Deze checklist voor het plannen van kerstfeesten is bedoeld voor de kant van de locatie: het hotel, restaurant of de evenementenlocatie die in december gezamenlijke kerstavonden verkoopt. Op zulke avonden boeken meerdere bedrijven en groepen plaatsen voor hetzelfde feest: een driegangendiner, een welkomstdrankje, een dj en dansen tot laat. Ze kunnen een dozijn vrijdagen en zaterdagen achter elkaar vullen, en ze leveren meer vragen, menuwijzigingen en facturen op dan welke andere maand ook.
De checklist volgt het seizoen van de eerste planningsstap tot de laatste avond en behandelt wat de organisator op kantoor van jou nodig heeft, want die persoon bepaalt waar het team volgend jaar naartoe gaat. Laat begonnen? Verderop staat een versie voor vier weken.
Gezamenlijke feestavonden of exclusieve afhuur?
De meeste locaties bieden twee producten aan, en die plan je verschillend:
- Gezamenlijke feestavonden. Je bepaalt de data, het menu en de prijs per persoon. Groepen van verschillende bedrijven boeken plaatsen, van een paar collega's tot een complete afdeling, en zitten aan eigen of gedeelde tafels.
- Exclusieve afhuur. Eén bedrijf huurt de hele zaal voor een avond. Meestal is dat een contract met een minimale besteding, geen ticketverkoop.
De rest van deze checklist gaat over gezamenlijke avonden.
Drie tot vier maanden vooraf: het seizoen inrichten
- Kies de data. Doorgaans elke vrijdag en zaterdag van eind november tot vlak voor kerst, plus een paar donderdagen als de vraag groot is.
- Leg de capaciteit per avond vast. Tel de plaatsen met de tafels in feestopstelling, niet in je normale restaurantopstelling.
- Bepaal het arrangement. Welkomstdrankje, drie gangen met keuze uit hoofdgerechten, koffie, dj tot een vast tijdstip. Schrijf ook op wat er niet bij inbegrepen is.
- Stel de prijs per persoon vast. Zie de volgende paragraaf.
- Stel je voorwaarden op. Aanbetaling of volledige betaling, de deadline voor definitieve aantallen en menukeuzes, wat er gebeurt als een groep kleiner wordt. Publiceer ze vóór de eerste boeking.
In Event Ticket Hub, de ticketingapp in KIMISUITE, is een heel seizoen één evenement met een wekelijkse reeks data (tot 120). Elke avond houdt zijn eigen aantal plaatsen, eigen deelnemerslijst en eigen verkoopcijfers.
Prijs per persoon: reken per avond
Elke feestavond heeft vaste kosten (dj, extra personeel, decoratie) en kosten per gast (eten, welkomstdrankje). Een voorbeeld voor één avond:
- Vaste kosten 900 EUR, eten en drinken 32 EUR per gast, 120 plaatsen
- Je rekent met 75 % verkochte plaatsen, dat zijn 90 gasten
- 900 / 90 = 10 EUR vaste kosten per gast, plus 32 EUR: 42 EUR
- Met een veronderstelde transactiekost van 3 % is de break-evenprijs 42 / 0,97 = 43,30 EUR
- Voor 600 EUR winst per avond: 50,17 EUR
- Bij een geplande prijs van 49 EUR draai je quitte na 58 gasten
In dit voorbeeld zit geen btw. Reken je eigen cijfers door in de calculator voor ticketprijzen met je transactiekosten en het btw-tarief voor je tickets, en prijs rustige avonden apart: een donderdag op 50 % vraagt om een andere prijs dan een uitverkochte zaterdag.
Over twaalf avonden tellen kleine kosten per ticket flink op. De calculator voor ticketkosten laat zien wat ticketingkosten je over het hele seizoen kosten.
Twee tot drie maanden vooraf: de verkoop openen
- Vroegboekprijs. Geef die een verkoopperiode die eindigt op een datum die je zelf kiest, zodat de normale prijs vanzelf ingaat.
- Limiet per bestelling. Stel een maximum per bestelling in, zodat één bedrijf niet alle plaatsen op de drukste zaterdag kan opkopen.
- Menuvraag per gast. Een verplichte keuzevraag met je voor- en hoofdgerechten levert exacte aantallen per avond op. Voeg een tweede vraag toe voor allergieën en diëten.
- Bankoverschrijving. Veel bedrijven betalen per overschrijving. Staat die optie aan, dan gaan je bankgegevens mee met de boeking en blijven de plaatsen gereserveerd tot de betaaltermijn verloopt.
- Bedrijfsgegevens. Organisatoren vullen bij het afrekenen bedrijfsnaam, adres en btw-nummer in, zodat de factuur in één keer klopt.
- Eerst je vaste klanten. Mail de organisatoren van vorig jaar voordat je gaat adverteren. Met een vouchercode ontgrendelen alleen zij een verborgen vroegboekticket.
Wat de organisator op kantoor van jou nodig heeft
Denk aan de persoon op de administratie of bij HR die gevraagd is om "de kerstborrel even te regelen". Die heeft nodig:
- Eén prijs per persoon die in een budget past, inclusief wat erbij inbegrepen is
- Eén bestelling voor het hele team, niet 14 losse betalingen
- Een factuur op bedrijfsnaam
- Tijd om namen en menukeuzes te verzamelen, en een duidelijke deadline voor de definitieve aantallen
- Een bevestiging die ze kunnen doorsturen naar collega's
In Event Ticket Hub boekt de organisator alle plaatsen in één bestelling en vult per ticket de menukeuze in. Met gepersonaliseerde tickets kunnen namen tot de door jou ingestelde deadline op de bestelpagina worden gewijzigd, handig als iemand ziek is. De organisator vindt de boeking altijd terug met het bestelnummer en het e-mailadres.
Een maand vooraf: de aantallen op orde houden
- Houd de verkoop per avond in de gaten en zet rustige avonden extra in je marketing.
- Herinner organisatoren aan de deadline voor het menu.
- Geef de keuken een eerste telling per avond en plan het personeel op basis van de echte aantallen.
- Verwerk telefonische boekingen handmatig: je maakt de bestelling zelf aan, betaald of met openstaande betaling, en de tickets gaan per e-mail de deur uit.
Laat begonnen: de versie voor vier weken
Is de eerste feestavond nog maar een paar weken weg, beperk de lijst dan tot wat de avond beschermt:
- Publiceer de data, het arrangement en één prijs per persoon. Sla de vroegboekprijs over.
- Maak de menu- en allergievragen vanaf de eerste boeking verplicht per ticket.
- Leg de menudeadline ongeveer tien dagen voor elke avond en neem die op in je voorwaarden.
- Bel de organisatoren van vorig jaar zelf en voer hun boekingen in als handmatige bestellingen.
- Koppel de telefoons voor de deur vóór de eerste avond.
De feestavonden zelf
- Voor elke avond: print de deelnemerslijst met tickets en menukeuzes, of exporteer die naar Excel voor je tafelindeling.
- Aan de deur: groepen komen vlak na elkaar binnen. Je team scant tickets met de telefoon, zoekt op naam als iemand zijn ticket vergeten is en checkt een hele groep in één keer in.
- Na elke avond: het verkooprapport per datum toont brutoverkoop, terugbetalingen en check-ins, zodat je weet welke avonden je moet herhalen.
Januari: volgend jaar plannen
- Noteer welke avonden het eerst uitverkocht waren en welke kortingen nodig hadden.
- Vraag een paar organisatoren wat het boeken makkelijk of lastig maakte.
- Bewaar hun contactgegevens voor de mailing van volgend jaar. Zit Contacts in je workspace, dan komen kopers uit Event Ticket Hub daar zonder dubbele records terecht.
De checklist in één oogopslag
- Data, capaciteit, arrangement en prijs per avond vastgelegd
- Voorwaarden met aanbetaling, deadline en wijzigingen gepubliceerd
- Bestellimiet ingesteld, menu- en allergievragen verplicht per ticket
- Bankoverschrijving en bedrijfsgegevens bij het afrekenen ingeschakeld
- Organisatoren van vorig jaar als eersten benaderd
- Deelnemerslijst per avond geprint voor keuken en bediening
- Telefoons voor de deur gekoppeld, zoeken op gastnaam klaar
