Peppol is een internationaal netwerk en een set standaarden voor het elektronisch uitwisselen van zakelijke documenten zoals facturen, waarbij elke deelnemer één keer verbinding maakt via een gecertificeerde serviceprovider en daarna elke andere deelnemer kan bereiken.
De naam stond oorspronkelijk voor "Pan-European Public Procurement On-Line", een project dat mede door de Europese Commissie werd gefinancierd en in 2008 van start ging. Sinds 2012 wordt het netwerk beheerd door OpenPeppol, een non-profit internationale vereniging naar Belgisch recht met zetel in Brussel. Vandaag wordt Peppol ver buiten Europa en ver buiten overheidsopdrachten gebruikt.
Hoe Peppol werkt: het vierhoeksmodel
Vóór Peppol waren netwerken voor elektronische facturatie grotendeels gesloten. Koper en leverancier moesten dezelfde provider gebruiken, waardoor een leverancier met veel klanten vaak op veel portalen terechtkwam. Peppol verving dat door het vierhoeksmodel:
| Hoek | Wie | Rol |
|---|---|---|
| 1 | Verzender (leverancier) | Maakt de factuur aan in de eigen software |
| 2 | Access point van de verzender | Een Peppol-gecertificeerde serviceprovider die het document het netwerk op stuurt |
| 3 | Access point van de ontvanger | De gecertificeerde serviceprovider van de ontvanger, die het document aanvaardt |
| 4 | Ontvanger (klant) | Ontvangt de factuur in de eigen software |
OpenPeppol beschrijft het principe als "connect once, reach all": elke verzender maakt verbinding met één serviceprovider en kan elke ontvanger bereiken, en omgekeerd. Het werkt zoals telefoonnetwerken, waar u iemand op een ander netwerk kunt bellen zonder naar dat netwerk over te stappen.
Drie extra bouwstenen maken dit mogelijk:
- Peppol ID. Elke deelnemer heeft een identificator, vaak gebaseerd op een nationaal ondernemings- of btw-nummer, met een schemacode ervoor.
- SML en SMP. Een centraal register, de Service Metadata Locator, verwijst naar de Service Metadata Publisher waar de gegevens van elke deelnemer zijn opgeslagen: welk access point voor hen ontvangt en welke documenttypes zij aanvaarden. Verzendende software zoekt dit automatisch op, net zoals een browser een website vindt via de domeinnaam.
- Beveiliging. Berichten tussen access points reizen over een public key infrastructure, zodat verzender en ontvanger erop kunnen vertrouwen dat een document echt en ongewijzigd is.
Wat Peppol verstuurt: Peppol BIS Billing 3.0
Een netwerk alleen is niet genoeg; beide partijen moeten ook de inhoud begrijpen. Voor facturen en creditnota's gebruikt Peppol Peppol BIS Billing 3.0. Volgens de Peppol-specificatie is dit een core invoice usage specification (CIUS) van de Europese standaard EN 16931, en documenten die hieraan voldoen, voldoen ook aan EN 16931.
EN 16931 komt op zijn beurt voort uit Richtlijn 2014/55/EU, die aanbestedende diensten in de EU verplicht om elektronische facturen te ontvangen en te verwerken die aan de standaard voldoen. Centrale overheden moesten dit doen vanaf 18 april 2019, terwijl lidstaten decentrale overheden tot 18 april 2020 de tijd konden geven. Daarom was facturatie aan de overheid het eerste grootschalige gebruik van Peppol.
Wie het beheert
OpenPeppol stelt de regels op en certificeert serviceproviders. In afzonderlijke landen kan het deze rol delegeren aan een Peppol Authority, meestal een overheidsinstantie, die toezicht houdt op het netwerk in haar rechtsgebied en nationale regels kan toevoegen. Zo kan één internationaal netwerk rekening houden met lokale vereisten.
Waar Peppol verplicht is
Peppol is in veel landen vrijwillig en in sommige verplicht. Een voorbeeld: in België zijn gestructureerde elektronische facturen tussen btw-plichtige Belgische ondernemingen verplicht sinds 1 januari 2026, en volgens de Belgische belastingdienst worden ze via het Peppol-netwerk verstuurd, met Peppol BIS als referentieformaat.
Andere landen kiezen andere wegen. Sommige beheren centrale staatsplatformen waar elke factuur doorheen moet, andere aanvaarden elk gestructureerd formaat dat per e-mail wordt verstuurd. Duitsland laat bijvoorbeeld vrije keuze van verzendkanaal voor zijn B2B-e-facturatie, wat we uitleggen in E-factureren in Duitsland: wat geldt in 2025, 2027 en 2028.
Wat Peppol niet is
- Geen systeem van de belastingdienst. Peppol transporteert documenten tussen bedrijven. In landen met clearing door de overheid moeten facturen ook aan de overheid worden gerapporteerd of door haar worden goedgekeurd, en Peppol alleen doet dat niet.
- Geen formaat dat u kiest in plaats van de wet. Of een factuur die via Peppol wordt verstuurd aan uw verplichtingen voldoet, hangt af van de regels in uw land.
- Geen e-mail. Een PDF als bijlage bij een e-mail is geen Peppol-document, ook al ziet de PDF er hetzelfde uit.
- Niet alleen voor grote bedrijven. Via een serviceprovider of facturatiesoftware kan een bedrijf met 20 klanten het net zo goed gebruiken als een bedrijf met 20.000 klanten.
Een uitgewerkt voorbeeld
Een consultancy factureert 30 zakelijke klanten per maand. Vijf daarvan zijn grote bedrijven die elk facturen via hun eigen leveranciersportaal vereisen. Elke maand logt iemand in op vijf portalen, typt of uploadt elke factuur opnieuw en controleert of ze werd aanvaard: ongeveer 15 minuten per factuur, dus iets meer dan een uur per maand, en meer wanneer een portaal zijn regels wijzigt.
Als die vijf klanten via Peppol kunnen ontvangen, verstuurt de consultancy de factuur vanuit de eigen software naar hun Peppol ID's. De software toont of elke factuur werd afgeleverd. Het portaalwerk verdwijnt, en de overige 25 klanten kunnen één voor één worden toegevoegd zodra ze zich voor Peppol registreren.
Peppol in KIMISUITE
CRM Business Hub kan facturen en creditnota's via het Peppol-netwerk versturen in Peppol BIS Billing 3.0. U verbindt uw workspace één keer met uw land, elektronisch adres en btw-nummer, controleert het Peppol ID van een klant in het klantdossier en verstuurt vanuit de factuur. De factuur toont daarna zijn status: in wachtrij, verzenden, afgeleverd of mislukt. Het aantal Peppol-documenten per maand hangt af van uw abonnement.
Wat dat voor uw verplichtingen betekent, hangt af van waar u en uw klanten gevestigd zijn. Controleer dus de regels in uw land voordat u op één enkel kanaal vertrouwt.
Altijd opzegbaar · Geen minimumtermijn · 14 dagen gratis
