Een restaurant kan op twee manieren tafelreserveringen aannemen. Een boekingsplatform toont je vrije tafels in een marktplaats-app en bevestigt ze direct, op basis van capaciteitsregels die je daar instelt. Een reserveringsaanvraag komt binnen via je eigen website, en je team accepteert of weigert die, meestal binnen enkele minuten. Beide werken. Ze lossen verschillende problemen op, en veel restaurants die een alternatief voor hun boekingsplatform zoeken, vragen zich eigenlijk af welke van de twee ze nodig hebben.
In dit artikel vergelijken we beide eerlijk en krijg je een korte reeks vragen om te kiezen.
Waar een boekingsplatform goed in is
Platforms zijn in de eerste plaats marktplaatsen en pas daarna reserveringssystemen. Hun sterke punten:
- Nieuwe gasten vinden je. Mensen bladeren door de app, filteren op buurt en keuken en ontdekken restaurants die ze nog niet kenden. Voor een nieuw restaurant of in een toeristische omgeving kan dat bereik veel waard zijn.
- Directe bevestiging. De gast kiest een tijd en krijgt meteen een bevestiging.
- Capaciteitsregels. Je legt tafelgroottes, tafelduur en het aantal couverts per tijdslot vast; het systeem vult de zaal.
- Reviews en loyaliteitsprogramma's in de app.
De prijs daarvoor is meestal tweeledig: een vergoeding (per geboekte gast, een maandabonnement of allebei, afhankelijk van het platform en je contract; bekijk de actuele prijslijst) en de relatie met de gast. De gast heeft "via de app" geboekt, krijgt daarna vaak de marketing van die app en boekt de volgende keer misschien bij je buurman, vanaf hetzelfde scherm.
Waar een reserveringsaanvraag goed in is
Een aanvraag is een reserveringsformulier op je eigen website, in je eigen huisstijl, met je eigen regels:
- De gast is je gast. Hij heb je gevonden, op je site geboekt, en zijn gegevens blijven bij jou.
- Je beslist over elke reservering. Een tafel voor acht op een drukke zaterdag, een groep die op het terras wil zitten, een gast die je kent: je team kijkt eerst voordat het ja zegt.
- Geen vergoeding per gast aan een derde partij voor reserveringen via je eigen site.
- Ruimte voor speciale wensen. Een opmerkingenveld, een voorkeursplek, een verjaardag.
De keerzijde is dat de gast op je antwoord wacht, en dat niemand je nieuw ontdekt via een marktplaats. Een aanvraag werkt bovendien alleen als iemand snel reageert: een aanvraag die drie uur blijft liggen, is een verloren tafel.
Vijf vragen om te kiezen
- Waar komen je gasten nu vandaan? Als de meesten je al kennen, omdat ze langslopen, terugkomen of je via je eigen website en sociale media vinden, dan vangt een aanvraagformulier op je site ze op zonder tussenpersoon. Ben je afhankelijk van ontdekt worden, dan brengt een platform mensen die je anders niet bereikt.
- Hoe druk is het op piekmomenten? Een zaal die elke vrijdag vanzelf volloopt, heeft meer aan capaciteitsregels dan aan bereik. Een zaal met lege tafels op dinsdag heeft meer aan bereik dan aan regels.
- Kan iemand tijdens openingstijden binnen enkele minuten reageren? Zo ja, dan voelen aanvragen bijna net zo snel als direct boeken. Houdt niemand de inbox in de gaten, gebruik dan ergens direct boeken.
- Hoe groot zijn je tafels en groepen? Grote of gemengde groepen, aparte ruimtes en vaste menu's zijn makkelijker te regelen als aanvraag.
- Wat kost een no-show je? Vul je cijfers in bij de no-show-kostencalculator en vergelijk dat bedrag met wat een platform voor dezelfde reserveringen zou kosten.
Veel restaurants combineren beide: een platform voor nieuwe gasten en een paar tafels, en de eigen website voor vaste gasten, groepen en iedereen die hen al kent. Wat dan telt, is één plek waar alle reserveringen samenkomen, zodat geen tafel twee keer wordt vergeven.
Wat aanvragen in de praktijk laat werken
- Toon je echte openingstijden, met lunch en diner als aparte tijden, en bijzondere dagen.
- Stel online een minimale aanlooptijd en een maximale groepsgrootte in, zodat niemand over twintig minuten een tafel voor twaalf aanvraagt.
- Ontvang direct een melding op je telefoon, niet per e-mail aan het eind van de dag.
- Bevestig of weiger met een reden, zodat de gast weet waar hij aan toe is.
- Geef de gast een manier om te annuleren, zodat een annulering je bereikt in plaats van een lege tafel.
- Plan de zaal per dag, zodat je ziet welke tafels bezet zijn voordat je bevestigt.
Hoe Restaurant Hub reserveringsaanvragen afhandelt
In Restaurant Hub, de menu- en reserveringsapp van KIMISUITE, reserveren gasten via een Table Booking-widget op je eigen website, gemaakt in Widget Creator. Elke reservering komt binnen als aanvraag die je team goedkeurt of weigert, met een reden die naar de gast wordt gestuurd. Restaurant Hub neemt geen reserveringen direct aan op basis van capaciteit; het restaurant bevestigt altijd.
Wat je kunt instellen en zien:
- Reserveringsregels: aanlooptijd, maximaal aantal gasten per online reservering en het tijdraster; de server controleert openingstijden, sluitingsdagen, aanlooptijd en groepsgrootte voordat een aanvraag wordt geaccepteerd
- Openingstijden met twee tijdvakken per weekdag en afwijkende tijden of sluitingsdagen per datum
- Ruimtes en tafels, bijvoorbeeld restaurant en terras, en een tafelplan per dag met vrije en bezette tafels
- Directe meldingen in Telegram bij elke nieuwe aanvraag en bij annuleringen door gasten, voor elk teamlid in een eigen chat
- Een link voor de gast in de bevestigingsmail om de reservering te bekijken, te annuleren of in de agenda te zetten; als een gast annuleert, krijgt het restaurant een e-mail
- Handmatige reserveringen voor telefonische boekingen, en printbare lijsten en tafelkaartjes per reservering
Meer over de functie lees je bij tafelreserveringen voor restaurants, en over prijzen zonder vergoeding per couvert bij reserveringen zonder kosten per couvert.
