CRM Business Hub

Un CRM per agenzie che segue ogni cliente dalla proposta alla fattura del retainer

Lead con la campagna collegata, proposte che i clienti firmano online, progetti che conoscono il proprio budget e ore che finiscono in fattura. Account manager e responsabili di progetto guardano finalmente gli stessi numeri.

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Un CRM per agenzie che segue ogni cliente dalla proposta alla fattura del retainer

Come funziona nella pratica

  1. La richiesta nata dalla campagna della settimana scorsa

    Un brief arriva dal modulo di contatto del tuo sito. Entra come lead con la campagna e i valori UTM collegati, riceve un punteggio e va al prossimo account manager nella rotazione.

  2. Ambito, extra e approvazione

    La proposta elenca il lavoro principale, con un secondo giro di revisioni e un video di lancio come voci opzionali. Il cliente firma online e la fattura di acconto è pronta prima della call di kick-off.

  3. Il controllo del budget del venerdì

    Il responsabile di progetto apre il progetto: ore per membro del team, costi, quanto è già fatturato e quanta parte del budget è stata consumata. Un restyling del sito che sta sforando si vede già il venerdì, non a fine trimestre.

  4. Freelance, licenze e costi media

    La fattura dell'illustratore e le licenze stock entrano come fatture fornitore e spese fatturabili sul progetto del cliente. A fine mese finiscono nella fattura al cliente invece di pesare sul tuo margine.

Un CRM per agenzie deve seguire il denaro oltre la trattativa: dalla prima proposta all'ultima fattura del retainer, con tutte le ore nel mezzo. CRM Business Hub riunisce lead, trattative, proposte, contratti, progetti, tempi e fatture su un'unica scheda cliente, così account manager, responsabile di progetto e chi emette le fatture guardano gli stessi numeri. I lead arrivano dai moduli del tuo sito con i valori di campagna, ricevono un punteggio e raggiungono la persona giusta con l'assegnazione a rotazione. Le trattative avanzano nelle tue pipeline con una previsione ponderata, come mostra la pipeline di vendita.

Quando il cliente firma, il lavoro parte nello stesso posto. Crea il progetto con budget, tariffa oraria e milestone, oppure parti da un modello di progetto con tutte le date spostate sul nuovo kick-off. Il team registra il tempo sulle attività, la vista Gantt mostra che cosa blocca che cosa e il progetto si fattura a prezzo fisso, a ore di progetto o a ore per attività. I retainer vivono come contratti con durata, ciclo di fatturazione e rinnovo automatico, accanto a una fattura ricorrente. Scopri di più sulla gestione progetti con registrazione del tempo e verifica quanto è davvero occupato il tuo team con il calcolatore del tasso di utilizzo del personale.

Cosa ottieni

  • Lead con la campagna collegata

    I moduli web portano i valori di campagna e UTM in ogni lead. Le regole di scoring li valutano da 0 a 100, l'AI aggiunge un punteggio con le motivazioni e il passo successivo, e le regole di assegnazione li distribuiscono per fonte.

  • Proposte con extra opzionali e firma online

    Scrivi l'ambito con voci opzionali, invia il link e lascia che il cliente accetti con nome, firma e consenso. All'accettazione puoi creare subito la fattura o una fattura di acconto.

  • Progetti che conoscono il proprio budget

    Ogni progetto mostra attività aperte, ore, costi e quanto è già stato fatturato, con le ore per membro e le milestone. Salva un progetto riuscito come modello e avvia il successivo partendo da lì.

  • Tempo su ogni attività, fatturabile o no

    I membri del team avviano un timer sull'attività su cui lavorano o aggiungono le ore in seguito. Il tempo fatturabile resta in attesa finché non fatturi il progetto, e la vista Gantt con le dipendenze mostra che cosa sta frenando il lancio.

  • Contratti di retainer e fatture ricorrenti

    I contratti riportano valore, durata, ciclo di fatturazione e rinnovo automatico, e i clienti li accettano online. La panoramica mostra il valore dei contratti attivi, i contratti in scadenza entro trenta giorni e quelli ancora in attesa di firma.

  • Un CRM per agenzie che mostra il margine di ogni progetto

    Il report di redditività dei progetti mette a confronto importi fatturati, costi e ore. Imposta obiettivi per team o persona, come proposte accettate o ore registrate, e invia i report salvati via e-mail a scadenze programmate.

Porta un cliente attivo in CRM Business Hub

Aggiungi l'app a un workspace gratuito, importa il tuo elenco clienti e gestisci lì la prossima proposta e il prossimo progetto. Invita il team account e i designer per la prova di quattordici giorni, così il primo timesheet è reale.

Scopri come funzionaVedi tutti i piani

Come iniziare

  1. Crea il tuo workspace gratuito e invita il team

    Registrati, aggiungi CRM Business Hub e invita account manager, responsabili di progetto e amministrazione. I ruoli stabiliscono chi vede che cosa.

  2. Imposta pipeline, fonti e moduli

    Dai un nome alle fasi delle trattative con le relative probabilità, aggiungi le fonti dei lead e le regole di assegnazione e inserisci un modulo web nel tuo sito con il suo codice di incorporamento.

  3. Invia la prima proposta

    Trasforma il lead qualificato in cliente e trattativa, scrivi la proposta con voci opzionali e invia il link per la firma online.

  4. Gestisci il progetto e fatturalo

    Crea il progetto da un modello, registra il tempo sulle attività, riaddebita le spese e fattura il progetto oppure avvia la fattura ricorrente del retainer.

Prezzi

CRM Business Hub parte da un prezzo mensile fisso (vedi prezzi) per l'intero workspace, non per utente. L'account manager, i designer con il timer acceso e il freelance che coinvolgi per una sola campagna lavorano tutti allo stesso prezzo mensile.

Conta soprattutto nei mesi in cui un'agenzia cresce: una nuova assunzione o un team per una gara non cambiano il conto, così puoi dare a ognuno il proprio accesso invece di condividerne uno.

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Fa al caso tuo?

Fa per te se

  • Piccole agenzie creative, web, di contenuti e di marketing
  • Agenzie che lavorano con retainer, compensi a progetto o ore fatturabili
  • Agenzie che riaddebitano ai clienti il lavoro dei freelance, le licenze e i costi media
  • Account manager e responsabili di progetto che vogliono pipeline e consegna in un unico posto

Non fa per te se

  • Agenzie i cui clienti si aspettano un login per rivedere ogni consegna: proposte, fatture e ticket si aprono ciascuno dal proprio link
  • Agenzie che vogliono addebitare i retainer automaticamente sulla carta del cliente: la fattura ricorrente viene inviata e il cliente la paga ogni mese
  • Team che vogliono che ogni e-mail dei clienti in Gmail o Outlook venga registrata automaticamente nel CRM
  • Agenzie che vogliono inviare sondaggi di soddisfazione ai clienti o gestire un help center dal CRM

Domande frequenti

In che cosa un CRM per agenzie si distingue da un CRM di vendita?

Un CRM di vendita si ferma quando la trattativa è chiusa. Un'agenzia ha bisogno di proposta, contratto, ore di progetto e fattura del retainer sullo stesso cliente, e CRM Business Hub li tiene tutti insieme.

Come arrivano i nuovi lead all'account manager giusto?

Le regole di assegnazione funzionano per fonte del lead, a rotazione o verso una persona fissa. Ogni lead porta con sé anche i valori di campagna, così sai quale campagna lo ha generato.

Possiamo fatturare a prezzo fisso e registrare comunque le ore?

Sì. Il progetto si fattura a prezzo fisso mentre il team continua a registrare il tempo, e il report di redditività mostra se il compenso ha coperto le ore impiegate.

Come evitiamo che il lavoro extra resti non fatturato?

Inserisci gli extra nella proposta come voci opzionali, registra le ore aggiuntive come tempo fatturabile e segna i costi di freelance o media come spese fatturabili. Al momento di fatturare è tutto pronto.

Possiamo avviare nuovi progetti cliente da un modello?

Sì. Salva un progetto con le sue attività e milestone come modello e crea il successivo da lì. Le date si spostano sulla nuova data di inizio.

Possiamo pianificare videochiamate con i clienti dal CRM?

Sì, con Meeting Hub nello stesso workspace. Pianifica una riunione da un lead, una trattativa o un cliente, e il link viene salvato come attività sulla scheda.

I freelance che coinvolgiamo per una campagna costano di più?

No. Il prezzo è per workspace, quindi i freelance entrano nel tuo workspace per la durata della campagna e il prezzo mensile resta invariato.

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