Peppol ist ein internationales Netzwerk und Regelwerk für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen, bei dem sich jeder Teilnehmer einmal über einen zertifizierten Dienstleister verbindet und danach jeden anderen Teilnehmer erreichen kann.
Der Name stand ursprünglich für "Pan-European Public Procurement On-Line", ein von der Europäischen Kommission mitfinanziertes Projekt, das 2008 startete. Seit 2012 wird das Netzwerk von OpenPeppol verwaltet, einem gemeinnützigen internationalen Verein nach belgischem Recht mit Sitz in Brüssel. Heute wird Peppol weit über Europa und weit über die öffentliche Beschaffung hinaus genutzt.
So funktioniert Peppol: das Vier-Ecken-Modell
Vor Peppol waren Netzwerke für den elektronischen Rechnungsaustausch meist geschlossen. Käufer und Lieferant mussten denselben Anbieter nutzen, sodass ein Lieferant mit vielen Kunden oft auf vielen Portalen unterwegs war. Peppol hat das durch das Vier-Ecken-Modell ersetzt:
| Ecke | Wer | Rolle |
|---|---|---|
| 1 | Absender (Lieferant) | Erstellt die Rechnung in seiner eigenen Software |
| 2 | Access Point des Absenders | Ein Peppol-zertifizierter Dienstleister, der das Dokument ins Netzwerk sendet |
| 3 | Access Point des Empfängers | Der zertifizierte Dienstleister des Empfängers, der das Dokument annimmt |
| 4 | Empfänger (Kunde) | Erhält die Rechnung in seiner eigenen Software |
OpenPeppol beschreibt das Prinzip als "einmal verbinden, alle erreichen": Jeder Absender verbindet sich mit einem Dienstleister und kann jeden Empfänger erreichen – und umgekehrt. Es funktioniert wie Telefonnetze, bei denen Sie jemanden in einem anderen Netz anrufen können, ohne selbst zu wechseln.
Drei weitere Bausteine machen das möglich:
- Peppol-ID. Jeder Teilnehmer hat eine Kennung, oft basierend auf einer nationalen Unternehmens- oder Umsatzsteuernummer, mit einem Schema-Code davor.
- SML und SMP. Ein zentrales Register, der Service Metadata Locator, verweist auf den Service Metadata Publisher, in dem die Details jedes Teilnehmers gespeichert sind: welcher Access Point für ihn empfängt und welche Dokumenttypen er akzeptiert. Die sendende Software schlägt das automatisch nach – ähnlich wie ein Browser eine Website über ihren Domainnamen findet.
- Sicherheit. Nachrichten zwischen Access Points laufen über eine Public-Key-Infrastruktur, sodass Absender und Empfänger darauf vertrauen können, dass ein Dokument echt und unverändert ist.
Was Peppol versendet: Peppol BIS Billing 3.0
Ein Netzwerk allein reicht nicht; beide Seiten müssen auch den Inhalt verstehen. Für Rechnungen und Gutschriften verwendet Peppol Peppol BIS Billing 3.0. Laut Peppol-Spezifikation handelt es sich um eine Core Invoice Usage Specification (CIUS) der europäischen Norm EN 16931, und Dokumente, die ihr entsprechen, entsprechen auch EN 16931.
EN 16931 wiederum stammt aus der Richtlinie 2014/55/EU, die öffentliche Auftraggeber in der EU verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, die der Norm entsprechen. Zentrale Regierungsstellen mussten dies ab dem 18. April 2019 tun, während die Mitgliedstaaten subzentralen Behörden Zeit bis zum 18. April 2020 einräumen konnten. Deshalb war die Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor der erste große Anwendungsfall von Peppol.
Wer es steuert
OpenPeppol legt die Regeln fest und zertifiziert Dienstleister. In einzelnen Ländern kann es diese Rolle an eine Peppol-Behörde delegieren, in der Regel eine staatliche Stelle, die das Netzwerk in ihrem Zuständigkeitsbereich überwacht und nationale Regeln ergänzen kann. So kann ein internationales Netzwerk lokale Anforderungen berücksichtigen.
Wo Peppol verpflichtend ist
Peppol ist in vielen Ländern freiwillig und in einigen verpflichtend. Ein Beispiel: In Belgien sind strukturierte elektronische Rechnungen zwischen belgischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen seit dem 1. Januar 2026 verpflichtend, und laut belgischer Steuerbehörde werden sie über das Peppol-Netzwerk versendet, mit Peppol BIS als Referenzformat.
Andere Länder gehen andere Wege. Einige betreiben zentrale staatliche Plattformen, über die jede Rechnung läuft, andere akzeptieren jedes strukturierte Format, das per E-Mail versendet wird. Deutschland etwa erlaubt für die B2B-E-Rechnung die freie Wahl des Übertragungswegs, was wir in E-Rechnung in Deutschland: Was 2025, 2027 und 2028 gilt erklären.
Was Peppol nicht ist
- Kein System der Steuerbehörde. Peppol transportiert Dokumente zwischen Unternehmen. In Ländern mit staatlichem Clearing müssen Rechnungen zusätzlich an die Behörde gemeldet oder von ihr freigegeben werden – das leistet Peppol allein nicht.
- Kein Format, das Sie statt des Gesetzes wählen. Ob eine über Peppol versendete Rechnung Ihren Pflichten genügt, hängt von den Regeln Ihres Landes ab.
- Keine E-Mail. Ein PDF im E-Mail-Anhang ist kein Peppol-Dokument, auch wenn das PDF gleich aussieht.
- Nicht nur für große Unternehmen. Über einen Dienstleister oder eine Rechnungssoftware kann ein Unternehmen mit 20 Kunden Peppol genauso nutzen wie eines mit 20.000.
Ein durchgerechnetes Beispiel
Eine Unternehmensberatung stellt 30 Geschäftskunden pro Monat Rechnungen. Fünf davon sind große Unternehmen, die jeweils Rechnungen über ihr eigenes Lieferantenportal verlangen. Jeden Monat meldet sich jemand in fünf Portalen an, tippt jede Rechnung neu ein oder lädt sie hoch und prüft, ob sie angenommen wurde: etwa 15 Minuten pro Rechnung, also etwas über eine Stunde im Monat – und mehr, wenn ein Portal seine Regeln ändert.
Wenn diese fünf Kunden über Peppol empfangen können, sendet die Beratung die Rechnung aus ihrer eigenen Software an deren Peppol-IDs. Die Software zeigt, ob jede Rechnung zugestellt wurde. Die Portalarbeit entfällt, und die übrigen 25 Kunden können nach und nach hinzugefügt werden, sobald sie sich für Peppol registrieren.
Peppol in KIMISUITE
CRM Business Hub kann Rechnungen und Gutschriften im Format Peppol BIS Billing 3.0 über das Peppol-Netzwerk versenden. Sie verbinden Ihren Workspace einmal mit Ihrem Land, Ihrer elektronischen Adresse und Ihrer USt-ID, prüfen die Peppol-ID eines Kunden im Kundendatensatz und versenden aus der Rechnung heraus. Die Rechnung zeigt dann ihren Status: in Warteschlange, wird gesendet, zugestellt oder fehlgeschlagen. Die Anzahl der Peppol-Dokumente pro Monat hängt von Ihrem Tarif ab.
Was das für Ihre Pflichten bedeutet, hängt davon ab, wo Sie und Ihre Kunden ansässig sind. Prüfen Sie daher die Regeln in Ihrem Land, bevor Sie sich auf einen einzelnen Kanal verlassen.
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