A IA é mais útil numa pequena empresa quando trabalha sobre o registo que já tem aberto, o recibo, o lead, o ticket de suporte, a tarefa, e propõe algo que verifica antes de contar, em vez de viver numa janela de chat separada para onde copia e de onde volta a copiar coisas.
Isto parece óbvio. Na prática, a maioria das pequenas equipas usa a IA ao contrário.
O imposto do copiar-colar
Eis como a IA costuma entrar numa pequena empresa. Alguém abre um chatbot geral num separador do browser. Cola um email de um cliente e pede uma resposta. Transcreve um recibo para organizar os números. Cola notas de reunião e pede uma lista de tarefas. Depois copia o resultado de volta para a ferramenta de faturação, o helpdesk ou o quadro de tarefas.
Cada ida e volta é pequena. Somadas, já não são. Vejamos uma empresa de exemplo: uma firma de serviços de construção com seis pessoas.
| Tarefa | Por mês | Copiar, colar e redigitar por item | Tempo por mês |
|---|---|---|---|
| Recibos e faturas de fornecedores | 120 | 3 minutos | 6 horas |
| Threads de suporte longas para responder | 40 | 5 minutos | 3 horas e 20 minutos |
| Notas de reuniões e de obra para transformar em tarefas | 20 | 10 minutos | 3 horas e 20 minutos |
| Total | cerca de 12 horas e 40 minutos |
Os minutos são pressupostos para o exemplo, não uma medição. Altere-os para se adequarem ao seu negócio. O que importa é a forma: a resposta da IA demora segundos, e é a movimentação de texto à volta dela que consome o tempo.
O imposto do copiar-colar não é apenas tempo. Tem três custos mais silenciosos.
A IA não conhece o contexto. Um chatbot geral não sabe que este cliente já escreveu cinco vezes sobre o mesmo problema, que "Agendado" é uma lista no seu quadro, ou de que fornecedor é um recibo. Ou explica isso sempre, ou aceita uma resposta genérica.
Ninguém consegue ver o que a IA propôs. O rascunho vive no histórico do browser de alguém. Se a resposta estava errada, ou a data numa tarefa foi mal interpretada, não há rasto de onde veio.
O resultado não aterra em lado nenhum. Uma lista de tarefas numa janela de chat não é uma tarefa. Só se torna uma se alguém a redigitar, e é exatamente esse o passo que fica por fazer num dia atarefado.
O que significa "IA onde o trabalho acontece"
A alternativa não é mais IA. É IA colocada no ponto onde o registo já existe, com quatro propriedades:
- Lê o registo à sua frente. O ticket com o seu histórico, o lead com a sua origem, o quadro com as suas próprias listas e etiquetas.
- Propõe, você decide. Nada é escrito nos seus livros ou no seu quadro até uma pessoa aceitar.
- Mostra as suas razões. Uma pontuação vem com razões, uma data vem com as palavras de onde foi retirada, uma correspondência de fornecedor vem com um valor de confiança.
- Conhece os seus limites. Onde uma resposta errada pudesse causar danos, diz que não pode responder em vez de adivinhar.
É esse o padrão que aplicamos à nossa própria IA no KIMISUITE. Tudo isto se chama trettly: o assistente no Centro de Ajuda e no website, e a IA dentro das apps.
trettly nas apps KIMISUITE
Eis onde o trettly trabalha hoje, app a app, e o que fica consigo.
| App | O que o trettly faz | O que continua a decidir |
|---|---|---|
| CRM Business Hub: leads | Avalia um lead com uma pontuação, razões, riscos e um próximo passo sugerido | Se liga, e o que diz |
| CRM Business Hub: suporte | Resume uma thread de ticket longa e sugere uma resposta | O que é realmente enviado |
| CRM Business Hub: finanças | Lê fotos e PDFs de recibos: número, data, líquido, imposto, bruto, itens de linha, fornecedor com uma pontuação de correspondência | Se o transforma numa fatura ou numa despesa |
| CRM Business Hub: contactos | Lê um cartão de visita digitalizado para um lead, com avisos se a pessoa ou empresa já existir | Se é um lead novo ou um duplicado |
| Task Hub | Transforma texto, voz ou um ficheiro em cartões propostos com lista, etiqueta e data de vencimento; sugere uma próxima ação num cartão | Que cartões são criados e que sugestões se aplicam |
| Restaurant Hub | Escreve descrições de pratos, compõe recomendações do chef a partir do seu próprio menu, responde a perguntas dos clientes sobre o menu | O que vai para o menu e para as ofertas diárias |
Vale a pena conhecer alguns detalhes.
CRM Business Hub
A avaliação de leads funciona ao lado da pontuação baseada em regras que o próprio define (0 a 100, a partir de origem, país, valor e campos semelhantes). As regras dão-lhe consistência; a avaliação do trettly dá-lhe uma segunda opinião com as razões escritas, antes de pegar no telefone.
Na caixa de entrada de documentos, os recibos chegam por upload ou de uma caixa de correio ligada. Fotos e PDFs são lidos pelo trettly. Faturas eletrónicas estruturadas são lidas diretamente dos seus dados, sem IA, porque não há nada a adivinhar. Verifica o resultado e converte-o com um clique.
As funcionalidades de IA no CRM Business Hub funcionam com os créditos de IA do seu workspace, para poder ver o que consomem.
Task Hub
O AI Task recebe notas coladas, uma gravação de voz ou um ficheiro e devolve uma lista de revisão, não cartões acabados. Cada data de vencimento mostra a frase de onde veio, como "antes de sexta-feira", para que uma data mal interpretada seja visível antes de chegar ao quadro. Pode falar numa de dezasseis línguas e ter os cartões escritos noutra. O AI Task faz parte do plano Business; a sugestão de próxima ação num cartão faz parte do Grow e do Business.
Restaurant Hub
O trettly escreve e melhora descrições de pratos e textos promocionais, e o Meal AI compõe uma lista de recomendações do chef a partir do seu próprio menu, que pode imprimir ou mover para as ofertas diárias com um clique. Também podem ser geradas fotos de pratos, através do AI Image Generator, um extra pago separado.
Do lado do cliente, o empregado de mesa Smart Menu AI responde a perguntas sobre o seu menu, apenas a partir do seu menu, na língua do cliente. Um limite é deliberado e queremos dizê-lo com clareza: o empregado de mesa com IA não responde a perguntas sobre alergénios. Se lhe perguntarem que pratos não contêm glúten, diz que não pode confirmar. A informação sobre alergénios fica onde pertence, no próprio menu com as suas marcações de alergénios, e com a sua equipa.
Uma palavra honesta sobre limites
As sugestões de IA não são idênticas de cada vez. Passe as mesmas notas duas vezes e uma execução pode definir uma data de vencimento que a outra deixa na descrição. É exatamente por isso que cada funcionalidade do trettly que escreve nos seus registos termina num passo de revisão em vez de uma escrita automática.
O trettly também não age por conta própria. Não envia emails, não lança faturas nem move cartões sem uma pessoa confirmar. Se procura software que gere o seu negócio sem supervisão, não é isto. Se quer deixar de perder tempo a escrever, ler e resumir, enquanto as decisões ficam com a sua equipa, foi construído para isso.
De volta ao exemplo
Para a firma de seis pessoas acima, a diferença não é que a IA ficou mais rápida. É que as idas e voltas desaparecem. O recibo é lido onde é arquivado. O resumo do ticket aparece no ticket. As notas de obra tornam-se cartões no quadro a que pertencem. Com os nossos números de exemplo, isso é a maior parte das quase 13 horas por mês, e o resultado aterra onde o trabalho já está.
O mesmo assistente também ajuda dentro do próprio workspace, com o seu próprio lugar no Centro de Ajuda e na dock móvel. Descrevemos isso em trettly dentro do seu workspace.
Por onde começar
Escolha a app onde a sua equipa redigita mais, sejam recibos, threads de suporte ou notas de tarefas, e comece por aí. Pode ver todas as apps num só lugar na página de apps do KIMISUITE. O workspace é gratuito, e cada app que adicionar tem o seu próprio período experimental: Cancele a qualquer momento · Sem permanência mínima · 14 dias grátis.
