Een elektronische handtekening is data in elektronische vorm die is gehecht aan of logisch is verbonden met andere elektronische data en die de ondertekenaar gebruikt om te ondertekenen, zoals gedefinieerd in de Europese eIDAS-verordening.
De definitie is breed: een getypte naam, een op een telefoon getekende handtekening en een certificaatgebaseerde handtekening van een smartcard vallen er allemaal onder. Wat ze onderscheidt, is hoeveel ze bewijzen over wie er ondertekende en of het document daarna is gewijzigd.
De drie niveaus onder eIDAS
De regels komen uit Verordening (EU) nr. 910/2014, bekend als eIDAS, die rechtstreeks van toepassing is in elke EU-lidstaat. De verordening is in 2024 gewijzigd door Verordening (EU) 2024/1183, voornamelijk om de Europese digitale identiteitsportemonnee toe te voegen; de drie handtekeningniveaus blijven zoals ze waren.
| Niveau | Juridische definitie (eIDAS) | Wat het in de praktijk vereist | Rechtsgevolg |
|---|---|---|---|
| Eenvoudige elektronische handtekening (SES) | Art. 3(10): elektronische data gehecht aan of logisch verbonden met andere data, gebruikt door de ondertekenaar om te ondertekenen | Niets specifieks. Een getekende of getypte handtekening, een klik op "Ik ga akkoord", een gescande handtekening die in een bestand is geplakt | Kan niet als bewijs worden afgewezen alleen omdat deze elektronisch is (Art. 25(1)); het gewicht wordt per geval beoordeeld |
| Geavanceerde elektronische handtekening (AdES) | Art. 3(11) en Art. 26: uniek verbonden met de ondertekenaar, in staat om hen te identificeren, aangemaakt met data onder hun uitsluitende controle, en verbonden met de data zodat elke latere wijziging detecteerbaar is | Meestal een certificaatgebaseerde handtekening waarbij de ondertekenaar de sleutel beheert | Zelfde als hierboven, met veel sterker bewijs van wie er ondertekende en dat er niets is gewijzigd |
| Gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) | Art. 3(12): een geavanceerde handtekening aangemaakt met een gekwalificeerd middel voor het aanmaken van handtekeningen en gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat | Een gekwalificeerd certificaat van een gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener, gebruikt op een gecertificeerd apparaat zoals een smartcard, USB-token of een gekwalificeerde dienst voor ondertekenen op afstand | Heeft hetzelfde rechtsgevolg als een handgeschreven handtekening (Art. 25(2)); erkend in alle lidstaten (Art. 25(3)) |
Ten eerste is geen enkel niveau "ongeldig". Artikel 25(1) bepaalt dat een elektronische handtekening niet de rechtsgevolgen of de toelaatbaarheid als bewijs mag worden ontzegd louter omdat deze elektronisch is of niet gekwalificeerd. Wat verschilt, is hoe makkelijk het in een geschil te bewijzen is.
Ten tweede is alleen de gekwalificeerde handtekening automatisch gelijk aan een handgeschreven handtekening in de hele EU. De andere twee worden als bewijs gewogen, en daarom is een goede audit trail voor die twee zo belangrijk.
Wat een eenvoudige handtekening overeind houdt
Omdat een eenvoudige elektronische handtekening geen ingebouwd bewijs heeft, moet het bewijs eromheen komen. In de praktijk betekent dat:
- wie er is uitgenodigd, met welk e-mailadres, en of er een extra controle zoals een code per e-mail is gebruikt
- wanneer het document is geopend en ondertekend, met tijdzone
- vanwaar, in de vorm van IP-adres en apparaat
- dat het bestand niet is gewijzigd, aangetoond door een vingerafdruk (hash) van het origineel en de ondertekende versie en een zegel op de voltooide PDF
- een onafhankelijk tijdstempel, bijvoorbeeld een RFC 3161-tijdstempel van een tijdstempelautoriteit, zodat het ondertekentijdstip niet afhangt van uw eigen serverklok
- de uitdrukkelijke toestemming van de ondertekenaar om elektronisch te ondertekenen
Een eenvoudige handtekening met dit logboek is veel sterker bewijs dan een niet-gelogde gescande handtekening die in een Word-bestand is geplakt, ook al zijn beide op papier "eenvoudig".
Welk niveau heeft een document nodig?
eIDAS definieert de niveaus en hun rechtsgevolg. Of een document een bepaalde vorm nodig heeft, wordt bepaald door nationaal recht, en dat verschilt van land tot land. Enkele algemene patronen:
| Situatie | Gebruikelijk niveau | Opmerking |
|---|---|---|
| Offertes, orderbevestigingen, prijsopgaven | Eenvoudig | In de meeste landen geen vormvereiste; het doel is bewijs van overeenstemming |
| Dienstverleningsovereenkomsten, freelance- en leverancierscontracten | Eenvoudig, soms geavanceerd | De meeste commerciële contracten kunnen in elke vorm worden gesloten |
| Toestemmingen van klanten, onboardingformulieren, interne goedkeuringen | Eenvoudig | Bewaar het logboek bij het document |
| Huurovereenkomsten, arbeidscontracten | Afhankelijk van land en clausule | Sommige clausules kunnen onder nationaal recht aan de schriftelijke vorm onderworpen zijn |
| Alles waar de wet de schriftelijke vorm voorschrijft | Gekwalificeerd, waar elektronische vorm is toegestaan | In Duitsland kan de wettelijke schriftelijke vorm bijvoorbeeld alleen elektronisch worden vervangen door een QES (§ 126a BGB) |
| Documenten waar de wet elektronische vorm uitsluit | Alleen papier | In Duitsland moet de opzegging van een arbeidsovereenkomst op papier; elektronische vorm is uitgesloten (§ 623 BGB) |
| Notariële akten, veel eigendomsoverdrachten | Notaris | Buiten wat een ondertekeningsplatform kan vervangen |
De eerlijke vuistregel: de meeste dagelijkse zakelijke documenten hebben geen bijzondere vorm nodig, en een goed gelogde eenvoudige handtekening is voldoende. Waar de wet de schriftelijke vorm vereist, controleer dan of elektronische vorm überhaupt is toegestaan en gebruik in dat geval een gekwalificeerde handtekening. Vraag bij twijfel een jurist in het land waarvan het recht op het contract van toepassing is.
Wat een elektronische handtekening niet is
- Geen digitaal zegel. Een zegel (Art. 3(25)) wordt aangemaakt door een rechtspersoon, zoals een bedrijf, om de herkomst en integriteit van een document aan te tonen. Een handtekening wordt gegeven door een natuurlijke persoon. Een ondertekeningsplatform verzegelt de voltooide PDF vaak zodat wijzigingen zichtbaar worden, maar dat zegel vervangt de handtekening van de ondertekenaar niet.
- Geen tijdstempel. Een tijdstempel bewijst dat data op een bepaald tijdstip bestond. Het versterkt een handtekening, maar is er geen.
- Niet hetzelfde als "digitale handtekening". Die term beschrijft meestal de cryptografische techniek (sleutels en certificaten) achter geavanceerde en gekwalificeerde handtekeningen. Een eenvoudige elektronische handtekening gebruikt die vaak helemaal niet.
Een uitgewerkt voorbeeld
Een klein hotel met 12 kamers ondertekent ongeveer 40 documenten per maand: 25 bevestigingen van evenementen en groepsboekingen, 10 leveranciersovereenkomsten en vijf arbeidsgerelateerde documenten.
- De 25 boekingsbevestigingen en 10 leveranciersovereenkomsten hebben geen vormvereiste. Een eenvoudige elektronische handtekening met een volledig handtekeninglogboek is passend.
- Van de vijf arbeidsdocumenten kunnen de meeste op dezelfde manier worden ondertekend, afhankelijk van nationaal recht. Een opzeggingsbrief in Duitsland zou op papier moeten.
- Eén keer per jaar ondertekent de eigenaar een aandeelhoudersovereenkomst waarvoor hun jurist een gekwalificeerde handtekening vraagt. Dat ene document heeft een QES nodig.
In een normale maand draait dus vrijwel alles op het eenvoudige niveau. De uitzonderingen zijn zeldzaam en voorspelbaar: het incidentele document dat de wet op papier houdt, en het ene contract per jaar waarvoor een gekwalificeerd certificaat wordt gevraagd. Dat patroon is typisch voor kleine bedrijven.
Hoe dit eruitziet in KIMISUITE
Document Sign gebruikt standaard een eenvoudige elektronische handtekening onder eIDAS. Ontvangers ondertekenen zonder account, elke ondertekenaar bevestigt dat hij akkoord gaat met elektronisch ondertekenen, en het voltooide document is één verzegelde PDF met een handtekeninglogboek (namen, tijdstippen, IP, apparaat, geschiedenis) en een onafhankelijk RFC 3161-tijdstempel. Waar een gekwalificeerde handtekening vereist is, kan een ondertekenaar vanaf het Business-abonnement ondertekenen met het certificaat op zijn eigen USB-token of smartcard, via de KIMISUITE Signer voor Windows.
De workflow stap voor stap staat in Document Sign is live: verstuur een PDF ter ondertekening vanuit uw workspace.
Als de meeste van uw documenten van het alledaagse type zijn, kunt u beginnen met de Document Sign-app en binnen enkele minuten uw eerste document versturen.
Altijd opzegbaar · Geen minimumtermijn · 14 dagen gratis
