CRM Business Hub

Ein CRM für Agenturen, das jeden Kunden vom Pitch bis zur Retainer-Rechnung begleitet

Leads mit angehängter Kampagne, Angebote, die Kunden online unterschreiben, Projekte, die ihr Budget kennen, und Stunden, die auf der Rechnung landen. Account Manager und Projektleiter schauen endlich auf dieselben Zahlen.

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Ein CRM für Agenturen, das jeden Kunden vom Pitch bis zur Retainer-Rechnung begleitet

So sieht das im Alltag aus

  1. Der Pitch aus der Kampagne der letzten Woche

    Über das Kontaktformular auf deiner Website kommt ein Briefing herein. Es landet als Lead mit Kampagnen- und UTM-Werten, erhält einen Score und geht an den nächsten Account Manager in der Rotation.

  2. Umfang, Extras und Freigabe

    Das Angebot listet die Kernleistung auf, mit einer zweiten Korrekturrunde und einem Launch-Video als optionalen Positionen. Der Kunde unterschreibt online, und die Anzahlungsrechnung liegt vor dem Kick-off-Call bereit.

  3. Budget-Check am Freitag

    Der Projektleiter öffnet das Projekt: Stunden pro Teammitglied, Kosten, was bereits abgerechnet ist und wie weit das Budget aufgebraucht ist. Ein Web-Redesign, das aus dem Ruder läuft, zeigt das am Freitag und nicht erst am Quartalsende.

  4. Freelancer, Lizenzen und Mediakosten

    Die Rechnung der Illustratorin und die Stock-Lizenzen kommen als Lieferantenrechnungen und weiterberechenbare Auslagen ins Kundenprojekt. Zum Monatsende landen sie auf der Kundenrechnung, statt in deiner Marge zu verschwinden.

Ein CRM für Agenturen muss dem Geld weiter folgen als bis zum Deal: vom ersten Pitch bis zur letzten Retainer-Rechnung, mit allen Stunden dazwischen. CRM Business Hub führt Leads, Deals, Angebote, Verträge, Projekte, Zeiten und Rechnungen in einer Kundenakte zusammen. So sehen Account Manager, Projektleiter und wer die Rechnungen verschickt dieselben Zahlen. Leads kommen aus deinen Website-Formularen mit ihren Kampagnenwerten, erhalten einen Score und erreichen per Round-Robin die richtige Person. Deals durchlaufen deine eigenen Pipelines mit gewichteter Prognose, wie die Sales-Pipeline zeigt.

Wenn der Kunde unterschreibt, beginnt die Arbeit am selben Ort. Lege das Projekt mit Budget, Stundensatz und Meilensteinen an, oder starte aus einer Projektvorlage, bei der alle Termine auf den neuen Kick-off verschoben werden. Das Team erfasst Zeit auf Aufgaben, die Gantt-Ansicht zeigt, was was blockiert, und das Projekt wird als Festpreis, nach Projektstunden oder nach Aufgabenstunden abgerechnet. Retainer laufen als Verträge mit Laufzeit, Abrechnungszyklus und automatischer Verlängerung, neben einer wiederkehrenden Rechnung. Mehr dazu unter Projektmanagement mit Zeiterfassung. Wie ausgelastet dein Team wirklich ist, prüfst du mit dem Auslastungsrechner.

Was du bekommst

  • Leads mit angehängter Kampagne

    Web-Formulare übertragen Kampagnen- und UTM-Werte in jeden Lead. Scoring-Regeln bewerten ihn von 0 bis 100, die KI ergänzt einen Score mit Begründung und nächstem Schritt, und Zuweisungsregeln verteilen Leads nach Quelle.

  • Angebote mit optionalen Extras und Online-Freigabe

    Schreibe den Umfang mit optionalen Positionen, sende den Link und lass den Kunden mit Name, Unterschrift und Einwilligung annehmen. Nach der Annahme lässt sich sofort die Rechnung oder eine Anzahlungsrechnung erstellen.

  • Projekte, die ihr Budget kennen

    Jedes Projekt zeigt offene Aufgaben, Stunden, Kosten und bereits Abgerechnetes, mit Stunden pro Mitglied und Meilensteinen. Speichere ein gutes Projekt als Vorlage und starte das nächste daraus.

  • Zeit auf jeder Aufgabe, abrechenbar oder nicht

    Teammitglieder starten einen Timer auf der Aufgabe, an der sie arbeiten, oder tragen Stunden später nach. Abrechenbare Zeit wartet, bis du das Projekt abrechnest, und die Gantt-Ansicht mit Abhängigkeiten zeigt, was den Launch aufhält.

  • Retainer-Verträge und wiederkehrende Rechnungen

    Verträge tragen Wert, Laufzeit, Abrechnungszyklus und automatische Verlängerung, und Kunden nehmen sie online an. Die Übersicht zeigt den Wert aktiver Verträge, Verträge, die innerhalb von dreißig Tagen enden, und solche, die noch auf eine Unterschrift warten.

  • Ein CRM für Agenturen, das den Gewinn pro Projekt zeigt

    Der Bericht zur Projektrentabilität stellt abgerechnete Beträge den Kosten und Stunden gegenüber. Setze Ziele pro Team oder Person, etwa angenommene Angebote oder gebuchte Stunden, und versende gespeicherte Berichte planmäßig per E-Mail.

Hol einen laufenden Kunden in CRM Business Hub

Füge die App zu einem kostenlosen Workspace hinzu, importiere deine Kundenliste und führe das nächste Angebot und Projekt dort durch. Lade das Account-Team und die Designer für die vierzehntägige Testphase ein, damit die erste Zeiterfassung echt ist.

So funktioniert esAlle Tarife ansehen

So startest du

  1. Kostenlosen Workspace anlegen und Team einladen

    Registriere dich, füge CRM Business Hub hinzu und lade Account Manager, Projektleiter und Buchhaltung ein. Rollen bestimmen, wer was sieht.

  2. Pipelines, Quellen und Formulare einrichten

    Benenne deine Deal-Phasen mit ihren Wahrscheinlichkeiten, ergänze Lead-Quellen und Zuweisungsregeln und binde ein Web-Formular mit dem Einbettungscode auf deiner Website ein.

  3. Das erste Angebot senden

    Mache aus dem qualifizierten Lead einen Kunden und einen Deal, schreibe das Angebot mit optionalen Positionen und sende den Link zur Online-Freigabe.

  4. Projekt durchführen und abrechnen

    Lege das Projekt aus einer Vorlage an, erfasse Zeit auf Aufgaben, gib Auslagen weiter und rechne das Projekt ab oder starte die wiederkehrende Rechnung des Retainers.

Preise

CRM Business Hub startet ab einem festen Monatspreis (siehe Preise) für den ganzen Workspace, nicht pro Nutzer. Der Account Manager, die Designer mit Timer und der Freelancer, den du für eine Kampagne holst, arbeiten alle darin zum gleichen Monatspreis.

Das zählt am meisten in den Monaten, in denen eine Agentur wächst: Eine neue Kollegin oder ein Pitch-Team ändert die Rechnung nicht, sodass du jedem einen eigenen Login geben kannst, statt einen zu teilen.

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Passt das zu dir?

Passt, wenn

  • Kleine Kreativ-, Web-, Content- und Marketingagenturen
  • Agenturen, die mit Retainern, Projektpreisen oder abrechenbaren Stunden arbeiten
  • Agenturen, die Freelancer-Leistungen, Lizenzen und Mediakosten an Kunden weiterberechnen
  • Account Manager und Projektleiter, die Pipeline und Umsetzung an einem Ort haben wollen

Passt nicht, wenn

  • Agenturen, deren Kunden für jede Lieferung einen Login zur Abnahme erwarten: Angebote, Rechnungen und Tickets öffnen sich jeweils über einen eigenen Link
  • Agenturen, die Retainer automatisch von der Karte des Kunden abbuchen wollen: Die wiederkehrende Rechnung wird versendet, und der Kunde zahlt sie jeden Monat
  • Teams, die jede Kunden-E-Mail aus Gmail oder Outlook automatisch im CRM protokolliert haben wollen
  • Agenturen, die aus dem CRM Kundenzufriedenheitsumfragen versenden oder ein Help Center betreiben wollen

Häufige Fragen

Was unterscheidet ein CRM für Agenturen von einem Vertriebs-CRM?

Ein Vertriebs-CRM endet, wenn der Deal gewonnen ist. Eine Agentur braucht Angebot, Vertrag, Projektstunden und Retainer-Rechnung beim selben Kunden, und CRM Business Hub hält alles zusammen.

Wie erreichen neue Leads den richtigen Account Manager?

Zuweisungsregeln arbeiten pro Lead-Quelle, entweder in Rotation oder an eine feste Person. Jeder Lead trägt außerdem seine Kampagnenwerte, sodass du weißt, welche Kampagne ihn gebracht hat.

Können wir einen Festpreis abrechnen und trotzdem die Stunden erfassen?

Ja. Das Projekt wird als Festpreis abgerechnet, während das Team weiter Zeit erfasst, und der Rentabilitätsbericht zeigt, ob der Preis die geleisteten Stunden gedeckt hat.

Wie verhindern wir, dass Mehrarbeit unberechnet bleibt?

Setze Extras als optionale Positionen ins Angebot, erfasse zusätzliche Stunden als abrechenbare Zeit und markiere Freelancer- oder Mediakosten als weiterberechenbare Auslagen. Alles liegt bereit, wenn du abrechnest.

Können wir neue Kundenprojekte aus einer Vorlage starten?

Ja. Speichere ein Projekt mit Aufgaben und Meilensteinen als Vorlage und lege das nächste daraus an. Die Termine verschieben sich auf das neue Startdatum.

Können wir Videocalls mit Kunden aus dem CRM planen?

Ja, mit Meeting Hub im selben Workspace. Plane ein Meeting aus einem Lead, einem Deal oder einem Kunden, und der Link wird als Aktivität am Datensatz gespeichert.

Kosten Freelancer, die wir für eine Kampagne holen, extra?

Nein. Der Preis gilt pro Workspace, also treten Freelancer für die Kampagne deinem Workspace bei, und der Monatspreis bleibt gleich.

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Bereit, wenn du es bist

Richte es in deinem eigenen Workspace ein und sieh, wie es mit deinen Daten funktioniert.

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