Omzetlekkage is geld dat een bedrijf heeft verdiend met werk dat al is uitgevoerd, maar dat nooit wordt gefactureerd, te laag wordt gefactureerd of te laat wordt geïnd. Bij kleine bedrijven verdwijnt het grootste deel daarvan tussen de offerte en de factuur.
Het ziet er zelden uit als een probleem. Niemand steelt iets en geen enkele fout is groot. Een vergeten extra uur hier, een oude prijs daar, een factuur die twee weken na de klus de deur uitgaat. Opgeteld over een jaar is het vaak meer dan het bedrijf ooit in één keer zou accepteren te verliezen.
De weg die elke verkoop aflegt
Wat u ook verkoopt, het pad is grofweg hetzelfde:
- Offerte: u vertelt de klant wat het gaat kosten.
- Acceptatie of bestelling: de klant zegt ja, schriftelijk, telefonisch of per e-mail.
- Levering: u voert het werk uit of verstuurt de goederen.
- Factuur: u factureert wat er is geleverd.
- Betaling: het geld komt binnen en wordt gekoppeld aan de factuur.
Elke overdracht tussen deze stappen is een plek waar informatie kan wegvallen. Hoe meer daarvan op papier gebeurt, in iemands hoofd of door overtypen van het ene document naar het andere, hoe meer er wegvalt.
Zeven plekken waar het geld verloren gaat
| # | Lek | Hoe het gebeurt | Wat u merkt |
|---|---|---|---|
| 1 | Verlopen offertes | Een offerte van maart wordt in augustus geaccepteerd, tegen de prijzen van maart | De marge op de klus is lager dan gepland, niemand weet waarom |
| 2 | Niet-gefactureerd meerwerk | "Nu we er toch zijn"-aanpassingen, uitgevoerd maar nooit genoteerd | De klus duurde langer dan geoffreerd, de factuur komt overeen met de offerte |
| 3 | Fouten bij overtypen | Regels die handmatig van de offerte naar de factuur worden gekopieerd | Een ontbrekende regel, een verkeerde hoeveelheid, een oud btw-tarief |
| 4 | Ongedocumenteerde kortingen | Prijzen verlaagd in een gesprek of stilletjes in het document | Kortingen die niemand aan het einde van het jaar kan optellen |
| 5 | Laat factureren | De factuur gaat de deur uit wanneer iemand tijd vindt | De betalingstermijn start weken nadat het werk is afgerond |
| 6 | Geen opvolging | De factuur wordt verstuurd en vergeten tot iemand de bank controleert | Achterstallige facturen worden maanden later ontdekt |
| 7 | Niet-gekoppelde betalingen | Deelbetalingen of een overschrijving zonder referentie | Facturen die als open staan gemarkeerd terwijl ze betaald zijn, of andersom |
Sommige hiervan kosten marge (1, 2, 3, 4). Andere kosten geld en tijd (5, 6, 7). Beide zijn belangrijk, maar vragen om verschillende oplossingen.
Waar het op neerkomt: een rekenvoorbeeld
Neem een klein installatiebedrijf met 40 klussen per maand tegen gemiddeld €2.500, dus ongeveer €100.000 per maand en €1,2 miljoen per jaar. De aannames hieronder zijn bewust bescheiden.
| Lek | Aanname | Per maand | Per jaar |
|---|---|---|---|
| Niet-gefactureerd meerwerk | 4 klussen per maand met €150 aan extra's die niet worden gefactureerd | €600 | €7.200 |
| Ongedocumenteerde kortingen | 5 klussen per maand afgerond naar beneden met 5% | €625 | €7.500 |
| Verlopen offertes | 3 klussen per maand tegen prijzen die 4% onder de huidige lijst liggen | €300 | €3.600 |
| Fouten bij overtypen | Ongeveer één factuur per maand €200 te laag | €200 | €2.400 |
| Totaal verloren marge | €1.725 | €20.700 |
Dat is ongeveer 1,7% van de omzet. Het klinkt weinig totdat u het vergelijkt met de winst: voor een bedrijf met een nettomarge van 10% is het een zesde van de jaarwinst.
Laat factureren staat niet in de tabel, omdat het het bedrag niet verlaagt, alleen wanneer het binnenkomt. Maar het is ook niet gratis. Als facturen gemiddeld 12 dagen na de klus de deur uitgaan, staat er bij €100.000 per maand grofweg €40.000 permanent vast in afgerond werk dat nog niet is gefactureerd. Dat is geld dat het bedrijf voorfinanciert uit eigen middelen of via de kredietlijn.
Lek voor lek: wat het oplost
Verlopen offertes
Een offerte zonder einddatum is een prijsbelofte zonder einddatum. Zet een geldigheidsdatum op elke offerte, doorgaans 14 tot 30 dagen, en bepaal vooraf wat er daarna gebeurt: of de offerte wordt opnieuw uitgebracht tegen actuele prijzen, of iemand beslist bewust de oude prijs te honoreren. Wat niet mag gebeuren, is dat een oude pdf wordt geaccepteerd en niemand de datum controleert.
Niet-gefactureerd meerwerk
De oplossing is een gewoonte, geen software: alles buiten de offerte wordt genoteerd voordat het wordt uitgevoerd, zelfs als een notitie van één regel met een prijs, en de klant bevestigt die. Dat maakt van "nu we er toch zijn" een wijzigingsopdracht. Bij het factureren wordt de factuur opgebouwd uit de offerte plus de wijzigingsopdrachten, niet uit de offerte alleen.
Een nuttige wekelijkse check: vergelijk de werkelijk bestede uren per klus met de uren in de offerte. Een klus die 30% langer duurde dan geoffreerd, had ofwel niet-gefactureerde extra's of was te laag geoffreerd. Beide zijn de moeite waard om te weten.
Fouten bij overtypen
Elke keer dat een regel een tweede keer wordt getypt, kan die anders worden getypt. De betrouwbare oplossing is helemaal niet overtypen: de geaccepteerde offerte wordt de factuur, met dezelfde regels, hoeveelheden, prijzen en btw-tarieven, en alleen de verschillen worden aangepast. Dit is de grootste verbetering voor bedrijven die nog met een tekstverwerker of spreadsheet werken.
Ongedocumenteerde kortingen
Als een prijs wordt verlaagd, moet dat verschijnen als een kortingsregel, niet als een gewijzigde eenheidsprijs. Dan is de korting zichtbaar voor de klant (die moet zien wat hij heeft gekregen) en voor u aan het einde van de maand. De cijfers zijn vaak verrassend. Een apart artikel behandelt hoeveel een korting echt kost.
Laat factureren
Factureer op de dag dat het werk klaar is, of in een vast ritme voor doorlopend werk: elke vrijdag, of op de eerste van de maand. Uw betalingstermijn start pas wanneer de klant de factuur heeft, dus twee weken vertraging in factureren is twee weken vertraging in betaling, bovenop de termijn die u hebt afgesproken. Hoe die termijnen werken, van netto 30 tot korting bij vroeg betalen, wordt uitgelegd in Betaalvoorwaarden uitgelegd: Netto 30, Netto 60 en 2/10 netto 30.
Voor werk dat elke maand tegen dezelfde prijs terugkeert, zoals onderhoudscontracten of supportpakketten, verwijdert een periodieke factuur de stap volledig.
Geen opvolging
Een factuur waar niemand naar omkijkt, is het duurste lek van allemaal, omdat het kan uitmonden in een volledig verlies. Bepaal vooraf wanneer een herinnering de deur uitgaat en maak er een routine van in plaats van iets persoonlijks. Wat een onbetaalde factuur werkelijk kost naarmate hij langer openstaat, wordt doorgerekend in Wat er gebeurt als een factuur onbetaald blijft.
Niet-gekoppelde betalingen
Vraag klanten om het factuurnummer als betalingskenmerk te gebruiken en zet het prominent op de factuur. Leg deelbetalingen direct vast op de factuur, zodat het openstaande bedrag altijd klopt. Koppel de bankrekening minstens één keer per week aan de openstaande facturen.
Een wekelijkse check van tien minuten
De meeste lekken hierboven zijn te vangen met één korte routine:
| Vraag | Vangt |
|---|---|
| Welke klussen zijn deze week afgerond maar nog niet gefactureerd? | Laat factureren |
| Heeft een klus merkbaar langer geduurd dan geoffreerd? | Niet-gefactureerde extra's, te laag offeren |
| Welke geaccepteerde offertes zijn ouder dan hun geldigheidsdatum? | Verlopen prijzen |
| Welke kortingen zijn deze week gegeven, en op welke klussen? | Sluipende kortingen |
| Welke facturen zijn achterstallig en hebben nog geen herinnering gehad? | Ontbrekende opvolging |
| Welke betalingen zijn binnengekomen zonder bijbehorende factuur? | Niet-gekoppelde betalingen |
Als het beantwoorden van een van deze vragen meer dan een minuut kost, is dat op zichzelf de bevinding: de informatie staat op te veel plekken.
Eén dossier van offerte tot betaling
De gemeenschappelijke oorzaak achter de meeste van deze lekken is dat de offerte, de factuur en de betaling op verschillende plekken leven: een document op een laptop, een factuur in een aparte tool, de betaling op de bankrekening. Elke overdracht daartussen is handwerk.
In CRM Business Hub staan offertes en facturen op hetzelfde klantdossier in uw KIMISUITE-werkruimte. Een geaccepteerde offerte wordt omgezet in een factuur in plaats van overgetypt, offertes hebben een geldigheidsdatum, kortingen worden als korting getoond en openstaande facturen blijven zichtbaar tot ze betaald zijn. Het neemt de noodzaak van de wekelijkse check niet weg, maar zorgt dat de check tien minuten duurt in plaats van een middag.
Vind eerst uw eigen grootste lek. Voor de meeste kleine bedrijven is dat niet-gefactureerde extra's of laat factureren, en beide zijn binnen een maand op te lossen. CRM Business Hub wordt per werkruimte gefactureerd, niet per gebruiker. Altijd opzegbaar · Geen minimumtermijn · 14 dagen gratis.
