Weihnachtsfeiern: Eine Planungs-Checkliste für Gastgeber

Diese Checkliste für Weihnachtsfeiern richtet sich an die Gastgeberseite: das Hotel, das Restaurant oder die Eventlocation, die im Dezember gemeinsame Weihnachtsfeiern verkauft. An diesen Abenden buchen mehrere Firmen und Gruppen Plätze auf derselben Feier: ein Drei-Gänge-Menü, ein Begrüßungsgetränk, ein DJ und Tanz bis spät in die Nacht. Solche Abende können ein Dutzend Freitage und Samstage am Stück füllen, und sie bringen mehr Rückfragen, Menüänderungen und Rechnungen mit sich als jeder andere Monat.

Die Liste begleitet die Saison vom ersten Planungsschritt bis zum letzten Abend und zeigt auch, was die Person im Büro auf der anderen Seite von dir braucht, denn sie entscheidet, wohin ihr Team im nächsten Jahr geht. Du bist spät dran? Weiter unten findest du eine Vier-Wochen-Version.

Gemeinsame Weihnachtsfeier oder Exklusivbuchung?

Die meisten Locations bieten zwei Produkte an, und beide werden unterschiedlich geplant:

• Gemeinsame Weihnachtsfeiern. Du legst Termine, Menü und Preis pro Person fest. Gruppen aus verschiedenen Firmen buchen Plätze, von ein paar Kolleginnen und Kollegen bis zur ganzen Abteilung, und sitzen an eigenen oder gemeinsamen Tischen.
• Exklusivbuchung. Eine Firma mietet den ganzen Raum für einen Abend. Das ist meist ein Vertrag mit Mindestumsatz, kein Ticketverkauf.

Der Rest dieser Checkliste dreht sich um gemeinsame Feiern.

Drei bis vier Monate vorher: die Saison aufsetzen

• Termine festlegen. Typischerweise jeder Freitag und Samstag von Ende November bis kurz vor Weihnachten, dazu ein paar Donnerstage, wenn die Nachfrage hoch ist.
• Kapazität pro Abend festlegen. Zähl die Plätze mit Tischen in Feier-Bestuhlung, nicht in deiner normalen Restaurant-Aufstellung.
• Paket festlegen. Begrüßungsgetränk, drei Gänge mit Auswahl beim Hauptgang, Kaffee, DJ bis zu einer festen Uhrzeit. Schreib auf, was nicht enthalten ist.
• Preis pro Person festlegen. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
• Bedingungen formulieren. Anzahlung oder Vollzahlung, Frist für die endgültige Personenzahl und die Menüwahl, was passiert, wenn eine Gruppe kleiner wird. Veröffentliche sie vor der ersten Buchung.

In Event Ticket Hub, der Ticketing-App in KIMISUITE, ist eine ganze Saison ein einziges Event mit einer wöchentlichen Terminserie (bis zu 120 Termine). Jeder Abend hat seine eigene Platzzahl, seine eigene Teilnehmerliste und seine eigenen Verkaufszahlen.

Preis pro Person: pro Abend kalkulieren

Jeder Partyabend hat Fixkosten (DJ, zusätzliches Personal, Deko) und Kosten pro Gast (Essen, Begrüßungsgetränk). Ein Beispiel für einen Abend:

• Fixkosten 900 EUR, Essen und Getränke 32 EUR pro Gast, 120 Plätze
• Du planst mit 75 % verkauften Plätzen, also 90 Gästen
• 900 / 90 = 10 EUR Fixkosten pro Gast, plus 32 EUR: 42 EUR
• Bei angenommenen 3 % Zahlungsgebühr liegt der Break-even-Preis bei 42 / 0,97 = 43,30 EUR
• Für 600 EUR Gewinn pro Abend: 50,17 EUR
• Bei einem geplanten Preis von 49 EUR erreichst du den Break-even nach 58 Gästen

In diesem Beispiel ist keine Mehrwertsteuer enthalten. Rechne deine eigenen Zahlen im Rechner für Ticketpreise mit deiner Zahlungsgebühr und dem Mehrwertsteuersatz für deine Tickets durch, und kalkuliere ruhige Abende separat: Ein Donnerstag mit 50 % Auslastung braucht einen anderen Preis als ein ausverkaufter Samstag.

Über zwölf Abende summieren sich auch kleine Gebühren pro Ticket. Der Ticketgebühren-Rechner zeigt dir, was Ticketing-Gebühren über die ganze Saison kosten.

Zwei bis drei Monate vorher: den Verkauf starten

• Frühbucherpreis. Gib ihm ein Verkaufsfenster, das an einem Datum deiner Wahl endet, damit danach automatisch der normale Preis gilt.
• Limit pro Bestellung. Leg eine Höchstzahl pro Bestellung fest, damit nicht eine einzige Firma alle Plätze am gefragtesten Samstag bekommt.
• Menüfrage pro Gast. Eine Pflicht-Auswahlfrage mit deinen Vorspeisen und Hauptgängen ergibt genaue Zahlen pro Abend. Ergänze eine zweite Frage zu Allergien und Ernährungsweisen.
• Überweisung. Viele Firmen zahlen per Überweisung. Ist sie aktiviert, gehen deine Bankdaten mit der Buchung raus, und die Plätze bleiben bis zur Fälligkeit der Zahlung reserviert.
• Firmendaten. Organisatoren geben beim Checkout Firmenname, Adresse und USt-IdNr. ein, sodass die Rechnung gleich beim ersten Mal stimmt.
• Zuerst deine Stammkunden. Schreib den Organisatoren vom letzten Jahr eine E-Mail, bevor du Werbung machst. Ein Gutscheincode kann ein verstecktes Frühbucherticket nur für sie freischalten.

Was die Person im Büro von dir braucht

Denk an die Person aus der Buchhaltung oder der Personalabteilung, die gebeten wurde, "sich um die Weihnachtsfeier zu kümmern". Sie braucht:

• Einen Preis pro Person, den sie ins Budget eintragen kann, inklusive der enthaltenen Leistungen
• Eine Bestellung für das ganze Team, nicht 14 einzelne Zahlungen
• Eine Rechnung auf den Firmennamen
• Zeit, um Namen und Menüwünsche einzusammeln, und eine klare Frist für die endgültige Personenzahl
• Eine Bestätigung, die sie weiterleiten kann, an die Kolleginnen und Kollegen

In Event Ticket Hub bucht die Person alle Plätze in einer Bestellung und trägt für jedes Ticket die Menüwahl ein. Mit personalisierten Tickets lassen sich die Namen bis zu der von dir festgelegten Frist auf der Bestellseite ändern, was hilft, wenn jemand krank ausfällt. Über Bestellnummer und E-Mail-Adresse findet sie die Buchung jederzeit wieder.

Einen Monat vorher: die Zahlen sauber halten

• Behalte die Verkäufe pro Abend im Blick und bewirb ruhige Abende gezielt.
• Erinnere die Organisatoren an die Menüfrist.
• Gib der Küche eine erste Zählung pro Abend und plane das Personal nach den echten Zahlen.
• Nimm telefonische Buchungen manuell auf: Du legst die Bestellung selbst an, bezahlt oder mit offener Zahlung, und die Tickets gehen per E-Mail raus.

Spät dran: die Vier-Wochen-Version

Wenn die erste Feier nur noch wenige Wochen entfernt ist, kürz die Liste auf das, was den Abend absichert:

1. Veröffentliche Termine, Paket und einen Preis pro Person. Lass den Frühbucherpreis weg.
2. Mach Menü- und Allergiefragen ab der ersten Buchung pro Ticket zur Pflicht.
3. Leg die Menüfrist auf etwa zehn Tage vor jedem Abend und nimm sie in deine Bedingungen auf.
4. Ruf die Organisatoren vom letzten Jahr selbst an und trag ihre Buchungen als manuelle Bestellungen ein.
5. Kopple die Smartphones für den Einlass vor dem ersten Abend.

Die Feierabende selbst

• Vor jedem Abend: Druck die Teilnehmerliste mit Tickets und Menüwahl aus oder exportiere sie nach Excel für deinen Tischplan.
• Am Einlass: Die Gruppen kommen innerhalb weniger Minuten an. Dein Team scannt die Tickets mit dem Smartphone, sucht nach Namen, wenn jemand sein Ticket vergessen hat, und checkt eine ganze Gruppe auf einmal ein.
• Nach jedem Abend: Der Verkaufsbericht pro Termin zeigt Bruttoumsatz, Erstattungen und Check-ins, damit du weißt, welche Abende du wiederholen solltest.

Januar: das nächste Jahr planen

• Notier dir, welche Abende zuerst ausverkauft waren und welche Rabatte gebraucht haben.
• Frag ein paar Organisatoren, was die Buchung leicht oder schwer gemacht hat.
• Bewahr ihre Kontaktdaten für das Mailing im nächsten Jahr auf. Wenn Contacts in deinem Workspace ist, landen Käufer aus Event Ticket Hub dort ohne Dubletten.

Die Checkliste auf einen Blick

• Termine, Kapazität, Paket und Preis pro Abend festgelegt
• Bedingungen mit Anzahlung, Frist und Änderungen veröffentlicht
• Bestelllimit gesetzt, Menü- und Allergiefragen pro Ticket verpflichtend
• Überweisung und Firmendaten im Checkout aktiviert
• Organisatoren vom letzten Jahr zuerst kontaktiert
• Teilnehmerliste pro Abend für Küche und Service ausgedruckt
• Smartphones für den Einlass gekoppelt, Gästesuche bereit