Document Sign

Arbeitsvertrag online unterschreiben und vor dem ersten Arbeitstag zurückhaben

Deine neue Mitarbeiterin startet am Montag und der Vertrag liegt noch in der Post. Schick ihn heute, hol ihn heute Abend vom Handy unterschrieben zurück und nutze den Papierweg nur für die wenigen Dokumente, die das Gesetz dafür vorsieht.

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Arbeitsvertrag online unterschreiben und vor dem ersten Arbeitstag zurückhaben

Was ein Vertrag per Post kostet

Wie viele Arbeitstage bleiben bis zum Start deiner neuen Kraft? Zähle sie mit dem Arbeitstage-Rechner und sende den Vertrag rechtzeitig.

Für dein Event ausrechnen

Remote- oder Umzugs-Neueinstellungen
zwei Briefe und die Tage, die sie brauchen, jeweils pro Richtung
Fehlende Unterschrift am ersten Tag
eine neue Kraft, die anfängt zu arbeiten, bevor die Konditionen unterschrieben sind
Dem Papierkram hinterherlaufen
Anrufe und E-Mails, um zu klären, ob der Vertrag angekommen und unterschrieben ist
Mit Document Sign
einmal senden, ein Status pro Person, ein versiegeltes PDF, wenn alle unterschrieben haben

Wenn du den Arbeitsvertrag online unterschreiben lässt, kommen die Konditionen deiner neuen Mitarbeiter vor dem ersten Arbeitstag unterschrieben zurück, mit einem Nachweis, den du ablegen kannst. Du lädst den fertigen Vertrag als PDF hoch, fügst die neue Kraft und die Person hinzu, die für das Unternehmen unterschreibt, setzt Felder für Unterschrift, Initialen und Datum und sendest ab. Die Mitarbeiterin unterschreibt im Browser auf dem Handy oder Computer, ohne Konto. Ihr beide erhaltet ein versiegeltes PDF mit einem Signaturzertifikat, das Namen, Zeiten, IP-Adressen, Geräte und jeden Schritt auflistet. Mit dem Signatur-Workflow unterschreibt die Führungskraft erst, nachdem die Mitarbeiterin unterschrieben hat, und Document Sign hält die Unterlagen jeder neuen Kraft in einem Projekt zusammen.

Sei dir klar darüber, was diese Signatur ist. Document Sign bietet eine einfache elektronische Signatur nach der EU-eIDAS-Verordnung. Nach eIDAS darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Nur eine qualifizierte elektronische Signatur hat aber dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche. Manche Arbeitsdokumente brauchen mehr. In Deutschland braucht zum Beispiel eine Befristung die Schriftform, die eine elektronische Signatur nur als qualifizierte ersetzt, und eine Kündigung oder ein Aufhebungsvertrag kann gar nicht elektronisch unterschrieben werden. Andere Länder haben eigene Regeln. Diese Seite ist keine Rechtsberatung: Prüfe die Regeln für dein Land und deine Vertragsart und lies den Unterschied zwischen einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter Signatur.

Was du bekommst

  • Arbeitsvertrag online unterschreiben, von jedem Handy

    Die neue Kraft öffnet den Link aus der E-Mail, blättert durch die Seiten, füllt die Felder nacheinander aus und unterschreibt mit dem Finger oder durch Eintippen des Namens. Ohne Konto und ohne App.

  • Erst die Mitarbeiterin, dann das Unternehmen

    Bei aktivierter Signaturreihenfolge wird die Geschäftsführung erst eingeladen, wenn die Mitarbeiterin unterschrieben hat. Die Führungskraft sieht ihre Eingaben auf den Seiten, nur lesbar.

  • Eine Kopie für die Lohnabrechnung

    Füge deine Buchhaltung oder deinen Lohnabrechnungsdienst als Empfänger hinzu, der nur eine Kopie erhält. Sie unterschreiben nicht, sind aber Teil des Dokuments.

  • Das ganze Starterpaket in einem Projekt

    Vertrag, Verschwiegenheitserklärung und IT-Richtlinie als einzelne Dokumente in einem Projekt pro neuer Kraft, mit dem Starttermin als Frist und einem Fortschrittsbalken.

  • Neue Kräfte, die eine andere Sprache lesen

    Wähle pro Empfänger die Sprache der E-Mails und der Signaturseite aus 16 Sprachen, während der Vertrag selbst in der Sprache bleibt, in der du ihn geschrieben hast.

  • Ein Nachweis, den du ablegen kannst

    Jede Seite trägt einen Stempel mit der Dokumentnummer. Das Signaturzertifikat, das digitale Siegel, die SHA-256-Fingerabdrücke und ein unabhängiger Zeitstempel machen spätere Änderungen sichtbar.

Probiere es mit dem nächsten Vertrag aus

Nimm ein Dokument, das in deinem Land eine einfache elektronische Signatur abdeckt, etwa ein Jobangebot oder eine IT-Richtlinie, und sende es mit Document Sign. Formen, die das Gesetz dem Papier vorbehält, bleiben auf Papier.

So funktioniert esAlle Tarife ansehen

So startest du

  1. Prüfe, welche Form das Dokument braucht

    Finde heraus, ob dein Land für diesen Vertrag oder diese Klausel die Schriftform oder eine qualifizierte Signatur verlangt. Nutze Document Sign für die Dokumente, die eine einfache elektronische Signatur abdeckt.

  2. Lade den fertigen Vertrag hoch

    Lade den Vertrag als PDF bis 25 MB mit einem klaren Titel hoch und lege ihn in ein Projekt für die neue Kraft.

  3. Füge Unterzeichner und Felder hinzu

    Füge die Mitarbeiterin und die Person hinzu, die für das Unternehmen unterschreibt, aktiviere die Signaturreihenfolge, ergänze die Lohnabrechnung als Kopie-Empfänger und setze Felder für Unterschrift, Initialen und Datum.

  4. Senden und ablegen

    Füge eine kurze Willkommensnachricht und ein Unterschriftsdatum vor dem ersten Arbeitstag hinzu. Erinnere bei Bedarf mit einem Klick und lade dann das versiegelte PDF für die Personalakte herunter.

Preise

Document Sign startet bei einem festen Monatspreis (siehe Preise) pro Workspace, nicht pro Mitarbeiter und nicht pro Signatur. Mitarbeiter zahlen nie und brauchen nie ein Konto.

Jeder Tarif legt fest, wie viele Dokumente du senden kannst und wie viel Speicher du für signierte Dateien hast.

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Passt das zu dir?

Passt, wenn

  • Kleine Arbeitgeber, die ein paar Leute pro Jahr einstellen und Verträge vor dem ersten Tag zurückhaben wollen
  • Läden, Agenturen und Büros mit Personal an mehreren Standorten
  • Arbeitgeber, die Leute im Ausland einstellen oder remote arbeiten
  • Büroleitungen, die auch Richtlinien, Verschwiegenheitserklärungen und Handbuch-Bestätigungen unterschrieben brauchen

Passt nicht, wenn

  • Dokumente, für die dein Land die Schriftform oder eine qualifizierte elektronische Signatur verlangt, etwa eine Befristung in Deutschland
  • Kündigungen und Aufhebungsverträge, bei denen das Gesetz die elektronische Form ausschließt, wie in Deutschland
  • Arbeitgeber, die Vertragsvorlagen wollen, die Namen und Gehälter selbst einsetzen: Document Sign signiert fertige Dokumente
  • Unternehmen, die erwarten, dass signierte Verträge automatisch in ein HR- oder Lohnsystem fließen

Häufige Fragen

Kann ich mit Document Sign einen Arbeitsvertrag online unterschreiben?

In vielen Fällen ja. Mit Document Sign unterschreiben Mitarbeiter und Unternehmen mit einer einfachen elektronischen Signatur nach eIDAS und erhalten ein versiegeltes PDF mit Signaturnachweis. Ob das genügt, hängt vom Land und von der Klausel ab. Prüfe die Regeln vor dem Versand.

Wann reicht eine einfache elektronische Signatur bei Arbeitsdokumenten nicht?

Wenn das Gesetz die Schriftform verlangt und die elektronische Form nicht akzeptiert oder nur als qualifizierte Signatur. In Deutschland braucht eine Befristung die Schriftform, die nur eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt, und Kündigungen lassen sich gar nicht elektronisch unterschreiben.

Bietet Document Sign eine qualifizierte elektronische Signatur?

Die Signatur, die Document Sign jedem Unterzeichner dieser Dokumente bietet, ist die einfache elektronische Signatur. Braucht ein Vertrag oder eine Klausel in deinem Land eine qualifizierte Signatur, unterschreibe sie mit einem qualifizierten Vertrauensdienst oder auf Papier.

Was sieht die Mitarbeiterin beim Unterschreiben?

Deine Nachricht, die Seiten des Vertrags, die Felder, die sie ausfüllen muss, und einen Zähler für das, was noch offen ist. Vor dem Abschluss bestätigt sie, dass sie elektronisch unterschreiben will. Sie kann auch ablehnen und einen Grund angeben.

Können Mitarbeiter bestätigen, dass sie das Handbuch oder eine Richtlinie gelesen haben?

Ja. Lade das Handbuch oder die Richtlinie als PDF hoch, füge neben dem Unterschriftsfeld ein Pflicht-Kontrollkästchen wie „Ich habe diese Richtlinie gelesen und verstanden“ hinzu und sende es an jeden Mitarbeiter. Das Zertifikat hält fest, wann jede Person unterschrieben hat.

Erlaubt das Nachweisgesetz den Nachweis der Arbeitsbedingungen als PDF?

Das Nachweisgesetz erlaubt den Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform, elektronisch übermittelt, wenn die Mitarbeiterin ihn speichern und ausdrucken kann und du eine Empfangsbestätigung verlangst. In Branchen wie Baugewerbe, Hotel und Gastronomie, Gebäudereinigung sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe ist dieser Weg versperrt: Der Nachweis muss auf Papier erfolgen und handschriftlich unterschrieben sein.

Werden die signierten Verträge außerhalb unseres Workspace geteilt?

Nein. Dokumente bleiben in deinem KIMISUITE-Workspace und werden nicht mit anderen Workspaces geteilt. Der Upload-Bildschirm sagt es deutlich: Deine Datei bleibt privat in diesem Workspace.

Ist das eine Rechtsberatung?

Nein. Diese Seite erklärt, was Document Sign tut, und nennt einige deutsche Regeln als Beispiele, entnommen aus dem Gesetz, wie es auf gesetze-im-internet.de veröffentlicht ist. Das Arbeitsrecht unterscheidet sich zwischen den Ländern. Frag im Zweifel eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

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