Document Sign

Arbeidsovereenkomst online ondertekenen en vóór de eerste werkdag terug hebben

Je nieuwe medewerker begint maandag en het contract ligt nog bij de post. Verstuur het vandaag, krijg het vanavond getekend terug vanaf de telefoon en bewaar de papieren route voor de paar documenten waarvoor de wet die voorschrijft.

14 dagen gratis proberen Bekijk hoe het werkt
  • Altijd opzegbaar
  • Geen lange contracten
  • 14 dagen gratis
Arbeidsovereenkomst online ondertekenen en vóór de eerste werkdag terug hebben

Wat een contract per post kost

Hoeveel werkdagen blijven er over tot je nieuwe medewerker begint? Tel ze met de werkdagenrekenaar en verstuur het contract op tijd.

Bereken het voor je evenement

Medewerkers op afstand of in verhuizing
twee brieven en de dagen die ze duren, heen en terug
Ontbrekende handtekening op dag één
een nieuwe medewerker die begint te werken voordat de afspraken getekend zijn
Achter de papieren aan
telefoontjes en e-mails om uit te zoeken of het contract is aangekomen en getekend is
Met Document Sign
één verzending, een status per persoon, een verzegelde PDF zodra iedereen getekend heeft

Je kunt een arbeidsovereenkomst online ondertekenen, zodat de afspraken met je nieuwe medewerker vóór de eerste werkdag getekend terugkomen, met een dossier dat je kunt archiveren. Je uploadt het afgewerkte contract als PDF, voegt de nieuwe medewerker toe en degene die namens het bedrijf tekent, plaatst de velden voor handtekening, paraaf en datum en verstuurt het. De werknemer tekent in de browser op een telefoon of computer, zonder account. Jullie krijgen allebei een verzegelde PDF met een ondertekeningscertificaat met namen, tijdstippen, IP-adressen, apparaten en elke stap. Met de ondertekenworkflow tekent de leidinggevende pas nadat de werknemer getekend heeft, en Document Sign houdt de stukken van elke nieuwe medewerker bij elkaar in één project.

Wees duidelijk over wat die handtekening is. Document Sign biedt een eenvoudige elektronische handtekening onder de Europese eIDAS-verordening. Onder eIDAS mag een elektronische handtekening niet alleen omdat ze elektronisch is haar rechtsgevolg of bewijskracht worden ontzegd, maar alleen een gekwalificeerde elektronische handtekening heeft hetzelfde rechtsgevolg als een handgeschreven handtekening. Sommige arbeidsdocumenten vragen meer. In Duitsland bijvoorbeeld vereist een bepaling voor een contract van bepaalde tijd de schriftelijke vorm, die een elektronische handtekening alleen als gekwalificeerde handtekening vervangt, en een ontslag of beëindigingsovereenkomst kan helemaal niet elektronisch worden ondertekend. Andere landen hebben eigen regels. Deze pagina is geen juridisch advies: controleer de regels voor jouw land en jouw type contract en lees het verschil tussen eenvoudige, geavanceerde en gekwalificeerde handtekeningen.

Wat je krijgt

  • Arbeidsovereenkomst online ondertekenen vanaf elke telefoon

    De nieuwe medewerker opent de link uit de e-mail, bladert door de pagina's, vult de velden na elkaar in en tekent met een vinger of door de naam te typen. Geen account en geen app.

  • Eerst de werknemer, dan het bedrijf

    Met ondertekenen in volgorde aan wordt de directeur pas uitgenodigd als de werknemer getekend heeft. De leidinggevende ziet de invoer van de werknemer op de pagina's, alleen-lezen.

  • Een kopie voor de salarisadministratie

    Voeg je boekhouder of salarisverwerker toe als ontvanger die alleen een kopie krijgt. Die tekent niet, maar maakt wel deel uit van het document.

  • Het hele startpakket in één project

    Contract, geheimhoudingsovereenkomst en IT-beleid als aparte documenten in één project per nieuwe medewerker, met de startdatum als deadline en een voortgangsbalk.

  • Nieuwe medewerkers die een andere taal lezen

    Kies per ontvanger de taal van de e-mails en de ondertekenpagina, uit 16 talen, terwijl het contract zelf blijft in de taal waarin je het schreef.

  • Een dossier dat je kunt archiveren

    Elke pagina draagt een stempel met het documentnummer. Het ondertekeningscertificaat, het digitale zegel, de SHA-256-vingerafdrukken en een onafhankelijk tijdstempel maken latere wijzigingen zichtbaar.

Probeer het met het volgende contract dat je verstuurt

Kies een document dat in jouw land met een eenvoudige elektronische handtekening kan, zoals een aanbiedingsbrief of een IT-beleid, en verstuur het met Document Sign. Houd de vormen die de wet voor papier voorbehoudt op papier.

Bekijk hoe het werktBekijk alle abonnementen

Zo begin je

  1. Controleer welke vorm het document vereist

    Zoek uit of jouw land voor dit contract of deze bepaling de schriftelijke vorm of een gekwalificeerde handtekening vereist. Gebruik Document Sign voor de documenten die een eenvoudige elektronische handtekening dekt.

  2. Upload het afgewerkte contract

    Upload het contract als PDF van maximaal 25 MB met een duidelijke titel en zet het in een project voor de nieuwe medewerker.

  3. Voeg ondertekenaars en velden toe

    Voeg de werknemer toe en degene die namens het bedrijf tekent, zet ondertekenen in volgorde aan, voeg de salarisadministratie toe als ontvanger van een kopie en plaats velden voor handtekening, paraaf en datum.

  4. Verstuur en archiveer

    Voeg een korte welkomstboodschap toe en een uiterste ondertekendatum vóór de eerste werkdag. Stuur zo nodig met één klik een herinnering en download daarna de verzegelde PDF voor het personeelsdossier.

Prijzen

Document Sign start vanaf een vaste maandprijs (zie prijzen) per werkruimte, niet per werknemer of per handtekening. Werknemers betalen nooit en hebben nooit een account nodig.

Elk abonnement bepaalt hoeveel documenten je kunt versturen en hoeveel opslag je hebt voor getekende bestanden.

Bekijk alle abonnementen

Past het bij jou?

Past goed als

  • Kleine werkgevers die een paar mensen per jaar aannemen en contracten vóór de eerste dag terug willen
  • Winkels, bureaus en kantoren met personeel op meerdere locaties
  • Werkgevers die mensen in het buitenland aannemen of op afstand werken
  • Kantoormanagers die ook beleidsstukken, geheimhoudingsovereenkomsten en bevestigingen van het handboek getekend willen krijgen

Past niet als

  • Documenten waarvoor jouw land de schriftelijke vorm of een gekwalificeerde elektronische handtekening vereist, zoals een bepaling voor bepaalde tijd in Duitsland
  • Ontslagen en beëindigingsovereenkomsten waarvoor de wet de elektronische vorm uitsluit, zoals in Duitsland
  • Werkgevers die contractsjablonen willen die namen en salarissen invullen: Document Sign laat afgewerkte documenten ondertekenen
  • Bedrijven die verwachten dat getekende contracten automatisch doorstromen naar een HR- of salarissysteem

Veelgestelde vragen

Kan ik een arbeidsovereenkomst online ondertekenen met Document Sign?

In veel gevallen wel. Met Document Sign tekenen de werknemer en het bedrijf met een eenvoudige elektronische handtekening onder eIDAS en krijg je een verzegelde PDF met een ondertekeningsdossier. Of dat volstaat, hangt af van het land en de bepaling, dus controleer de regels voordat je verstuurt.

Wanneer volstaat een eenvoudige elektronische handtekening niet voor arbeidsdocumenten?

Wanneer de wet de schriftelijke vorm vereist en de elektronische vorm niet accepteert, of alleen als gekwalificeerde handtekening. In Duitsland vereist een bepaling voor bepaalde tijd de schriftelijke vorm, die alleen een gekwalificeerde elektronische handtekening vervangt, en ontslagen kunnen helemaal niet elektronisch worden ondertekend.

Biedt Document Sign een gekwalificeerde elektronische handtekening?

De handtekening die Document Sign elke ondertekenaar van deze documenten geeft, is de eenvoudige elektronische handtekening. Vraagt een contract of bepaling in jouw land een gekwalificeerde handtekening, teken die dan met een gekwalificeerde vertrouwensdienst of op papier.

Wat ziet de werknemer bij het ondertekenen?

Jouw bericht, de pagina's van het contract, de velden die hij of zij moet invullen en een teller van wat er nog rest. Vóór het afronden bevestigt de werknemer akkoord te gaan met elektronisch ondertekenen. Hij of zij kan ook weigeren en een reden opgeven.

Kan personeel bevestigen dat ze het handboek of een beleidsstuk hebben gelezen?

Ja. Upload het handboek of beleidsstuk als PDF, voeg naast het handtekeningveld een verplicht selectievakje toe, zoals 'Ik heb dit beleid gelezen en begrepen', en verstuur het naar elke werknemer. Het certificaat legt vast wanneer iedereen getekend heeft.

Staat het Duitse Nachweisgesetz toe dat de vastlegging van de voorwaarden als PDF gebeurt?

Het Nachweisgesetz staat toe dat de vastlegging van de hoofdvoorwaarden in tekstvorm elektronisch wordt verstuurd, als de werknemer die kan opslaan en afdrukken en je om een ontvangstbevestiging vraagt. In sectoren zoals bouw, hotels en restaurants, gebouwenreiniging en kappers en schoonheidsverzorging is die route gesloten: de vastlegging moet op papier staan en met de hand getekend zijn.

Worden de getekende contracten buiten onze werkruimte gedeeld?

Nee. Documenten blijven binnen jouw KIMISUITE-werkruimte en worden niet gedeeld met andere werkruimtes. Het uploadscherm zegt het duidelijk: je bestand blijft privé binnen deze werkruimte.

Is dit juridisch advies?

Nee. Deze pagina legt uit wat Document Sign doet en noemt enkele Duitse regels als voorbeeld, overgenomen uit de wet zoals gepubliceerd op gesetze-im-internet.de. Arbeidsrecht verschilt per land, dus vraag bij twijfel advies aan een arbeidsrechtjurist.

Lees verder

Klaar wanneer jij dat bent

Richt het in in je eigen workspace en zie hoe het werkt met jouw gegevens.

14 dagen gratis proberen
  • Altijd opzegbaar
  • Geen lange contracten
  • 14 dagen gratis