Document Sign

E-Signatur für Freelancer: Hol dir den unterschriebenen Vertrag, bevor du mit der Arbeit beginnst

Lade den Vertrag hoch, den du ohnehin nutzt, setze das Unterschriftsfeld deines Kunden und sende ihn ab. Dein Kunde unterschreibt in wenigen Minuten am Handy, du zeichnest gegen, und das versiegelte PDF belegt, wer was vereinbart hat.

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E-Signatur für Freelancer: Hol dir den unterschriebenen Vertrag, bevor du mit der Arbeit beginnst

So sieht das im Alltag aus

  1. Montag: Der Kunde sagt per E-Mail zu

    Das Angebot ist abgestimmt, aber ein Ja in einem E-Mail-Verlauf ist kein Vertrag. Du lädst deinen Projektvertrag hoch, fügst Kunde und dich hinzu und sendest ihn, noch bevor das Gespräch endet.

  2. Montag, 18 Uhr: Der Kunde unterschreibt

    Dein Kunde unterschreibt zwischen zwei Terminen am Handy. Da du die Reihenfolge festgelegt hast, wirst du als Nächstes eingeladen und zeichnest am Laptop gegen.

  3. Dienstag: Die NDA für die Agentur

    Eine Agentur möchte vor dem Briefing eine NDA. Du legst sie im Projekt des Kunden neben den Vertrag, sodass beide Dokumente und ihr Status an einem Ort liegen.

  4. Drei Monate später: Eine Frage zum Leistungsumfang

    Der Kunde erinnert den Leistungsumfang anders. Du öffnest die unterschriebene Leistungsbeschreibung, mit der Zeit jeder Unterschrift und dem Unterzeichner, und die Diskussion ist kurz.

E-Signatur für Freelancer dreht sich um einen Moment: Der Kunde hat Ja gesagt, und du willst es schriftlich, bevor du mit der Arbeit beginnst. Mit Document Sign lädst du den Vertrag, die NDA oder die Leistungsbeschreibung, die du ohnehin nutzt, als PDF hoch, fügst deinen Kunden hinzu, setzt Unterschrifts-, Paraphen- und Datumsfelder und sendest ab. Der Kunde öffnet den Link, unterschreibt per Zeichnen oder Eintippen seines Namens und braucht kein Konto. Du kannst dich selbst als Unterzeichner hinzufügen und festlegen, wer zuerst unterschreibt.

Haben alle unterschrieben, erhaltet ihr beide dasselbe versiegelte PDF: mit einem Stempel samt Dokumentnummer auf jeder Seite und einem angehängten Signaturzertifikat mit Namen, Zeiten, IP-Adressen, Geräten und dem vollständigen Verlauf, geschützt durch ein digitales Siegel und einen unabhängigen Zeitstempel. Lehnt der Kunde ab, siehst du den Grund. Bewahre die Verträge jedes Kunden gemeinsam in Projekten auf, und du siehst auf einen Blick, was unterschrieben ist und was noch aussteht. Bevor du das nächste Angebot sendest, prüfe deinen Satz mit dem Stundensatz-Rechner.

Was du bekommst

  • E-Signatur für Freelancer, die gegenzeichnen

    Füge dich mit einem Klick zum Dokument hinzu und wähle die Reihenfolge. Der Kunde unterschreibt zuerst und du zeichnest gegen, oder du unterschreibst zuerst und sendest ein Dokument, das du schon unterschrieben hast.

  • Verträge, NDAs und SOWs pro Kunde

    Fasse die Dokumente eines Kunden in einem Projekt mit Fälligkeitsdatum und Farbe zusammen. Das Projekt zeigt, wie viele unterschrieben sind, wie viele warten und welche Entwürfe sind.

  • Du siehst, wann der Kunde es öffnet

    Jeder Unterzeichner erscheint als eingeladen, geöffnet, unterschrieben oder abgelehnt, mit Uhrzeit. Du bekommst eine Benachrichtigung, wenn der Kunde öffnet oder unterschreibt, und erinnerst ihn mit einem Klick.

  • Klauseln, die der Kunde bestätigen muss

    Füge ein Pflicht-Kontrollkästchen für die Zahlungsbedingungen oder ein Textfeld für die Bestellnummer hinzu. Der Kunde kann erst abschließen, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.

  • Dein Link nach der Unterschrift

    Nach dem Unterschreiben sieht der Kunde deinen eigenen Dankestext und einen Button zu einer Seite deiner Wahl, etwa zu deinem Portfolio oder deiner Buchungsseite für den Kickoff-Call.

  • Ein Nachweis, den du im Streitfall zeigen kannst

    Das unterschriebene PDF trägt die Dokumentnummer auf jeder Seite, ein Signaturzertifikat mit dem vollständigen Verlauf, SHA-256-Fingerabdrücke von Original und unterschriebener Datei sowie einen unabhängigen Zeitstempel.

Gib deinen nächsten Kundenvertrag zur Unterschrift raus

Nimm den Vertrag, den du ohnehin gleich senden willst, lade ihn hoch, setze zwei Unterschriftsfelder und sende ihn an deinen Kunden. Du siehst den Status wechseln, sobald er öffnet und unterschreibt.

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Was ein unterschriebener Vertrag dich kostet

Unbezahlte Arbeit beginnt mit einem unsignierten Leistungsumfang. Prüfe mit dem Stundensatz-Rechner, dass der Preis in diesem Umfang deine Zeit abdeckt.

Für dein Event ausrechnen

Dein Kunde
unterschreibt kostenlos, ohne Konto und ohne App
Dokumente
ein monatliches Kontingent je nach Tarif; ein Entwurf zählt erst, wenn er gesendet wird
Drucken, Scannen, Porto
entfällt, der Kunde unterschreibt am Handy oder Computer
Dein Workspace
ein monatlicher Preis, auch wenn eine Assistenz oder ein Partner mit dir darin arbeitet

So startest du

  1. Workspace vorbereiten

    Öffne deinen KIMISUITE-Workspace und füge Document Sign hinzu. Lege eine Antwortadresse, deine Zeitzone und den Text fest, den Kunden nach dem Unterschreiben sehen.

  2. Vertrag hochladen

    Lade den fertigen Vertrag als PDF hoch und gib ihm einen Titel, den dein Kunde erkennt, etwa „Website-Relaunch, Vertrag“. Lege ihn im Projekt des Kunden ab.

  3. Felder platzieren

    Füge Kunde und dich hinzu, aktiviere die Unterzeichnung in Reihenfolge, wenn du gegenzeichnest, und ziehe Unterschrift, Paraphe, Datum und jedes Pflicht-Kontrollkästchen auf die Seiten.

  4. Senden und mit der Arbeit starten

    Schreibe eine kurze Nachricht, setze eine Frist zum Unterschreiben und sende ab. Steht der Status auf abgeschlossen, lade das versiegelte PDF herunter und sende die Einladung zum Kickoff.

Preise

Document Sign beginnt bei einem festen Monatspreis (siehe Preise) pro Workspace, nicht pro Signatur und nicht pro Nutzer. Deine Kunden zahlen nie und brauchen nie ein Konto.

Dein Tarif bestimmt, wie viele Verträge pro Monat rausgehen und wie viel Platz die unterschriebenen PDFs bekommen. Die E-Mails an deine Kunden laufen über das eigene Mailkonto deines Workspace, mit deiner Antwortadresse, sodass ihre Fragen bei dir ankommen.

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Passt das zu dir?

Passt, wenn

  • Designer, Entwickler, Texter und Fotografen, die vor jedem Projekt einen Vertrag senden
  • Berater und Coaches, die NDAs und Beauftragungsschreiben versenden
  • Freelancer, die mit Agenturen arbeiten, die zuerst unterschriebene Unterlagen wollen
  • Solo-Selbstständige, deren Kunden in anderen Ländern und Zeitzonen sitzen

Passt nicht, wenn

  • Freelancer, die den Vertrag in der App schreiben oder mit Vorlagen starten wollen: Document Sign signiert fertige Dokumente
  • Freelancer, die ein Angebot vom Kunden annehmen lassen und in eine Rechnung umwandeln wollen: das ist die Angebotsannahme im CRM Business Hub
  • Verträge, die eine qualifizierte elektronische Signatur oder einen Notar erfordern
  • Freelancer, die ihr Logo auf der Signaturseite wollen: dort erscheint der Name deines Workspace

Häufige Fragen

Wie funktioniert die E-Signatur für Freelancer mit Document Sign?

Lade deinen Vertrag als PDF hoch, füge Kunde und dich hinzu, setze die Felder und sende ab. Der Kunde unterschreibt im Browser über den Link in der E-Mail, du zeichnest gegen, und ihr beide erhaltet das versiegelte PDF mit dem Signaturzertifikat.

Kann mein Kunde zwischen zwei Terminen am Handy unterschreiben?

Ja. Der Kunde öffnet den Link, liest den Vertrag, füllt die Felder aus und unterschreibt per Zeichnen mit dem Finger oder durch Eintippen seines Namens. Es muss kein Konto angelegt und keine App installiert werden, ob am Handy, Tablet oder Computer.

Kann ich den Vertrag auch selbst unterschreiben?

Ja. Füge dich als Unterzeichner hinzu und wähle die Reihenfolge. Ist die Unterzeichnung in Reihenfolge aktiv, wird die nächste Person erst eingeladen, wenn die vorherige unterschrieben hat.

Ist ein so unterschriebener Vertrag rechtlich bindend?

Document Sign bietet eine einfache elektronische Signatur nach der EU-eIDAS-Verordnung, und vor dem Abschluss bestätigt der Kunde, dass seine elektronische Signatur für dieses Dokument seiner handschriftlichen gleichwertig ist. Ob das ausreicht, hängt von deinem Land und der Vertragsart ab. Verlangt das Gesetz eine strengere Form, nutze eine qualifizierte elektronische Signatur oder einen Notar. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.

Was, wenn der Kunde vor der Unterschrift Änderungen möchte?

Der Kunde kann ablehnen und einen Grund angeben. Brich die Anfrage ab, überarbeite den Vertrag in deinem eigenen Editor und lade die neue Version zur Unterschrift hoch.

Sehe ich, ob der Kunde den Vertrag geöffnet hat?

Ja. Das Dokument zeigt jeden Unterzeichner als eingeladen, geöffnet, unterschrieben oder abgelehnt, mit Uhrzeit, und der Verlauf listet jedes Ereignis auf. Du kannst eine Benachrichtigung aktivieren, wenn jemand öffnet oder unterschreibt.

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