Document Sign ist jetzt in KIMISUITE verfügbar. Es erfüllt genau eine Aufgabe: Du lädst ein fertiges Dokument hoch, legst fest, wer wo unterschreiben muss, und erhältst ein versiegeltes PDF zurück, das zeigt, wer wann unterschrieben hat und dass danach nichts verändert wurde.
Es ist eine kostenpflichtige App, die du zu deinem Workspace hinzufügst, wie CRM Business Hub oder Service Manager. Hier ist, was sie kann – und genauso klar, was sie nicht kann.
Wofür sie gedacht ist
Die meisten kleinen Unternehmen schreiben Verträge nicht in einem Signatur-Tool. Der Mietvertrag, das Angebotsschreiben, der Lieferantenvertrag oder die Einwilligungserklärung existiert bereits als Word-Datei oder PDF. Was fehlt, ist der Teil danach: eine Unterschrift zu bekommen, ohne zu drucken, zu scannen und Leuten per E-Mail hinterherzulaufen.
Document Sign setzt genau an diesem Punkt an. Es hat keinen Dokumenteneditor und keine Vorlagen. Du bringst die fertige Datei mit, und die App übernimmt das Unterschreiben.
So funktioniert es, in drei Schritten
1. Hochladen. Leg ein PDF ab oder eine Word-, OpenDocument- oder RTF-Datei, die in PDF umgewandelt wird. Dateien können bis zu 25 MB groß sein. Du gibst ihr einen Titel (Empfänger sehen ihn in der E-Mail) und ordnest sie auf Wunsch einem Projekt zu.
2. Vorbereiten. Füg Empfänger mit Name und E-Mail hinzu und leg ihre Rolle fest: unterschreibt oder erhält eine Kopie. Platziere dann Felder auf den Seiten: Unterschrift, Initialen, vollständiger Name, E-Mail, Datum, Text und Kontrollkästchen. Textfelder und Kontrollkästchen können als Pflichtfelder markiert werden, und das Datum füllt sich automatisch aus, wenn der Empfänger unterschreibt. Wenn die Reihenfolge wichtig ist, aktiviere in Reihenfolge unterschreiben, und der nächste Unterzeichner wird erst eingeladen, wenn der vorherige unterschrieben hat. Eine kurze Checkliste zeigt dir, wann alles an seinem Platz ist.
3. Senden. Füg eine Nachricht, eine optionale Frist und automatische Erinnerungen hinzu und sende dann. Jeder Empfänger erhält einen Link.
Was der Unterzeichner sieht
Der Empfänger benötigt kein Konto. Er öffnet den Link auf Computer oder Handy, geht die Felder nacheinander durch und unterschreibt, indem er mit Maus, Finger oder Stift zeichnet oder seinen Namen eintippt. Bevor er abschließen kann, bestätigt er, dass er der elektronischen Unterzeichnung zustimmt. Wenn etwas nicht stimmt, kann er ablehnen und einen Grund angeben, und du wirst informiert.
Die Unterschriftenseite ist in 16 Sprachen verfügbar, und du kannst die Sprache pro Empfänger festlegen. Ein Kunde in Skopje kann die Unterschriftenseite auf Mazedonisch durchgehen, während ein Partner in Wien sie auf Deutsch sieht; das Dokument selbst bleibt genau so, wie du es hochgeladen hast.
Was du zurückbekommst
Wenn die letzte Person unterschrieben hat, ist das Dokument vollständig und du erhältst ein versiegeltes PDF:
| Teil | Was es enthält |
|---|---|
| Die unterschriebenen Seiten | Deine Originalseiten mit Unterschriften, Initialen, Namen, Daten, Texten und Häkchen |
| Dokumentstempel | Ein Stempel mit einer 8-stelligen Dokumentennummer auf jeder Seite |
| Unterschriftenprotokoll | Angehängte Seiten mit jedem Empfänger, seiner Rolle, wann er eingeladen wurde, geöffnet und unterschrieben hat, IP-Adresse und Gerät sowie der vollständigen Ereignishistorie |
| Digitales Siegel | Das fertige PDF ist digital versiegelt, sodass spätere Änderungen sichtbar werden |
| Zeitstempel | Ein unabhängiger RFC-3161-Zeitstempel über das unterschriebene PDF |
In der App siehst du außerdem die SHA-256-Fingerabdrücke der hochgeladenen und der unterschriebenen Datei, die Zeitstempeldetails und jeden Schritt der Historie: hochgeladen, gesendet, geöffnet, unterschrieben, abgelehnt, Erinnerungen, abgeschlossen.
Welche Art von Unterschrift es ist
Standardmäßig verwenden Unterzeichner eine einfache elektronische Signatur gemäß der EU-eIDAS-Verordnung, und jeder Unterzeichner bestätigt, dass er der elektronischen Unterzeichnung zustimmt. Für alltägliche Geschäftsunterlagen wie Angebote, Bestellungen, Serviceverträge, interne Freigaben und die meisten Kundeneinwilligungen ist dies das übliche Niveau.
Manche Dokumente erfordern mehr. Wo eine qualifizierte Signatur erforderlich ist, kannst du ab dem Business-Tarif das Niveau eines Unterzeichners auf Zertifikat auf Token festlegen: Er unterschreibt mit dem Zertifikat auf seinem eigenen USB-Token oder seiner Smartcard über den KIMISUITE Signer für Windows. Die einfache elektronische Signatur bleibt der Standard; die Token-Signatur ist eine Option für die Fälle, die sie erfordern.
Wenn du unsicher bist, welches Niveau ein Dokument benötigt, erklären wir die drei Stufen und wo der Unterschied relevant ist, in Was ist eine elektronische Signatur? Einfach, fortgeschritten und qualifiziert.
Den Überblick behalten
Das Dashboard zeigt, was auf Unterschriften wartet, was noch ein Entwurf ist und was kürzlich abgeschlossen wurde. Dokumente können in Projekte gruppiert werden, zum Beispiel alle Verträge für eine Immobilie oder eine Einstellung, mit einem Fortschrittsbalken pro Projekt. Unterschriftsereignisse erscheinen auch in der KIMISUITE-Benachrichtigungsglocke, und jede wartende Person kann mit einem Klick erinnert werden.
Was Document Sign nicht kann
Um die Erwartungen klarzustellen:
- kein Dokumenteneditor und keine Vorlagen; du lädst fertige Dateien hoch
- keine Verbindung zu CRM Business Hub oder Contacts; Empfänger werden mit Name und E-Mail eingegeben
- kein eigenes Branding auf der Unterschriftenseite
- keine öffentliche Verifizierungsseite für Dritte
Die Tarife richten sich nach versendeten Dokumenten pro Monat, nicht nach der Zahl der Nutzer. Entwürfe zählen erst, wenn sie gesendet werden.
Ausprobieren
Du kannst Document Sign noch heute zu deinem Workspace hinzufügen und dein erstes Dokument versenden. Sieh dir an, wie es funktioniert, auf der Document Sign App-Seite.
Jederzeit kündbar · Keine Mindestlaufzeit · 14 Tage kostenlos
