O intervalo entre marcações é o tempo que mantém livre depois de uma marcação e antes da seguinte, para que a sala possa ser preparada, o terapeuta possa registar as suas notas e um cliente atrasado não empurre o dia inteiro. Se for demasiado curto, cada atraso arrasta-se até ao fim do dia. Se for demasiado longo, abdica de marcações que poderia ter vendido. Este guia mostra como escolher o intervalo certo, quanto custa em horários disponíveis e como evitar marcações duplicadas quando salas e pessoas têm de estar livres ao mesmo tempo.
Três tipos diferentes de "intervalo"
Fala-se de "intervalo" para três coisas que se comportam de forma diferente numa agenda:
- Tempo de preparação antes da marcação: aquecer as pedras, preparar a mesa de manicure, ler a ficha do cliente.
- Tempo de conclusão depois dela: limpar, mudar os lençóis, registar notas, receber o pagamento.
- O intervalo entre marcações: uma margem de segurança para atrasos e para acompanhar o cliente até à porta.
Mantenha-os separados. Uma massagem com pedras quentes exige uma preparação que uma manicure clássica não exige, e uma sala de tratamentos faciais precisa de tempo de limpeza que uma consulta telefónica não precisa. Um intervalo fixo igual para todos os serviços desperdiça tempo nos serviços curtos ou não chega para os longos.
De quanto intervalo precisa
Não existe um número certo, mas pode calculá-lo a partir do seu próprio dia:
- Cronometre a preparação. Durante uma semana, anote quanto tempo a sala ou o posto demora realmente entre clientes. Use o valor habitual, não o pior dia.
- Observe os atrasos. Se as marcações terminam regularmente cinco minutos mais tarde, esse tempo pertence ao intervalo, não à sua pausa de almoço.
- Conte as deslocações. Num spa, o cliente muda de roupa, toma duche ou passa de uma sala para outra. Esse tempo faz parte da marcação.
- Defina-o por serviço. Tratamentos longos com preparação recebem mais, serviços curtos e repetitivos recebem menos.
Quanto lhe custa um intervalo em marcações
Um intervalo nunca é gratuito. A forma mais rápida de ver o seu preço é comparar o mesmo dia com e sem ele.
Exemplo prático: trabalha 8 horas por dia e vende tratamentos de 60 minutos.
| Intervalo | Tempo por marcação | Horários por dia | Horários por semana (5 dias) | Horários por mês (22 dias) |
|---|---|---|---|---|
| 0 min | 60 min | 8 | 40 | 176 |
| 5 min | 65 min | 7 | 35 | 154 |
| 10 min | 70 min | 6 | 30 | 132 |
| 15 min | 75 min | 6 | 30 | 132 |
Há duas coisas que se destacam. Passar de nenhum intervalo para 10 minutos custa dois tratamentos por dia. E entre 10 e 15 minutos nada muda neste exemplo, porque o tempo que sobra é demasiado curto para mais um tratamento completo. Se precisa de algum intervalo, verifique onde estão os patamares antes de decidir.
Um pormenor que a tabela não mostra: conta um intervalo depois de cada marcação, incluindo a última do dia. Se o último cliente não exigir preparação depois, o dia pode por vezes acomodar mais uma. Com um intervalo de 10 minutos, sete tratamentos de 60 minutos e seis intervalos preenchem exatamente 480 minutos, pelo que a perda real é de um tratamento, não de dois, desde que nada se atrase.
Pode testar o seu horário, a duração do serviço e o intervalo na calculadora de horários de marcação gratuita. Divide os seus minutos de trabalho pela duração de uma marcação mais o intervalo e arredonda para baixo, que é a forma como a tabela acima foi calculada.
Porque continuam a acontecer marcações duplicadas
Um bom intervalo protege o seu horário. Não o protege de vender a mesma sala duas vezes. Num spa ou num salão com salas de tratamento, uma marcação precisa de três coisas livres ao mesmo tempo:
- O horário, dentro do seu horário de funcionamento
- Uma pessoa que possa prestar o serviço
- Uma sala ou posto de que o serviço necessita
Uma agenda em papel ou um calendário com uma coluna por terapeuta só verifica o segundo ponto. Dois terapeutas podem estar livres às 14h00 quando só existe uma sala de tratamento com marquesa. É essa a marcação duplicada que estraga uma tarde, e nenhum intervalo a evita.
A solução é incluir as salas e o equipamento na agenda: cada serviço indica aquilo de que precisa, cada sala tem o seu próprio horário e um horário só é disponibilizado quando tudo está livre.
Como o Service Manager resolve isto
O Service Manager é a aplicação de marcações do workspace KIMISUITE. Trata os três tipos de intervalo e o problema das salas como parte de cada serviço:
- Preparação, conclusão e intervalo por serviço. No editor de serviços introduz os minutos antes, depois e entre marcações, e o editor apresenta o resultado numa frase, por exemplo: "Cada marcação bloqueia 75 minutos da agenda (preparação + marcação + conclusão), mais um intervalo de 10 minutos até à marcação seguinte."
- Um intervalo predefinido para todo o negócio nas definições de marcação, junto ao intervalo entre horários e à confirmação automática.
- Tipos de recurso necessários. Um serviço indica aquilo de que precisa, como um massagista e uma sala de tratamento. O agendamento de recursos gere salas, cadeiras, postos e equipamento como recursos com horários semanais e capacidade próprios.
- Só são disponibilizados horários livres. Os horários são gerados a partir do horário de trabalho, dos horários dos recursos, da duração, da preparação, da conclusão e do intervalo, e os horários já marcados desaparecem da página pública de marcações.
- Bloqueios planeados. Os modelos de horário semanal colocam limpezas, reuniões ou entregas no calendário como blocos de tempo entre marcações.
O resultado: um cliente que marca online só vê horários em que a pessoa certa e a sala certa estão ambas disponíveis, com o tempo de preparação já incluído.
Perguntas frequentes
O que é o intervalo entre marcações?
É o tempo que mantém livre entre duas marcações para limpeza, notas, atrasos e deslocação de clientes, para que os atrasos não se acumulem ao longo do dia.
Quanto tempo deve ter o intervalo entre marcações?
Meça durante uma semana o tempo real de preparação e defina o intervalo por serviço. Serviços curtos e repetitivos precisam de menos, tratamentos longos com preparação precisam de mais.
O intervalo reduz o número de clientes que posso marcar?
Sim. Com 8 horas e tratamentos de 60 minutos, um intervalo de 10 minutos depois de cada marcação faz passar de 8 para 6 marcações por dia, ou para 7 se a última marcação do dia não precisar de intervalo. Verifique os números antes de decidir.
Como evito marcações duplicadas com salas partilhadas?
Trate as salas e o equipamento como recursos no seu sistema de marcações, para que um horário só seja disponibilizado quando a pessoa e a sala estão ambas livres.
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