Service Manager Marcação de consultas para escritórios de advogados: primeira consulta no escritório ou por vídeo
Os novos clientes reservam uma primeira consulta nas horas livres do advogado, em vez de esperarem por um telefonema. Cada reserva bloqueia o advogado e, nas reuniões no escritório, a sala de reuniões, e a receção confirma cada pedido.
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Como funciona no dia a dia
Segunda-feira, 8h30: pedidos, não mensagens de voz
Durante o fim de semana, três pessoas pediram uma primeira consulta na sua página. Ficam em Aguarda confirmação, e a receção confirma cada uma depois de uma vista de olhos rápida. As restantes recebem um email de cancelamento com um breve motivo.
Terça-feira: a duração certa para cada tipo de reunião
Uma primeira consulta sobre um assunto novo dura quarenta e cinco minutos, um acompanhamento de um processo em curso trinta. Como dois serviços distintos, nunca disputam o mesmo intervalo curto. Cada tipo mostra a sua duração na página, e as pessoas escolhem o adequado.
Quarta-feira, 11h00: a sala de reuniões está ocupada
Dois advogados querem a única sala de reuniões. Como as consultas no escritório indicam a sala como recurso, o segundo horário só é oferecido quando a sala está livre. As consultas por vídeo não precisam da sala.
Quinta-feira: um cliente no estrangeiro
Um cliente que vive em Viena marca uma consulta por vídeo em alemão. Como o Meeting Hub funciona no seu espaço de trabalho, o email de confirmação já inclui a ligação para a reunião.
A marcação de consultas para escritórios de advogados costuma resumir-se a um jogo de chamadas perdidas: um novo cliente liga, o advogado está em tribunal, a receção promete ligar de volta. O Service Manager permite que as pessoas reservem uma primeira consulta na página de reservas do próprio escritório, nas horas que cada advogado tem livres. Cada tipo de consulta tem a sua duração e um intervalo para notas de processo, e as reuniões no escritório indicam a sala de que precisam. Ligue o calendário de cada advogado e uma audiência ou um almoço com um cliente registados aí fecham essas horas na página. Com a confirmação automática desligada, cada reserva chega como pedido, pelo que a receção ou o advogado decidem antes de a hora ficar definitiva. Antes da reunião, uma automação de Lembrete envia um email ao cliente nas horas que escolher, nos planos Professional ou Enterprise e com as notificações por email ativas. Um botão nesse email permite ao cliente cancelar ou reagendar, de modo que uma primeira consulta que não vai acontecer liberta a hora do advogado para outro trabalho, em vez de deixar uma cadeira vazia do outro lado da secretária.
Altere as designações para as palavras do seu escritório, como Cliente e Consulta, e liste as consultas com ou sem preço. As pessoas aceitam a sua política de privacidade e os termos antes de reservar, e é o escritório que define o conteúdo dos emails, para cada idioma em que trabalha. Para consultas por vídeo, integre as reuniões de vídeo no navegador através do Meeting Hub e coloque a ligação na confirmação. O Service Manager marca a reunião; processos, documentos e honorários ficam nas ferramentas que já utiliza para isso. Mais informação na página do Service Manager.
O que recebe
Pedidos que a receção pode analisar
Com a confirmação automática desligada, as novas reservas ficam como Pedido. Um clique confirma cada uma, pelo que nenhuma hora fica definitiva sem a sua decisão. As pessoas veem que o pedido foi recebido, não que a hora está fixada.
Uma duração por tipo de consulta
Primeiras consultas, acompanhamentos e reuniões de estratégia mais longas têm cada uma a sua duração e o seu intervalo. Uma reunião de estratégia pode bloquear duas horas, um acompanhamento rápido trinta minutos.
Advogado e sala de reuniões em conjunto
As consultas no escritório indicam a sala de reuniões como recurso. Os horários só são oferecidos quando o advogado e a sala estão livres. Dois advogados nunca podem reservar a mesma sala ao mesmo tempo.
Consultas por vídeo
Com o Meeting Hub no espaço de trabalho, cada consulta por vídeo tem a sua ligação de reunião, que o email de confirmação inclui. Os clientes entram a partir do navegador, sem instalar nada.
Texto de privacidade antes da reserva
Adicione a sua política de privacidade e os termos por idioma. Ninguém pode reservar sem assinalar ambas as caixas. Escreva-os uma vez para cada idioma em que aconselha.
Datas de tribunal bloqueiam horas de consulta
Ligue o calendário de cada advogado através do endereço iCal. As audiências e reuniões com clientes marcadas aí desaparecem da página de reservas. Guardam-se apenas as horas de início e de fim, nunca títulos nem nomes de clientes.
Coloque a sua primeira consulta online
Crie uma primeira consulta e um acompanhamento, defina as horas livres de cada advogado e veja a página a partir da qual um novo cliente faria a reserva. Basta uma primeira consulta e as horas de um advogado para começar; acrescente a sala de reuniões e as consultas por vídeo quando chegarem os primeiros pedidos.
O que bloqueia uma primeira consulta
Apenas um exemplo: defina os minutos de que os seus advogados precisam. A calculadora de custo de reuniões mostra quanto vale uma hora do tempo da equipa.
- Ler o pedido antes
- 10 minutos, definidos como preparação
- Primeira consulta
- 45 minutos, a duração do serviço
- Nota de processo depois
- 15 minutos, definidos como acompanhamento
- Intervalo até à reunião seguinte
- 10 minutos, definidos como intervalo
Como começar
Configure a marcação de consultas do escritório
Abra o Service Manager no espaço de trabalho do escritório, comece de raiz e altere as designações para Cliente e Consulta.
Crie os tipos de consulta
Adicione primeiras consultas, acompanhamentos e consultas por vídeo, cada uma com a sua duração, um intervalo e um preço apenas se o publicar.
Adicione advogados, sala de reuniões e horários
Dê a cada advogado um horário semanal com as suas horas de consulta, ligue os calendários para que as audiências bloqueiem a página, adicione a sala de reuniões e defina uma antecedência mínima.
Adicione os seus textos e publique
Escreva a política de privacidade e os termos, desligue a confirmação automática, adicione uma automação de Lembrete com as notificações por email ativas, escolha um modelo sóbrio como Minimal e coloque a ligação à página no site do escritório.
Preços
O Service Manager começa em um preço mensal fixo (ver preços) para todo o escritório, não por advogado. Reservar advogados e salas de reuniões como recursos exige o plano Professional ou superior, e o Enterprise inclui fichas de colaboradores, funções, o portal do colaborador e uma ligação de calendário privada por advogado. A leitura das horas ocupadas nos calendários dos advogados faz parte de todos os planos, e as consultas por vídeo funcionam através do Meeting Hub, adicionado ao mesmo espaço de trabalho.
Catorze dias para configurar os seus tipos de consulta e ver como chegam os primeiros pedidos; sem período mínimo de contrato.
É a escolha certa?
Indicado se
- Escritórios de advogados pequenos e médios que recebem primeiras consultas de novos clientes
- Escritórios com advogados que mantêm horários de consulta fixos e uma agenda de tribunal preenchida
- Escritórios que recebem clientes no escritório e por vídeo
- Escritórios com clientes que falam idiomas diferentes
Não indicado se
- Escritórios que precisam de verificação de conflitos, gestão de processos ou tratamento de documentos na ferramenta de reservas
- Escritórios que precisam de honorários, registo de tempo ou faturas a partir das consultas; a faturação é o CRM Business Hub
- Escritórios que querem lembretes de consulta por mensagem de texto; o lembrete é enviado por email
- Escritórios cuja equipa de receção precisa do próprio software no seu idioma; apenas a página para clientes e os emails são multilingues
Perguntas frequentes
Como funciona a marcação de consultas para escritórios de advogados com o Service Manager?
Os clientes recebem um lembrete antes da consulta?
Os clientes podem escolher entre o escritório e uma videochamada?
Podemos manter os preços fora da página de reservas?
O Service Manager vê o que está no calendário de um advogado?
Substitui o nosso software de gestão do escritório?
Cada advogado pode manter as suas próprias horas de consulta?
Os clientes podem dizer-nos o assunto da consulta?
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