Teil von Document Sign Wissen, wo jede Unterschrift steht
Unterschriftsreihenfolge, Erinnerungen und Status auf einen Blick
Sobald ein Dokument unterwegs ist, möchten Sie wissen, wer unterschrieben hat und auf wen Sie noch warten. Document Sign zeigt es auf jedem Dokument: ein Fortschrittsring, jeder Unterzeichner mit Status und Zeit sowie die vollständige Historie daneben. Lassen Sie alle gleichzeitig unterschreiben oder nacheinander in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge. Und wenn sich etwas ändert, stornieren Sie die Anfrage und die offenen Links funktionieren nicht mehr.
Ein langsamer Unterzeichner ist nur einen Klick von einer Erinnerung entfernt. Die Dokumentenliste sortiert alles in Wartend, Abgeschlossen, Entwürfe und Abgelehnt, und eine Suche findet ein Dokument anhand des Titels oder des Namens eines Unterzeichners. Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn jemand öffnet oder unterschreibt, und der Aktivitätsfeed erzählt die ganze Geschichte nach Tagen. Kopieren Sie den Link eines Unterzeichners, wenn Sie ihn lieber selbst versenden möchten.
Hauptvorteile
In Reihenfolge unterschreiben: Der nächste Unterzeichner wird erst eingeladen, nachdem der vorherige unterschrieben hat
Erinnern Sie einen Unterzeichner mit der Glocke oder alle noch offenen mit Alle erinnern
Anfrage in einem Schritt stornieren – offene Signatur-Links funktionieren sofort nicht mehr
Ein storniertes oder abgeschlossenes Dokument als neuen Entwurf verwenden, mit beibehaltenen Unterzeichnern und Feldern
In Reihenfolge oder alle gleichzeitig unterschreiben
Sie entscheiden, wer zuerst unterschreibt
Aktivieren Sie „In Reihenfolge unterschreiben“ und nummerieren Sie Ihre Unterzeichner: Der nächste wird erst eingeladen, nachdem der vorherige unterschrieben hat. Lassen Sie die Option deaktiviert, erhalten alle das Dokument gleichzeitig. Legen Sie Ihre bevorzugte Vorgehensweise einmal in den Einstellungen fest und ändern Sie sie bei Bedarf pro Dokument.
Unterzeichner mit einem Klick erinnern
Ein sanfter Anstoß, in der Historie vermerkt
Klicken Sie auf die Glocke neben einem Unterzeichner und er erhält eine Erinnerung; „Alle erinnern" erreicht alle, die noch offen sind. Jede Erinnerung wird in der Dokumentenhistorie vermerkt. Beim Senden können Sie auch Erinnerungen aktivieren, die alle paar Tage verschickt werden.
Jedes Dokument und sein Status
Wartend, abgeschlossen, Entwürfe und abgelehnt – übersichtlich sortiert
Die Dokumentenliste zeigt jede Datei mit Projekt, Unterzeichnern, Status und letzter Änderung. Wechseln Sie mit einem Tab zwischen wartend, abgeschlossen, Entwürfen und abgelehnt, filtern Sie nach Projekt oder Sprache und sehen Sie auf einen Blick, wie viele der Unterzeichner bereits unterschrieben haben.
Abbrechen, korrigieren und erneut senden
Anfrage stoppen und in Sekunden neu starten
Etwas muss geändert werden? Anfrage abbrechen: Geöffnete Signierlinks funktionieren nicht mehr, wartende Empfänger werden informiert und bereits geleistete Signaturen bleiben in der Historie erhalten. Anschließend als Kopie mit denselben Unterzeichnern und Feldern erneut senden.
Aktivitätsfeed und Benachrichtigungen
Jedes Öffnen, Unterschreiben und Ablehnen, sobald es passiert
Der Aktivitätsfeed listet alles auf, was mit Ihren Dokumenten passiert ist, gruppiert nach Tag und gefiltert nach gesendet, geöffnet, unterschrieben, abgeschlossen, abgelehnt oder Erinnerungen. Sie erhalten außerdem eine Benachrichtigung in KIMISUITE, wenn jemand ein Dokument öffnet oder unterschreibt und wenn ein Dokument abgeschlossen oder abgelehnt wird – mit dem Grund.
Anwendungsfälle
Mitarbeiter zuerst, Vorgesetzter danach
Aktivieren Sie In Reihenfolge unterschreiben und nummerieren Sie die Unterzeichner. Ihr Vorgesetzter erhält den Link erst, wenn der neue Mitarbeiter unterschrieben hat.
Die Unterschrift, die stockt
Am Montagmorgen sehen Sie, dass einer von zwei Unterzeichnern noch offen ist. Sie drücken die Glocke neben dem Namen, und die Erinnerung wird in der Historie vermerkt.
Die falsche Zahl im Vertrag
Sie entdecken nach dem Versand einen Tippfehler. Stornieren Sie die Anfrage, korrigieren Sie die Datei und senden Sie sie erneut aus einer Kopie mit denselben Unterzeichnern und Feldern.
Häufige Fragen
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