CRM für Freelancer mit Angebot und Rechnung

So sieht das im Alltag aus

Drei Anfragen vor der Mittagspause
Ein Formular auf der Website, eine Empfehlung, ein alter Kunde mit einer neuen Idee. Jede wird zu einem Lead mit nächstem Schritt und Fälligkeitsdatum, damit das Nachfassen am Donnerstag passiert und nicht erst drei Wochen später.
Das Angebot, das auf ein Ja wartet
Du schickst den Leistungsumfang, deinen Tagessatz und zwei optionale Extras. Der Kunde öffnet es am Handy, unterschreibt mit dem Finger und nimmt an. Du siehst, wie oft er es angesehen hat, bevor er zugesagt hat.
Stunden, die früher verschwunden sind
Telefonate, kleine Änderungen, noch eine Korrekturrunde. Mit einem Timer an jeder Aufgabe wird die Zeit während der Arbeit erfasst, und die Projektrechnung entsteht aus den Stunden statt aus dem Gedächtnis.
Der Kunde, der spät zahlt
Tag 31 vergeht und nichts kommt an. Eine freundliche Erinnerung geht von selbst raus, der Kunde zahlt per Karte auf der Rechnungsseite, und die Zahlung wird der richtigen Rechnung automatisch zugeordnet.

Ein CRM für Freelancer hat eine Aufgabe: dich von „Kannst du mir ein Angebot schicken?“ möglichst ohne Verwaltungsaufwand zu Geld auf deinem Konto zu bringen. CRM Business Hub hält diesen ganzen Weg an einer Kundenakte zusammen. Ein Lead kommt über dein Website-Formular, du schickst ein Angebot mit deinem Satz und optionalen Extras, und der Kunde nimmt es online mit Name und Unterschrift an. Die Rechnung kann entstehen, sobald er zusagt, auf Wunsch zuerst mit einer Anzahlung. Sieh dir an, wie Angebote mit Online-Annahme funktionieren.

Freelancer-Arbeit wird in vielen Formen abgerechnet: Pauschalhonorar, Stunden im Projekt, monatlicher Retainer. Erfasse Zeit mit einem Timer an jeder Aufgabe und rechne das Projekt nach seinen Stunden ab, oder richte eine wiederkehrende Rechnung ein, die jeden Monat rausgeht. Kunden zahlen online mit Stripe, PayPal oder Bankart von der Rechnungsseite aus oder per Überweisung, und Erinnerungen gehen raus, wenn eine Zahlung überfällig ist. Jeder Kunde kann Dokumente in seiner eigenen Sprache und Währung bekommen. Bevor du deinen Satz festlegst, probiere den Stundensatz-Rechner, und für den unangenehmen Teil lies was passiert, wenn Rechnungen unbezahlt bleiben.

Was du bekommst

Angebote, die Kunden online unterschreiben
Jedes Angebot bekommt eine eigene Seite mit PDF-Download. Der Kunde nimmt mit Name, E-Mail, Unterschrift und Einwilligung an oder lehnt mit Begründung ab. Ein Aufrufzähler zeigt dir, ob er es schon geöffnet hat.
Zeiterfassung, die auf der Rechnung landet
Starte und stoppe einen Timer an einer Aufgabe oder trage Stunden nachträglich ein. Rechne ein Projekt als Pauschale, nach Projektstunden oder nach Aufgabenstunden zu deinem Satz ab, und die Rechnung wird aus den noch offenen Einträgen entworfen.
Retainer, die sich selbst abrechnen
Lege eine wiederkehrende Rechnung mit Intervall und Anzahl der Zyklen an, und jeden Monat wird pünktlich eine neue Rechnung erstellt. Anzahlungsrechnungen funktionieren genauso: ein Prozentsatz des Angebots, bevor die Arbeit beginnt.
Online bezahlt oder per Überweisung
Kunden zahlen per Karte, PayPal oder Bankart auf der Rechnungsseite. Importiere deinen Kontoauszug oder verbinde Wise, und die App schlägt vor, welche eingehende Zahlung zu welcher Rechnung gehört.
Auslagen, die du weitergeben kannst
Fotografiere einen Beleg und die KI liest die Beträge aus. Markiere die Auslage als einem Kunden oder Projekt weiterberechenbar, und ein Klick macht daraus einen Rechnungsentwurf, sodass Stockfotos und Reisekosten nicht an dir hängen bleiben.
Ein CRM für Freelancer mit Kunden im Ausland
Lege Währung und Dokumentsprache pro Kunde fest. Dein Kunde in Paris bekommt Französisch, dein Kunde in München Deutsch, und PDF, E-Mail und Zahlungsseite folgen, in sechzehn Sprachen.

Schick dein nächstes Angebot aus dem CRM Business Hub

Füge die App zu einem kostenlosen Workspace hinzu, trage deine Firmendaten einmal ein und schick das Angebot, das du sowieso schreiben wolltest. Unterschreibt der Kunde innerhalb der vierzehntägigen Testphase, wartet die Anzahlungsrechnung schon.

So funktioniert es Alle Tarife ansehen

So startest du

Eröffne deinen eigenen Workspace
Registriere dich mit deiner geschäftlichen E-Mail-Adresse. Der Workspace gehört dir allein, bis du einen Mitarbeiter einlädst, und jede App, die du später hinzufügst, nutzt denselben Login.
Füge CRM Business Hub hinzu und starte die Einrichtung
Der Assistent fragt fünf Dinge ab: dein Unternehmen, Sprache und Region, Währung und USt., Grundlagen für Angebote und Rechnungen sowie dein Branding mit Logo und Farben.
Lege einen Kunden an und schreibe ein Angebot
Erstelle den Kunden, wähle Positionen aus deinem Katalog oder tippe sie frei ein, markiere Extras als optional und schicke das Angebot per E-Mail mit seinem Link.
Erfasse die Arbeit und werde bezahlt
Erfasse die Zeit für die Projektaufgaben, stelle die Rechnung nach Abschluss oder nach Plan und überlasse Erinnerungen und Online-Zahlung das Nachhaken.

Preise

CRM Business Hub startet ab einem festen Monatspreis (siehe Preise). Du zahlst für den Workspace, nicht pro Nutzer, daher bleibt der Preis gleich, wenn du für ein großes Projekt einen Mitarbeiter dazuholst, und bleibt wieder gleich, wenn das Projekt endet.

Karten- und PayPal-Zahlung auf deiner Rechnungsseite kosten in jedem Tarif nichts extra von KIMISUITE; es gilt nur die eigene Gebühr deines Zahlungsanbieters, und die App erfasst sie mit der Zahlung. Die vollständige Liste, was die App kann, findest du auf der Seite zu CRM Business Hub.

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Passt das zu dir?

Passt, wenn

Designer, Entwickler, Texter, Übersetzer und Fotografen, die selbst Angebote schreiben und Rechnungen stellen
Freelancer, die nach Projekt, nach Stunde oder per monatlichem Retainer abrechnen
Solo-Selbstständige mit Kunden in anderen Ländern, Sprachen und Währungen
Freelancer, die Leads, Angebote, Verträge, Zeit und Rechnungen an einem Ort wollen statt in vier Tools

Passt nicht, wenn

Freelancer, die möchten, dass Kunden sich in ein Portal mit all ihren Dateien einloggen: Angebote und Rechnungen öffnen sich stattdessen jeweils über einen eigenen Link
Alle, die einen Retainer abrechnen, indem sie die Karte des Kunden automatisch belasten: wiederkehrende Rechnungen werden versendet, und der Kunde zahlt jede einzeln
Freelancer, die erwarten, dass ihr Gmail- oder Outlook-Postfach und Kalender ins CRM synchronisiert werden
Freelancer, die die Steuererklärung im selben Tool erledigen wollen: CRM Business Hub übergibt Rechnungen und Auslagen, die Buchhaltung bleibt bei dir oder deinem Steuerberater

Häufige Fragen

Was sollte ein CRM für Freelancer können?

Anfragen im Blick behalten, sie in Angebote verwandeln, die Arbeit erfassen und die Rechnung bezahlt bekommen, ohne Daten zwischen Tools zu kopieren. CRM Business Hub macht das alles an einer Kundenakte.

Kann ich es nutzen, bevor ich umsatzsteuerlich registriert bin?

Ja. Stelle dein Unternehmen auf „nicht umsatzsteuerlich registriert“ oder „steuerbefreit“, mit dem Hinweis für dein Land. Zeilen mit Umsatzsteuer werden dann abgelehnt, und der Status steht auf jeder Rechnung, bis du ihn änderst.

Wie rechne ich einen monatlichen Retainer ab?

Lege eine wiederkehrende Rechnung mit dem Monatsbetrag, dem Intervall und der Anzahl der Zyklen an. Eine neue Rechnung wird planmäßig erstellt, und Erinnerungen folgen, wenn eine Zahlung überfällig ist.

Kann ein Kunde vor Projektstart eine Anzahlung leisten?

Ja. Aus einem angenommenen Angebot erstellst du eine Rechnung über einen Prozentsatz oder einen festen Anzahlungsbetrag, sodass die erste Zahlung eintrifft, bevor die Arbeit beginnt.

Erfahre ich, wenn ein Kunde mein Angebot geöffnet hat?

Ja. Die Angebotsseite zählt ihre Aufrufe, sodass du nachfassen kannst, wenn der Kunde sie zweimal angesehen und noch nicht geantwortet hat.

Ich arbeite allein. Zahle ich für Nutzerplätze?

Nein. Der Preis gilt pro Workspace. Holst du für ein Projekt einen zweiten Freelancer dazu, tritt er deinem Workspace bei, ohne dass dein Monatspreis steigt.

Kann ich meine bestehenden Kunden übernehmen?

Ja. Der Import-Hub nimmt CSV-Dateien für Kunden, Kontakte, Produkte und mehr entgegen, ordnet die Spalten zu und zeigt jede Zeile zur Prüfung, bevor sie angelegt wird.

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Bereit, wenn du es bist

Richte es in deinem eigenen Workspace ein und sieh, wie es mit deinen Daten funktioniert.

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Ein CRM für Freelancer, das dich von der Anfrage zur bezahlten Rechnung bringt

So sieht das im Alltag aus

Drei Anfragen vor der Mittagspause

Das Angebot, das auf ein Ja wartet

Stunden, die früher verschwunden sind

Der Kunde, der spät zahlt

Was du bekommst

Angebote, die Kunden online unterschreiben

Zeiterfassung, die auf der Rechnung landet

Retainer, die sich selbst abrechnen

Online bezahlt oder per Überweisung

Auslagen, die du weitergeben kannst

Ein CRM für Freelancer mit Kunden im Ausland