij verzamelen niet bewust Persoonsgegevens van kinderen.

Als wij vaststellen dat Persoonsgegevens met betrekking tot een kind zijn verzameld zonder passende wettelijke grondslag, zullen wij redelijke stappen ondernemen om dergelijke informatie te verwijderen.

24. Vertrouwelijkheid

Alle KIMISUITE-medewerkers, aannemers en geautoriseerde dienstverleners die Persoonsgegevens kunnen verwerken, zijn onderworpen aan passende geheimhoudingsverplichtingen.

Toegang tot Persoonsgegevens is beperkt tot personen die dergelijke toegang nodig hebben om hun professionele verantwoordelijkheden uit te voeren.

25. Bedrijfsoverdrachten

Als KIMISUITE een fusie, overname, investering, bedrijfsherstructurering, verkoop van activa of vergelijkbare zakelijke transactie ondergaat, kunnen Persoonsgegevens worden overgedragen als onderdeel van die transactie.

Een opvolgende organisatie blijft gebonden door dit Privacybeleid of zal een bijgewerkt Privacybeleid verstrekken waar vereist door de toepasselijke wetgeving.

26. Wijzigingen in dit Privacybeleid

KIMISUITE kan dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om:

  • te voldoen aan wettelijke vereisten;
  • wijzigingen in onze Diensten te weerspiegelen;
  • nieuwe functies te introduceren;
  • de transparantie te verbeteren;
  • operationele wijzigingen te weerspiegelen.

Waar vereist door de wet, zullen wezenlijke wijzigingen worden gecommuniceerd via passende middelen, waaronder:

  • e-mailnotificaties;
  • mededelingen binnen het platform;
  • websiteaankondigingen.

De datum "Laatst bijgewerkt" aan het begin van dit Privacybeleid geeft aan wanneer de laatste versie van kracht is geworden.

Voortgezet gebruik van de Diensten na de ingangsdatum geldt als erkenning van het bijgewerkte Privacybeleid.

27. Contact

Als u vragen heeft over dit Privacybeleid of de verwerking van uw Persoonsgegevens, neem dan contact met ons op:

KIMISUITE LTD

128 City Road

Londen

EC1V 2NX

Verenigd Koninkrijk

KvK-nummer: 17243256

E-mail:

[email protected]

28. Contactpersoon Gegevensbescherming

Voor alle privacygerelateerde verzoeken, inclusief verzoeken met betrekking tot:

  • inzage;
  • correctie;
  • verwijdering;
  • beperking;
  • overdraagbaarheid;
  • bezwaren;
  • intrekking van toestemming;
  • klachten;

neem contact op met:

[email protected]

29. Toepasselijk Recht

Dit Privacybeleid wordt geïnterpreteerd in overeenstemming met de wetten van Engeland en Wales, tenzij dwingende wetgeving inzake gegevensbescherming anders bepaalt.

Niets in dit Privacybeleid beperkt enige rechten die aan betrokkenen zijn verleend onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

30. Slotbepalingen

Als een bepaling van dit Privacybeleid ongeldig of niet-afdwingbaar wordt bevonden, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

Dit Privacybeleid vormt een integraal onderdeel van de Algemene Voorwaarden van KIMISUITE en dient te worden gelezen in samenhang met:

  • Algemene Voorwaarden
  • Cookiebeleid
  • Gegevensverwerkingsovereenkomst (waar van toepassing)