CRM voor bureaus: van pitch tot retainerfactuur

Zo ziet het er in de praktijk uit

De pitch van de campagne van vorige week
Via het contactformulier op je website komt een briefing binnen. Die verschijnt als lead met de campagne- en UTM-waarden erbij, krijgt een score en komt terecht bij de volgende accountmanager in de rotatie.
Scope, extra's en akkoord
De offerte noemt het kernwerk, met een tweede revisieronde en een lanceringsvideo als optionele onderdelen. De klant tekent online en de aanbetalingsfactuur staat klaar vóór het kick-offgesprek.
Budgetcheck op vrijdag
De projectleider opent het project: uren per teamlid, kosten, wat al gefactureerd is en hoeveel van het budget is verbruikt. Een webredesign dat uit de pas loopt, zie je op vrijdag en niet pas aan het eind van het kwartaal.
Freelancers, licenties en mediakosten
De rekening van de illustrator en de stocklicenties komen binnen als leveranciersfacturen en doorbelastbare kosten op het project van de klant. Aan het eind van de maand gaan ze op de klantfactuur in plaats van in je marge te verdwijnen.

Een CRM voor bureaus moet het geld verder volgen dan de deal: van de eerste pitch tot de laatste retainerfactuur, met alle uren daartussen. CRM Business Hub zet leads, deals, offertes, contracten, projecten, tijd en facturen op één klantdossier, zodat de accountmanager, de projectleider en wie de facturen verstuurt naar dezelfde cijfers kijken. Leads komen binnen via de formulieren op je website met hun campagnewaarden, krijgen een score en bereiken via round-robin de juiste persoon. Deals lopen door je eigen pipelines met een gewogen forecast, zoals de sales pipeline laat zien.

Als de klant tekent, begint het werk op dezelfde plek. Maak het project aan met een budget, een uurtarief en mijlpalen, of start vanuit een projectsjabloon waarvan alle data meeschuiven naar de nieuwe kick-off. Het team registreert tijd op taken, de Gantt-weergave laat zien wat wat blokkeert en het project wordt gefactureerd als vaste prijs, op projecturen of op taakuren. Retainers staan als contract met looptijd, factuurcyclus en automatische verlenging naast een terugkerende factuur. Lees meer over projectmanagement met tijdregistratie en bekijk hoe druk je team echt is met de calculator voor personeelsbezetting.

Wat je krijgt

Leads met hun campagne erbij
Webformulieren nemen campagne- en UTM-waarden mee in elke lead. Scoreregels beoordelen ze van 0 tot 100, de AI voegt een score toe met redenen en een volgende stap, en toewijzingsregels verdelen ze per bron.
Offertes met optionele extra's en online akkoord
Schrijf de scope met optionele onderdelen, stuur de link en laat de klant akkoord geven met naam, handtekening en toestemming. Na akkoord kun je meteen de factuur of een aanbetalingsfactuur maken.
Projecten die hun budget kennen
Elk project toont openstaande taken, uren, kosten en wat al gefactureerd is, met uren per teamlid en mijlpalen. Bewaar een goed project als sjabloon en start het volgende daarmee.
Tijd op elke taak, factureerbaar of niet
Teamleden starten een timer op de taak waaraan ze werken of voegen later uren toe. Factureerbare tijd wacht tot je het project factureert en de Gantt-weergave met afhankelijkheden laat zien wat de lancering ophoudt.
Retainercontracten en terugkerende facturen
Contracten bevatten waarde, looptijd, factuurcyclus en automatische verlenging, en klanten accepteren ze online. Het overzicht toont de waarde van actieve contracten, contracten die binnen dertig dagen aflopen en contracten die nog op een handtekening wachten.
Een CRM voor bureaus dat de winst per project toont
Het rapport over projectwinstgevendheid zet gefactureerde bedragen naast kosten en uren. Stel doelen in per team of persoon, zoals geaccepteerde offertes of geboekte uren, en verstuur opgeslagen rapporten volgens schema per e-mail.

Verplaats één lopende klant naar CRM Business Hub

Voeg de app toe aan een gratis werkruimte, importeer je klantenlijst en draai de volgende offerte en het volgende project daar. Nodig het accountteam en de ontwerpers uit voor de proefperiode van veertien dagen, zodat de eerste urenstaat echt is.

Bekijk hoe het werkt Bekijk alle abonnementen

Zo begin je

Maak je gratis werkruimte aan en nodig het team uit
Meld je aan, voeg CRM Business Hub toe en nodig accountmanagers, projectleiders en finance uit. Rollen bepalen wie wat ziet.
Stel pipelines, bronnen en formulieren in
Geef je dealfases een naam met hun kans, voeg je leadbronnen en toewijzingsregels toe en plaats een webformulier op je website met de insluitcode.
Stuur de eerste offerte
Maak van de gekwalificeerde lead een klant en een deal, schrijf de offerte met optionele onderdelen en stuur de link voor online akkoord.
Voer het project uit en factureer het
Maak het project aan vanuit een sjabloon, registreer tijd op taken, belast kosten door en factureer het project of start de terugkerende factuur van de retainer.

Prijzen

CRM Business Hub begint bij een vaste maandprijs (zie prijzen) voor de hele werkruimte, niet per gebruiker. De accountmanager, de ontwerpers met een timer en de freelancer die je voor één campagne inhuurt werken er allemaal in voor dezelfde maandprijs.

Dat telt het zwaarst in de maanden dat een bureau groeit: een nieuwe medewerker of een pitchteam verandert de rekening niet, dus kun je iedereen een eigen login geven in plaats van er één te delen.

Bekijk alle abonnementen

Past het bij jou?

Past goed als

Kleine creatieve, web-, content- en marketingbureaus
Bureaus die werken met retainers, projectprijzen of factureerbare uren
Bureaus die werk van freelancers, licenties en mediakosten doorbelasten aan klanten
Accountmanagers en projectleiders die pipeline en uitvoering op één plek willen

Past niet als

Bureaus waarvan de klanten een login verwachten om elke oplevering te beoordelen: offertes, facturen en tickets openen elk via hun eigen link
Bureaus die retainers automatisch van de kaart van een klant willen afschrijven: de terugkerende factuur wordt verstuurd en de klant betaalt hem elke maand
Teams die willen dat elke klantmail in Gmail of Outlook vanzelf in de CRM wordt vastgelegd
Bureaus die klanttevredenheidsenquêtes willen versturen of een helpcenter vanuit de CRM willen runnen

Veelgestelde vragen

Wat maakt een CRM voor bureaus anders dan een sales-CRM?

Een sales-CRM stopt zodra de deal is binnen. Een bureau heeft de offerte, het contract, de projecturen en de retainerfactuur nodig bij dezelfde klant, en CRM Business Hub houdt dat allemaal bij elkaar.

Hoe komen nieuwe leads bij de juiste accountmanager?

Toewijzingsregels werken per leadbron, in rotatie of naar een vaste persoon. Elke lead heeft ook zijn campagnewaarden, zodat je weet welke campagne hem bracht.

Kunnen we een vaste prijs factureren en toch de uren bijhouden?

Ja. Het project wordt gefactureerd als vaste prijs terwijl het team tijd blijft registreren, en het winstgevendheidsrapport laat zien of de prijs de bestede uren dekte.

Hoe voorkomen we dat extra werk ongefactureerd blijft?

Zet extra's als optionele onderdelen op de offerte, registreer extra uren als factureerbare tijd en markeer kosten van freelancers of media als doorbelastbare kosten. Alles staat klaar wanneer je factureert.

Kunnen we nieuwe klantprojecten starten vanuit een sjabloon?

Ja. Bewaar een project met taken en mijlpalen als sjabloon en maak het volgende daarmee aan. De data schuiven mee naar de nieuwe startdatum.

Kunnen we vanuit de CRM videogesprekken met klanten plannen?

Ja, met Meeting Hub in dezelfde werkruimte. Plan een afspraak vanuit een lead, een deal of een klant, en de link wordt als activiteit op het dossier bewaard.

Kosten freelancers die we voor een campagne inhuren extra?

Nee. De prijs geldt per werkruimte, dus freelancers werken voor de campagne in jouw werkruimte en de maandprijs blijft gelijk.

Lees verder

Klaar wanneer jij dat bent

Richt het in in je eigen workspace en zie hoe het werkt met jouw gegevens.

14 dagen gratis proberen

Altijd opzegbaar
Geen lange contracten
14 dagen gratis

Een CRM voor bureaus dat elke klant volgt van pitch tot retainerfactuur

Zo ziet het er in de praktijk uit

De pitch van de campagne van vorige week

Scope, extra's en akkoord

Budgetcheck op vrijdag

Freelancers, licenties en mediakosten

Wat je krijgt

Leads met hun campagne erbij

Offertes met optionele extra's en online akkoord

Projecten die hun budget kennen

Tijd op elke taak, factureerbaar of niet

Retainercontracten en terugkerende facturen

Een CRM voor bureaus dat de winst per project toont