La percentuale del costo del personale è il costo totale dello staff in un determinato periodo diviso per il fatturato dello stesso periodo. È il numero che ti dice se i tuoi turni sono proporzionati alle vendite. Questo articolo spiega come calcolarla correttamente, cosa dicono davvero i benchmark pubblicati e come ridurla senza far aspettare di più i clienti.
La formula, applicata correttamente
Costo del personale % = (retribuzioni lorde + oneri a carico del datore di lavoro) / fatturato x 100
Due dettagli determinano se il numero ha davvero senso:
- Gli oneri a carico del datore di lavoro vanno inclusi. Contributi previdenziali, contributi sociali e imposte sul lavoro che paghi in aggiunta alle retribuzioni lorde sono un costo del personale a tutti gli effetti. Se li escludi, la tua percentuale sembrerà migliore del tuo conto in banca.
- Retribuzioni e fatturato devono riferirsi allo stesso periodo. Un mese di stipendi rispetto a un mese di vendite, una settimana rispetto a una settimana.
Decidi inoltre una volta per tutte cosa rientra nel costo del personale e mantieni la stessa regola: manager stipendiati e personale di cucina inclusi, ogni settimana, sempre allo stesso modo. Se lavori nel locale senza percepire uno stipendio, la tua percentuale risulterà più bassa del costo reale di gestione.
Puoi applicare la formula con il Labor Cost Percentage Calculator gratuito. Inserisci fatturato, retribuzioni lorde e la percentuale degli oneri a carico del datore di lavoro, e lo strumento mostra il costo totale del personale, l'importo degli oneri e la percentuale del costo del personale.
Qual è una percentuale sana del costo del personale?
Non esiste un unico numero corretto. Dipende dal tipo di servizio, dal livello di salari e contributi nel tuo Paese e da quanto lavoro consiste nel cucinare da zero rispetto all'assemblare.
Un benchmark con fonte e metodologia dichiarate arriva dagli Stati Uniti. Il Restaurant Operations Data Abstract della National Restaurant Association, edizione 2025, ha intervistato oltre 900 operatori statunitensi sui dati del 2024. Salari e stipendi, benefit inclusi, hanno registrato queste mediane:
| USA, dati 2024 | Costo del personale mediano in % sulle vendite |
|---|---|
| Servizio al tavolo, tutti i partecipanti | 36,5% |
| Servizio al tavolo con utile ante imposte | 34,2% |
| Servizio al tavolo in perdita | 42,9% |
| Servizio rapido, tutti i partecipanti | 31,7% |
| Servizio rapido con utile ante imposte | 30,0% |
| Servizio rapido in perdita | 34,1% |
Fonte: National Restaurant Association, "Elevated labor costs had a significant impact on restaurant profitability in 2024", 8 ottobre 2025.
La parte interessante è la differenza. I ristoranti con servizio al tavolo che hanno chiuso in utile erano circa 2 punti sotto la mediana, mentre quelli in perdita erano oltre 6 punti sopra. In un'attività con margini ridotti, pochi punti di costo del personale fanno spesso la differenza.
Fuori dagli Stati Uniti, i livelli salariali e i contributi a carico del datore di lavoro variano molto, quindi considera questi dati come un riferimento, non come un obiettivo. Il benchmark migliore è il tuo numero, monitorato ogni settimana e confrontato con la stessa settimana dell'anno precedente.
Il calcolatore valuta il risultato in base a fasce fisse: sotto il 25% eccellente, dal 25 al 30% sano, dal 30 al 35% da tenere d'occhio, dal 35% in su fuori dalla zona di sicurezza. Queste fasce rappresentano un obiettivo impegnativo. La mediana dei ristoranti statunitensi con servizio al tavolo in utile indicata sopra, 34,2%, rientra nella fascia da tenere d'occhio: considera quindi la valutazione come uno stimolo, non come un verdetto.
Un esempio pratico
Un ristorante registra in un mese:
- fatturato: 60,000 EUR
- retribuzioni lorde: 16,000 EUR
- oneri a carico del datore di lavoro: 20% delle retribuzioni (un valore di esempio; usa il tuo, preso dall'ultima elaborazione delle buste paga)
Il calcolatore mostra oneri a carico del datore di lavoro per 3,200 EUR, un costo totale del personale di 19,200 EUR e un costo del personale del 32,0%.
Ora due modifiche, nessuna delle quali tocca il servizio nelle ore di punta:
- Eliminare 30 ore di tempi morti. I turni prevedevano due persone dalle 15:00 alle 17:00 nei giorni feriali tranquilli, quando ne bastava una. Con una tariffa di esempio di 14 EUR l'ora, sono 420 EUR in meno di retribuzioni. Il costo totale del personale scende a 18,696 EUR e la percentuale al 31,2%.
- Riempire una serata tranquilla. Un'offerta del martedì porta 2,500 EUR in più di fatturato al mese con lo stesso team in turno. Con le retribuzioni originali, il costo del personale diventa il 30,7%.
Insieme, le due modifiche portano al 29,9%. Nessuno stipendio è stato tagliato e il team del venerdì e del sabato è rimasto esattamente lo stesso.
Come ridurre il costo del personale senza tagliare il servizio
1. Pianifica i turni in base ai coperti, non all'abitudine
Analizza i coperti o le vendite per fascia oraria delle ultime quattro-otto settimane, dal tuo POS o dal registro delle prenotazioni. La tentazione di copiare i turni del mese scorso è forte. Orari di inizio scaglionati, ad esempio un cameriere alle 17:00 e il secondo alle 18:30, spesso fanno risparmiare ore senza che nessuno si senta a corto di personale nel momento di punta.
2. Proteggi il picco, riduci le fasce di contorno
Le ore che ti costano raramente sono quelle piene. Sono l'ora fiacca dopo pranzo, il primo pomeriggio-sera prima dei primi tavoli e la lunga chiusura. Sposta in quelle ore la mise en place, gli inventari e le pulizie approfondite, così chi è in turno resta produttivo, oppure fai terminare prima alcuni turni.
3. Forma il personale su più ruoli
Un cameriere che sa gestire il bar, o un cuoco che può coprire due postazioni, ti permette di dimensionare lo staff sul numero reale di clienti invece che sullo scenario peggiore per ogni postazione.
4. Riduci il tempo che non è servizio
Telefonate per le prenotazioni, riscrivere la lavagna del menu, ribattere le variazioni di prezzo sul menu stampato e sul sito web: è tempo retribuito che i clienti non vedono mai. Prenotazioni che arrivano come richieste in un'unica lista e un menu che modifichi in un solo posto restituiscono quel tempo alla sala.
5. Aumenta il fatturato negli stessi turni
Il costo del personale è un rapporto. Riempire i servizi tranquilli con il team che già paghi lo riduce con la stessa efficacia del taglio delle ore. Prima di investire in una campagna, verifica se ripaga con il Restaurant Marketing ROI Calculator, che conteggia le visite di ritorno oltre alla prima.
6. Considera anche il prime cost
Il prime cost è la somma del food cost e del costo del personale, e i due valori si muovono insieme. Un menu che richiede molta preparazione può avere un food cost basso e un costo del personale alto. Controlla i piatti con il Food Cost Calculator prima di decidere quale proporre di più.
7. Controlla il numero ogni settimana
L'aumento del costo del personale è graduale: un turno in più qui, un'ora di straordinario là. Un controllo settimanale intercetta uno scostamento di 1 punto prima che diventi un problema per l'intero trimestre.
Cosa non fare: tagliare la paga oraria o lavorare sotto organico nelle ore di punta. Entrambe le scelte fanno risparmiare per qualche settimana, ma poi ti costano personale, recensioni e clienti abituali.
Come ti aiuta KIMISUITE
Restaurant Hub si fa carico di una parte di quel tempo che non è servizio. Inserisci ogni piatto una sola volta e gli stessi dati alimentano il menu QR, il menu stampato in PDF e il widget del menu sul tuo sito web, così una variazione di prezzo è una modifica sola invece di tre. I clienti possono richiedere un tavolo tramite un widget di prenotazione sul tuo sito. La richiesta arriva in un'unica lista prenotazioni, dove la approvi o la rifiuti con un clic, visualizzi la serata su una piantina dei tavoli e puoi ricevere un messaggio Telegram per ogni nuova prenotazione. Scopri di più sulle prenotazioni dei tavoli e sul perché un menu inserito una sola volta fa risparmiare lavoro.
Per la pianificazione dei turni e la rilevazione delle presenze, KIMISUITE sta sviluppando HRM Hub, con modelli di turno, un calendario dei turni e timbrature di entrata. Al momento è indicato come in arrivo.
FAQ
Le mance vanno incluse nel costo del personale?
Se le mance passano direttamente dai clienti allo staff, escludile sia dal fatturato sia dal costo del personale. Se le mance o il coperto di servizio passano dalla tua busta paga, chiedi al tuo commercialista come vengono trattati nel tuo Paese. Qualunque scelta tu faccia, applicala allo stesso modo ogni settimana.
Una percentuale del costo del personale più bassa è sempre meglio?
No. Un valore molto basso può significare che i clienti aspettano, che lo staff si esaurisce e se ne va, oppure che stai facendo tu stesso turni non retribuiti. Punta a un valore stabile, adatto al tuo tipo di servizio, che lasci comunque un utile.
Quale percentuale di oneri a carico del datore di lavoro devo inserire?
Quella delle tue buste paga: contributi previdenziali, contributi sociali e imposte sul lavoro a carico del datore di lavoro, espressi come quota delle retribuzioni lorde. Varia in base al Paese e al contratto, quindi ricavala dall'ultima elaborazione delle buste paga o chiedi al tuo commercialista.
