In Duitsland moet elk bedrijf sinds 1 januari 2025 gestructureerde e-facturen van andere binnenlandse bedrijven kunnen ontvangen, en de verplichting om ze te versturen volgt in twee stappen: vanaf 1 januari 2027 voor de meeste bedrijven en vanaf 1 januari 2028 voor iedereen.
De regel komt uit de Wet groeikansen (Wachstumschancengesetz), die § 14 van de Duitse btw-wet (UStG) heeft gewijzigd. Het federale ministerie van Financiën (BMF) heeft de details toegelicht in twee brieven, van 15 oktober 2024 en 15 oktober 2025, en in een openbare FAQ. Hier leest u wat wanneer geldt, wie erdoor wordt geraakt en wat "e-factuur" in deze context betekent.
De tijdlijn in één oogopslag
| Datum | Wat geldt | Wie |
|---|---|---|
| Sinds 1 januari 2025 | U moet e-facturen kunnen ontvangen | Alle binnenlandse bedrijven, inclusief kleine ondernemers onder de Kleinunternehmer-regeling |
| Tot 31 december 2026 | U mag nog papieren facturen versturen, of andere elektronische formaten zoals pdf als de ontvanger akkoord gaat | Alle bedrijven |
| Vanaf 1 januari 2027 | U moet e-facturen versturen voor binnenlandse B2B-verkopen | Bedrijven met een totale omzet boven EUR 800.000 in het voorgaande jaar (2026) |
| Tot 31 december 2027 | Papieren of andere elektronische facturen blijven toegestaan | Bedrijven met een omzet van EUR 800.000 of minder in het voorgaande jaar |
| Tot 31 december 2027 | Bestaande EDI-procedures die niet aan de e-factuurdefinitie voldoen, blijven toegestaan | Alle bedrijven die EDI gebruiken |
| Vanaf 1 januari 2028 | E-facturen zijn verplicht voor binnenlandse B2B-facturen | Alle bedrijven |
Ontvangen is het makkelijke deel: volgens het BMF is een gewone e-mailinbox voldoende om een e-factuur te ontvangen. Het echte werk zit in het versturen.
Wie erdoor wordt geraakt, en wie niet
De verplichting geldt voor facturen tussen bedrijven die in Duitsland gevestigd zijn voor binnenlandse verkopen. Ze geldt niet voor:
- facturen aan particuliere consumenten (B2C)
- facturen voor kleine bedragen tot EUR 250 bruto (§ 33 UStDV)
- vervoerbewijzen voor personenvervoer
- bedrijven die de Kleinunternehmer-regeling gebruiken, die vrijgesteld zijn van het versturen van e-facturen maar ze nog wel moeten kunnen ontvangen
Als u vooral aan consumenten verkoopt, verandert er aan de verzendkant weinig. Als u aan andere Duitse bedrijven verkoopt, raakt het vrijwel elke factuur die u vanaf 2027 of 2028 schrijft.
Wat telt als e-factuur
Hier ontstaan de meeste misverstanden. Onder de nieuwe § 14 UStG is een e-factuur een factuur die wordt opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat dat automatische verwerking mogelijk maakt. Het BMF stelt dat dit met name het geval is wanneer de factuur voldoet aan de Europese norm EN 16931.
| Formaat | E-factuur onder § 14 UStG? |
|---|---|
| Papieren factuur | Nee, "andere factuur" (alleen toegestaan tijdens de overgangsperiode) |
| Pdf per e-mail | Nee, een pdf is een "andere factuur", geen e-factuur |
| Gescande factuur | Nee |
| XRechnung | Ja, door het BMF genoemd als voldoend aan de eisen |
| ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1 | Ja, behalve de profielen MINIMUM en BASIC-WL |
| EDI-formaten | Alleen onder voorwaarden; overgang tot eind 2027 |
Een hybride formaat zoals ZUGFeRD combineert een leesbare pdf met een ingesloten XML-bestand. Voor de belasting telt het gestructureerde XML-deel.
Hoe e-facturen worden verzonden
De wet schrijft geen verzendkanaal voor. E-mail is uitdrukkelijk toegestaan en partijen kunnen andere routes afspreken, zoals een portaal of een interface. Duitsland heeft geen centraal clearingplatform: facturen hoeven niet te worden gemeld bij of goedgekeurd door de belastingdienst voordat ze de klant bereiken. Dit onderscheidt Duitsland van landen zoals Italië, waar facturen via een staatssysteem lopen.
E-factureren is ook niet hetzelfde als fiscalisatie. Fiscalisatie gaat over kassa's en bonnen; e-factureren gaat over facturen tussen bedrijven. Duitsland reguleert beide, onder afzonderlijke regels.
Een uitgewerkt voorbeeld
Twee Duitse bedrijven, beide verkopend aan andere bedrijven:
| Studio A (ontwerpbureau) | Groothandel B | |
|---|---|---|
| Totale omzet 2026 | EUR 640.000 | EUR 2,1 miljoen |
| E-facturen ontvangen | Verplicht sinds 2025 | Verplicht sinds 2025 |
| E-facturen versturen in 2027 | Nog niet verplicht, papier of pdf nog toegestaan | Verplicht vanaf 1 januari 2027 |
| E-facturen versturen vanaf 2028 | Verplicht | Verplicht |
Studio A heeft nog een jaar overgang, maar haar klanten geven in 2027 mogelijk al de voorkeur aan gestructureerde facturen. Het praktische advies voor beide is hetzelfde: wacht niet tot de laatste maand.
De bedragen op de factuur veranderen niet. Een factuur van EUR 4.200 netto tegen 19 % btw toont nog steeds EUR 798 btw en EUR 4.998 bruto, of ze nu op papier of als XML binnenkomt. Wilt u netto, btw en bruto snel controleren, dan doet de btw-calculator dat voor elk tarief.
Wat u nu moet doen
- Controleer uw ontvangstproces. Kan uw boekhouding een XRechnung- of ZUGFeRD-bestand lezen, of opent iemand de XML met de hand? Dit is sinds januari 2025 verplicht.
- Bepaal uw groep. Kijk naar uw omzet over 2026. Boven EUR 800.000 verstuurt u e-facturen vanaf 1 januari 2027; op of onder dat bedrag vanaf 1 januari 2028.
- Schoon uw klantgegevens op. Gestructureerde formaten vereisen volledige gegevens: btw-nummer, correcte officiële bedrijfsnamen, adressen en, voor overheidsklanten, de routing-ID (Leitweg-ID).
- Vraag uw softwareleverancier precies uit. Vraag niet "Bent u klaar voor e-factureren?" maar "Welk formaat genereert u, en voldoet het aan EN 16931?". Laat uw belastingadviseur het antwoord voor uw situatie bevestigen.
- Plan de overstap. Van systeem wisselen gaat het makkelijkst aan het begin van een maand of kwartaal, met een korte overlap. We beschrijven de stappen in hoe u van factureringssysteem wisselt zonder één klantrecord te verliezen.
Waar KIMISUITE past
CRM Business Hub houdt klanten, offertes, facturen en betalingen op één plek, zodat de gegevens die een gestructureerde factuur nodig heeft op het klantrecord staan in plaats van in een spreadsheet. Een Duits bedrijf kan het gebruiken voor zijn facturering. Welk e-factuurformaat uw bedrijf moet versturen, en vanaf wanneer, hangt af van de bovenstaande regels; bevestig de formaatvraag vóór 2027 met ons en uw belastingadviseur in plaats van te vertrouwen op een algemene belofte van welke aanbieder dan ook.
Altijd opzegbaar · Geen minimumtermijn · 14 dagen gratis
Dit artikel vat de juridische situatie samen per september 2026 en is geen belastingadvies.
