Eine elektronische Signatur besteht aus Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet, wie in der EU-Verordnung eIDAS definiert.
Die Definition ist weit gefasst: Ein getippter Name, eine auf dem Handy gezeichnete Unterschrift und eine zertifikatsbasierte Signatur von einer Smartcard fallen alle darunter. Der Unterschied liegt darin, wie viel sie darüber beweisen, wer unterzeichnet hat und ob das Dokument danach verändert wurde.
Die drei Stufen nach eIDAS
Die Regeln stammen aus der Verordnung (EU) Nr. 910/2014, bekannt als eIDAS, die in jedem EU-Mitgliedstaat unmittelbar gilt. Sie wurde 2024 durch die Verordnung (EU) 2024/1183 geändert, hauptsächlich um die Europäische Brieftasche für digitale Identität zu ergänzen; die drei Signaturstufen bleiben unverändert.
| Stufe | Rechtliche Definition (eIDAS) | Praktische Anforderungen | Rechtswirkung |
|---|---|---|---|
| Einfache elektronische Signatur (EES) | Art. 3 Nr. 10: elektronische Daten, die anderen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet | Nichts Bestimmtes. Eine gezeichnete oder getippte Unterschrift, ein Klick auf "Ich stimme zu", eine eingescannte Unterschrift in einer Datei | Darf nicht allein deshalb als Beweismittel abgelehnt werden, weil sie elektronisch ist (Art. 25 Abs. 1); ihre Beweiskraft wird im Einzelfall beurteilt |
| Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) | Art. 3 Nr. 11 und Art. 26: eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht dessen Identifizierung, mit Daten erstellt, die unter seiner alleinigen Kontrolle stehen, und so mit den Daten verbunden, dass jede spätere Änderung erkennbar ist | In der Regel eine zertifikatsbasierte Signatur, bei der der Unterzeichner den Schlüssel kontrolliert | Wie oben, mit deutlich stärkerem Beweis, wer unterzeichnet hat und dass nichts verändert wurde |
| Qualifizierte elektronische Signatur (QES) | Art. 3 Nr. 12: eine fortgeschrittene Signatur, die mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat beruht | Ein qualifiziertes Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters, verwendet auf einem zertifizierten Gerät wie einer Smartcard, einem USB-Token oder einem qualifizierten Fernsignaturdienst | Gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift (Art. 25 Abs. 2); in allen Mitgliedstaaten anerkannt (Art. 25 Abs. 3) |
Erstens: Keine Stufe ist "ungültig". Artikel 25 Absatz 1 besagt, dass einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung oder die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden darf, weil sie elektronisch oder nicht qualifiziert ist. Was sich unterscheidet, ist, wie leicht sie sich im Streitfall beweisen lässt.
Zweitens: Nur die qualifizierte Signatur ist automatisch einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt – in der gesamten EU. Die anderen beiden werden als Beweismittel gewürdigt, weshalb ein guter Prüfpfad für sie so wichtig ist.
Was eine einfache Signatur belastbar macht
Da eine einfache elektronische Signatur keinen eingebauten Beweis hat, müssen die Beweise aus ihrem Umfeld kommen. In der Praxis bedeutet das:
- wer eingeladen wurde, mit welcher E-Mail-Adresse, und ob eine zusätzliche Prüfung wie ein Code per E-Mail verwendet wurde
- wann das Dokument geöffnet und unterzeichnet wurde, mit Zeitzone
- von wo, in Form von IP-Adresse und Gerät
- dass die Datei sich nicht verändert hat, nachgewiesen durch einen Fingerabdruck (Hash) des Originals und der signierten Version sowie ein Siegel auf dem fertigen PDF
- einen unabhängigen Zeitstempel, zum Beispiel einen RFC-3161-Zeitstempel einer Zeitstempelstelle, damit die Signaturzeit nicht von der eigenen Serveruhr abhängt
- die ausdrückliche Zustimmung des Unterzeichners, elektronisch zu unterzeichnen
Eine einfache Signatur mit dieser Dokumentation ist ein weitaus stärkerer Beweis als eine unprotokollierte, eingescannte Unterschrift in einer Word-Datei, auch wenn beide auf dem Papier "einfach" sind.
Welche Stufe benötigt ein Dokument?
eIDAS definiert die Stufen und ihre Wirkung. Ob ein Dokument eine bestimmte Form benötigt, entscheidet das nationale Recht, und das ist von Land zu Land unterschiedlich. Einige allgemeine Muster:
| Situation | Typische Stufe | Hinweis |
|---|---|---|
| Angebote, Auftragsbestätigungen, Kostenvoranschläge | Einfach | In den meisten Ländern keine Formvorschrift; Ziel ist der Nachweis der Vereinbarung |
| Dienstleistungsverträge, Freelancer- und Lieferantenverträge | Einfach, manchmal fortgeschritten | Die meisten Handelsverträge können formfrei geschlossen werden |
| Kundeneinwilligungen, Onboarding-Formulare, interne Freigaben | Einfach | Protokoll zusammen mit dem Dokument aufbewahren |
| Mietverträge, Arbeitsverträge | Hängt von Land und Klausel ab | Einige Klauseln können nach nationalem Recht der Schriftform unterliegen |
| Alles, wo das Gesetz Schriftform vorschreibt | Qualifiziert, sofern elektronische Form zulässig ist | In Deutschland kann die gesetzliche Schriftform elektronisch nur mit einer QES ersetzt werden (§ 126a BGB) |
| Dokumente, bei denen das Gesetz die elektronische Form ausschließt | Nur Papier | In Deutschland muss die Kündigung eines Arbeitsvertrags auf Papier erfolgen; die elektronische Form ist ausgeschlossen (§ 623 BGB) |
| Notarielle Urkunden, viele Grundstücksübertragungen | Notar | Außerhalb dessen, was ein Signatur-Tool ersetzen kann |
Die ehrliche Faustregel: Die meisten alltäglichen Geschäftsdokumente benötigen keine besondere Form, und eine gut protokollierte einfache Signatur ist ausreichend. Wo das Gesetz Schriftform verlangt, prüfen Sie, ob die elektronische Form überhaupt zulässig ist, und verwenden Sie in diesem Fall eine qualifizierte Signatur. Im Zweifel fragen Sie einen Anwalt in dem Land, dessen Recht für den Vertrag gilt.
Was eine elektronische Signatur nicht ist
- Kein elektronisches Siegel. Ein Siegel (Art. 3 Nr. 25) wird von einer juristischen Person, etwa einem Unternehmen, erstellt, um Herkunft und Integrität eines Dokuments zu belegen. Eine Signatur wird von einer natürlichen Person geleistet. Eine Signaturplattform versiegelt das fertige PDF oft, damit Änderungen sichtbar werden, aber dieses Siegel ersetzt nicht die Unterschrift des Unterzeichners.
- Kein Zeitstempel. Ein Zeitstempel beweist, dass Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt existierten. Er stärkt eine Signatur, ist aber selbst keine.
- Nicht dasselbe wie "digitale Signatur". Der Begriff beschreibt üblicherweise die kryptografische Technik (Schlüssel und Zertifikate) hinter fortgeschrittenen und qualifizierten Signaturen. Eine einfache elektronische Signatur verwendet oft keine davon.
Ein durchgerechnetes Beispiel
Ein kleines Hotel mit 12 Zimmern unterzeichnet etwa 40 Dokumente pro Monat: 25 Veranstaltungs- und Gruppenbuchungsbestätigungen, 10 Lieferantenvereinbarungen und fünf arbeitsbezogene Dokumente.
- Die 25 Buchungsbestätigungen und 10 Lieferantenvereinbarungen unterliegen keiner Formvorschrift. Eine einfache elektronische Signatur mit vollständigem Signaturprotokoll ist angemessen.
- Von den fünf Arbeitsdokumenten können die meisten je nach nationalem Recht auf dieselbe Weise unterzeichnet werden. Eine Kündigung in Deutschland müsste auf Papier erfolgen.
- Einmal im Jahr unterzeichnet der Inhaber einen Gesellschaftervertrag, für den sein Anwalt eine qualifizierte Signatur verlangt. Dieses eine Dokument benötigt eine QES.
In einem normalen Monat läuft also praktisch alles auf der einfachen Stufe. Die Ausnahmen sind selten und vorhersehbar: das gelegentliche Dokument, das das Gesetz auf Papier verlangt, und der eine Vertrag im Jahr, für den ein qualifiziertes Zertifikat gefordert wird. Dieses Muster ist typisch für kleine Unternehmen.
So sieht das in KIMISUITE aus
Document Sign verwendet standardmäßig eine einfache elektronische Signatur nach eIDAS. Empfänger unterzeichnen ohne Konto, jeder Unterzeichner bestätigt, dass er der elektronischen Unterzeichnung zustimmt, und das fertige Dokument ist ein versiegeltes PDF mit Signaturprotokoll (Namen, Zeiten, IP, Gerät, Verlauf) und einem unabhängigen RFC-3161-Zeitstempel. Wenn eine qualifizierte Signatur erforderlich ist, kann ein Unterzeichner ab dem Business-Tarif mit dem Zertifikat auf seinem eigenen USB-Token oder seiner Smartcard signieren, unter Verwendung des KIMISUITE Signer für Windows.
Den Workflow Schritt für Schritt finden Sie in Document Sign ist live: PDF zur Unterschrift direkt aus Ihrem Workspace senden.
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