Ein Silvester-Galadinner ist der eine Abend, den ein Restaurant oder Hotel als Komplettpaket verkauft: ein Platz am Tisch, ein festes Menü, Getränke, Musik und der Countdown um Mitternacht, alles zu einem Preis und im Voraus bezahlt. Plane ihn wie eine kleine Veranstaltung, nicht wie einen vollen Samstag: Ein paar Entscheidungen, die du jetzt triffst, bestimmen, ob der Saal am 31. Dezember voll ist und ob der Abend Geld verdient.
Hier kommen sie in der Reihenfolge, in der du sie brauchst, mit einem durchgerechneten Preisbeispiel. Wenn du das Ende Oktober oder im November liest, ist noch Zeit: Der Zeitplan rechnet vom Abend selbst zurück.
Zuerst das Format festlegen
Die meisten Betriebe landen bei einem von drei Formaten:
- Nur Dinner. Ein langes Menü, nach Mitternacht geht es nach Hause. Einfach umzusetzen, begrenzt durch deine Plätze.
- Dinner und Tanz. Erst das Galadinner, dann werden die Tische zur Seite geschoben und eine Band oder ein DJ spielt bis spät in die Nacht. Die übliche Wahl für Hotels und größere Restaurants.
- Dinner plus Partytickets. Die Dinnergäste sitzen zuerst; ab etwa 22:30 oder 23 Uhr kommt eine zweite Gruppe nur zur Party. So füllt sich der Saal noch einmal, wenn die Küche fertig ist.
Das Format bestimmt deine Ticketarten: Ein Dinnerticket und ein späteres Partyticket sind zwei Produkte mit zwei Preisen, damit niemand mit einem Partyticket um 20 Uhr vor der Tür steht.
Ausrechnen, was ein Platz kosten muss
Ein Galaticket trägt zwei Arten von Kosten:
- Fixkosten für den Abend: Band oder DJ, Deko und Blumen, zusätzliches Personal, Security, der Sekt um Mitternacht.
- Kosten pro Gast: das Menü, die Getränkepauschale, der Aperitif, ein Mitternachtssnack.
Ein Beispiel für einen Saal mit 20 Zehnertischen. Die Fixkosten liegen bei 4.500 EUR (Band 2.000, DJ nach Mitternacht 600, Deko 700, zusätzliches Personal 1.200). Speisen und Getränke kosten 60 EUR pro Gast. Du planst mit 90 % der 200 Plätze verkauft, also 180 Gästen, und 3 % Zahlungsgebühren.
- Jeder Gast trägt 4.500 / 180 = 25 EUR Fixkosten plus 60 EUR für Speisen und Getränke: 85 EUR.
- Nach 3 % Zahlungsgebühren bleiben dir von jedem Euro 97 Cent, der Break-even-Preis liegt also bei 85 / 0,97 = 87,63 EUR.
- Soll der Abend 3.000 EUR verdienen, steigt der Preis auf 104,81 EUR.
- Bei einem geplanten Preis von 120 EUR erreichst du den Break-even nach 80 Tickets, 40 % des Saals.
Die USt. lassen wir hier weg, damit die Rechnung nachvollziehbar bleibt. Im Ticketpreis-Rechner für Events trägst du den Mehrwertsteuersatz ein, der für deine Tickets gilt (frag deine Steuerberatung), dazu deine tatsächliche Zahlungsgebühr, und das Ergebnis passt sich an.
Am teuersten Ticketabend des Jahres tut eine prozentuale Gebühr pro Ticket mehr weh als sonst; der Ticketgebühren-Rechner zeigt, was Gebühren bei deiner Gästezahl ausmachen.
Einzelplätze oder ganze Tische?
Silvester buchen Paare und Freundesgruppen, und kaum jemand möchte einen Zehnertisch mit Fremden teilen. Drei Möglichkeiten:
- Pro Platz verkaufen. Am flexibelsten, aber am Ende hast du Tische mit drei, vier und drei Gästen, die du zusammenlegen musst.
- Ganze Tische verkaufen. Einfach zu planen, aber ein Paar kann nicht buchen.
- Beides, mit Mindestanzahl. Große Tische werden ganz oder pro Platz mit einer Mindestanzahl an Plätzen pro Buchung verkauft, und ein paar Zweiertische bleiben für Paare im Plan.
In Event Ticket Hub, der Ticketing-App in KIMISUITE, zeichnest du den Saal aus der Restaurantvorlage mit runden oder eckigen Tischen. Für jeden Tisch legst du fest, ob er pro Platz, als ganzer Tisch oder beides verkauft wird, mit Mindestbuchung, und die Gäste wählen ihren Tisch selbst im Plan aus. Mehr zum Zeichnen eines Saals findest du unter Platzbuchung online.
Menüwahl und Unverträglichkeiten
Ein festes Menü für 180 Gäste braucht genaue Zahlen. Frag sie bei der Buchung ab, nicht Ende Dezember am Telefon:
- eine Pflichtfrage pro Ticket zu Allergien und Ernährungsweise
- eine Auswahlfrage, wenn du verschiedene Hauptgänge anbietest
- eine klare Frist, nach der das Menü feststeht
In Event Ticket Hub lassen sich Buchungsfragen pro Bestellung oder pro Ticket stellen und als Pflichtfeld markieren. Die Antworten erscheinen in der Bestellung und in der Teilnehmerliste, die du für die Küche ausdruckst oder nach Excel exportierst.
Eine Getränkepauschale oder ein Parkplatz lässt sich bei der Buchung als Extra dazunehmen. Extras werden nie einzeln verkauft, damit niemand einen Parkplatz, aber kein Dinner hat.
Ein Zeitplan, der jetzt noch funktioniert
- Acht bis zehn Wochen vorher: Format und Preis festlegen, Saal zeichnen, Verkauf starten. Wenn noch Zeit für einen Frühbucherpreis ist, gib diesem Ticket ein eigenes Verkaufsfenster, damit der normale Preis automatisch übernimmt, oder lass den Preis nach einer bestimmten Zahl verkaufter Tickets steigen.
- Sechs bis acht Wochen vorher: zuerst deine Stammgäste informieren. Ein Gutscheincode kann ein verstecktes Ticket freischalten, das nur sie oder deine Hotelgäste sehen.
- Drei Wochen vorher: Menüwahl schließen, der Küche die Zahlen schicken, Personal planen.
- Die letzte Woche: telefonische Buchungen von Hand erfassen. In Event Ticket Hub legst du eine Bestellung selbst an, als bezahlt oder mit offener Zahlung, und die Tickets gehen sofort per E-Mail raus.
- 31. Dezember: Gäste per Smartphone einchecken, die letzten Partytickets an der Abendkasse verkaufen.
Zahlung und Stornierungen
Mit Event Ticket Hub zahlen die Gäste über dein eigenes Stripe-, PayPal- oder Bankart-Konto oder per Überweisung, das Geld geht also direkt auf dein Konto. KIMISUITE nimmt keine Gebühr pro Ticket. Wenn du eine eigene Buchungsgebühr erhebst, ist sie immer im Preis enthalten, den die Gäste sehen.
Firmen, die einen Tisch buchen, geben beim Checkout ihre Firmendaten für die Rechnung ein. Zahlen sie per Überweisung, gehen deine Bankdaten mit der Buchung raus, und die Plätze bleiben bis zur Fälligkeit reserviert.
Leg deine Stornobedingungen in deinen AGB fest, bevor du den Verkauf startest, auch ob Namen auf Tickets geändert werden dürfen. Bei personalisierten Tickets ändern Gäste den Namen selbst bis zu einer Frist, die du festlegst. Ist der Abend ausverkauft, bietet eine Warteliste zurückgegebene Tickets den Interessierten an, die benachrichtigt werden wollten, in der Reihenfolge ihrer Anmeldung.
Für Hotels: Dinner mit Übernachtung
Gäste suchen oft ein Galadinner mit Übernachtung. Die Zimmernacht bleibt in deinem Hotelsystem; das Dinner kannst du trotzdem als Ticket verkaufen. Ein sauberer Weg ist ein verstecktes Dinnerticket, das sich nur mit einem Gutscheincode öffnet, den du Gästen mit Zimmerbuchung gibst. So behältst du einen Tischplan und eine Küchenliste für alle.
Der Abend selbst
Der Scanner von Event Ticket Hub prüft signierte QR-Codes auch dann, wenn das WLAN aufgibt, und die Abendkasse verkauft die letzten Partytickets bar oder mit Karte und schließt die Schicht mit einem Z-Bericht ab. Mehr dazu im Leitfaden zur Abendkasse.
Checkliste
- Format und Ticketarten festgelegt, Preis im Rechner geprüft
- Saal gezeichnet: pro Platz, ganzer Tisch oder beides
- Allergie- und Menüfragen als Pflichtfrage pro Ticket
- AGB veröffentlicht, Menüfrist gesetzt
- Einlass-Smartphones am Vortag gekoppelt
