In Deutschland muss seit dem 1. Januar 2025 jedes Unternehmen in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen zu empfangen. Die Pflicht zur Ausstellung folgt in zwei Schritten: ab dem 1. Januar 2027 für die meisten Unternehmen und ab dem 1. Januar 2028 für alle.
Die Regelung stammt aus dem Wachstumschancengesetz, das § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geändert hat. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die Einzelheiten in zwei Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 sowie in öffentlichen FAQ erläutert. Hier erfahren Sie, was wann gilt, wer betroffen ist und was "E-Rechnung" in diesem Zusammenhang bedeutet.
Der Zeitplan im Überblick
| Datum | Was gilt | Wer |
|---|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Sie müssen E-Rechnungen empfangen können | Alle inländischen Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmer |
| Bis 31. Dezember 2026 | Sie dürfen weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate wie PDF ausstellen, wenn der Empfänger zustimmt | Alle Unternehmen |
| Ab 1. Januar 2027 | Sie müssen E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen | Unternehmen mit einem Gesamtumsatz über 800.000 EUR im Vorjahr (2026) |
| Bis 31. Dezember 2027 | Papier- oder andere elektronische Rechnungen bleiben zulässig | Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von 800.000 EUR oder weniger |
| Bis 31. Dezember 2027 | Bestehende EDI-Verfahren, die nicht der E-Rechnungs-Definition entsprechen, bleiben zulässig | Alle Unternehmen, die EDI nutzen |
| Ab 1. Januar 2028 | E-Rechnungen sind für inländische B2B-Rechnungen verpflichtend | Alle Unternehmen |
Der Empfang ist der einfache Teil: Laut BMF genügt ein gewöhnliches E-Mail-Postfach, um eine E-Rechnung zu empfangen. Die eigentliche Arbeit liegt im Ausstellen.
Wer betroffen ist – und wer nicht
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen über inländische Umsätze. Sie gilt nicht für:
- Rechnungen an Privatverbraucher (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto (§ 33 UStDV)
- Fahrausweise im Personenverkehr
- Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung nutzen: Sie sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen aber weiterhin E-Rechnungen empfangen können
Wenn Sie hauptsächlich an Verbraucher verkaufen, ändert sich auf der Ausstellungsseite wenig. Wenn Sie an andere deutsche Unternehmen verkaufen, betrifft es ab 2027 oder 2028 fast jede Rechnung, die Sie schreiben.
Was als E-Rechnung zählt
Hier beginnen die meisten Missverständnisse. Nach dem neuen § 14 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Das BMF stellt klar, dass dies insbesondere dann der Fall ist, wenn die Rechnung der europäischen Norm EN 16931 entspricht.
| Format | E-Rechnung nach § 14 UStG? |
|---|---|
| Papierrechnung | Nein, "sonstige Rechnung" (nur während der Übergangszeit zulässig) |
| PDF per E-Mail | Nein, ein PDF ist eine "sonstige Rechnung", keine E-Rechnung |
| Gescannte Rechnung | Nein |
| XRechnung | Ja, vom BMF ausdrücklich als anforderungskonform genannt |
| ZUGFeRD ab Version 2.0.1 | Ja, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL |
| EDI-Formate | Nur unter Bedingungen; Übergang bis Ende 2027 |
Ein Hybridformat wie ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Für steuerliche Zwecke zählt der strukturierte XML-Teil.
Wie E-Rechnungen versendet werden
Das Gesetz schreibt keinen Übertragungsweg vor. E-Mail ist ausdrücklich zulässig, und die Parteien können andere Wege wie ein Portal oder eine Schnittstelle vereinbaren. Deutschland hat keine zentrale Clearing-Plattform: Rechnungen müssen nicht an die Finanzbehörde gemeldet oder von ihr genehmigt werden, bevor sie den Kunden erreichen. Das unterscheidet Deutschland von Ländern wie Italien, wo Rechnungen über ein staatliches System laufen.
E-Rechnung ist auch nicht dasselbe wie Fiskalisierung. Fiskalisierung betrifft Kassen und Belege; E-Rechnung betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen. Deutschland regelt beides – unter getrennten Vorschriften.
Ein durchgerechnetes Beispiel
Zwei deutsche Unternehmen, beide verkaufen an andere Unternehmen:
| Studio A (Designagentur) | Großhändler B | |
|---|---|---|
| Gesamtumsatz 2026 | 640.000 EUR | 2,1 Mio. EUR |
| E-Rechnungen empfangen | Seit 2025 verpflichtend | Seit 2025 verpflichtend |
| E-Rechnungen ausstellen 2027 | Noch nicht verpflichtend, Papier oder PDF weiterhin zulässig | Ab 1. Januar 2027 verpflichtend |
| E-Rechnungen ausstellen ab 2028 | Verpflichtend | Verpflichtend |
Studio A hat ein weiteres Jahr Übergangsfrist, aber seine Kunden bevorzugen möglicherweise bereits 2027 strukturierte Rechnungen. Der praktische Rat für beide ist derselbe: Warten Sie nicht bis zum letzten Monat.
Die Beträge auf der Rechnung ändern sich nicht. Eine Rechnung über 4.200 EUR netto bei 19 % USt. weist weiterhin 798 EUR USt. und 4.998 EUR brutto aus – ob sie als Papier oder als XML ankommt. Wenn Sie Netto, USt. und Brutto schnell prüfen möchten, erledigt das der Mehrwertsteuerrechner für jeden Steuersatz.
Was jetzt zu tun ist
- Prüfen Sie Ihren Empfangsprozess. Kann Ihre Buchhaltung eine XRechnung- oder ZUGFeRD-Datei lesen, oder öffnet jemand die XML von Hand? Das ist seit Januar 2025 Pflicht.
- Bestimmen Sie Ihre Gruppe. Sehen Sie sich Ihren Umsatz 2026 an. Über 800.000 EUR stellen Sie ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen aus; bei oder darunter ab 1. Januar 2028.
- Bereinigen Sie Ihre Kundendaten. Strukturierte Formate benötigen vollständige Daten: USt-IdNr., korrekte Firmennamen, Adressen und bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID.
- Fragen Sie Ihren Softwareanbieter präzise. Fragen Sie nicht "Sind Sie bereit für die E-Rechnung?", sondern "Welches Format geben Sie aus, und entspricht es EN 16931?". Lassen Sie die Antwort für Ihren Fall von Ihrem Steuerberater bestätigen.
- Planen Sie den Umstieg. Ein Systemwechsel ist am einfachsten zum Beginn eines Monats oder Quartals, mit einer kurzen Überlappung. Die Schritte beschreiben wir in So wechseln Sie das Rechnungssystem, ohne einen einzigen Kundendatensatz zu verlieren.
Wo KIMISUITE ins Spiel kommt
CRM Business Hub hält Kunden, Angebote, Rechnungen und Zahlungen an einem Ort, sodass die Daten, die eine strukturierte Rechnung benötigt, im Kundendatensatz liegen statt in einer Tabelle. Ein deutsches Unternehmen kann es für seine Rechnungsstellung nutzen. Welches E-Rechnungsformat Ihr Unternehmen ausstellen muss – und ab wann –, hängt von den oben genannten Regeln ab. Klären Sie die Formatfrage vor 2027 mit uns und Ihrem Steuerberater, statt sich auf ein allgemeines Versprechen irgendeines Anbieters zu verlassen.
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Dieser Artikel fasst die Rechtslage mit Stand September 2026 zusammen und stellt keine Steuerberatung dar.
