La perdita di ricavi è denaro che un'impresa ha guadagnato con un lavoro già svolto ma che non fattura mai, fattura troppo poco o incassa troppo tardi, e nelle piccole imprese la maggior parte di esso scompare tra il preventivo e la fattura.
Raramente ha l'aspetto di un problema. Nessuno ruba nulla e nessun singolo errore è grave. Un'ora extra dimenticata qui, un prezzo vecchio là, una fattura che parte due settimane dopo il lavoro. Sommati in un anno, spesso superano ciò che l'impresa non accetterebbe mai di perdere in una volta sola.
Il percorso di ogni vendita
Qualunque cosa Lei venda, il percorso è più o meno lo stesso:
- Preventivo: comunica al cliente quanto costerà.
- Accettazione o ordine: il cliente dice sì, per iscritto, al telefono o via e-mail.
- Consegna: svolge il lavoro o spedisce la merce.
- Fattura: fattura ciò che è stato consegnato.
- Pagamento: il denaro arriva e viene abbinato alla fattura.
Ogni passaggio tra queste fasi è un punto in cui le informazioni possono andare perse. Più passaggi avvengono su carta, nella testa di qualcuno o riscrivendo da un documento all'altro, più informazioni si perdono.
Sette punti in cui il denaro va perso
| # | Perdita | Come avviene | Cosa si nota |
|---|---|---|---|
| 1 | Preventivi scaduti | Un preventivo di marzo viene accettato ad agosto, ai prezzi di marzo | Il margine sul lavoro è inferiore al previsto, nessuno sa perché |
| 2 | Lavoro extra non fatturato | Modifiche "già che eravamo lì", eseguite ma mai annotate | Il lavoro è durato più del previsto, la fattura corrisponde al preventivo |
| 3 | Errori di riscrittura | Righe copiate a mano dal preventivo alla fattura | Una riga mancante, una quantità errata, un'aliquota IVA vecchia |
| 4 | Sconti non documentati | Prezzi ridotti in conversazione o silenziosamente nel documento | Sconti che nessuno riesce a sommare a fine anno |
| 5 | Fatturazione tardiva | La fattura parte quando qualcuno trova il tempo | I termini di pagamento iniziano settimane dopo la fine del lavoro |
| 6 | Nessun sollecito | La fattura viene inviata e dimenticata finché qualcuno non controlla la banca | Fatture scadute scoperte mesi dopo |
| 7 | Pagamenti non abbinati | Pagamenti parziali o un bonifico senza causale | Fatture indicate come aperte che sono state pagate, o viceversa |
Alcune di queste incidono sul margine (1, 2, 3, 4). Altre costano liquidità e tempo (5, 6, 7). Entrambe contano, ma richiedono soluzioni diverse.
Quanto costa in totale: un esempio concreto
Prendiamo una piccola impresa di installazioni con 40 lavori al mese a una media di €2.500, quindi circa €100.000 al mese e €1,2 milioni all'anno. Le ipotesi seguenti sono volutamente prudenti.
| Perdita | Ipotesi | Al mese | All'anno |
|---|---|---|---|
| Lavoro extra non fatturato | 4 lavori al mese con €150 di extra non fatturati | €600 | €7.200 |
| Sconti non documentati | 5 lavori al mese arrotondati per difetto del 5% | €625 | €7.500 |
| Preventivi scaduti | 3 lavori al mese a prezzi inferiori del 4% al listino attuale | €300 | €3.600 |
| Errori di riscrittura | Circa una fattura al mese di €200 troppo bassa | €200 | €2.400 |
| Margine totale perso | €1.725 | €20.700 |
Si tratta di circa l'1,7% del fatturato. Sembra poco finché non lo si confronta con l'utile: per un'impresa con un margine netto del 10%, è un sesto dell'utile annuo.
La fatturazione tardiva non è nella tabella, perché non riduce l'importo, ma solo il momento in cui arriva. Ma non è gratuita nemmeno lei. Se le fatture partono in media 12 giorni dopo il lavoro, allora su €100.000 al mese circa €40.000 restano permanentemente bloccati in lavori conclusi non ancora fatturati. È denaro che l'impresa prefinanzia dal proprio conto, o dalla propria linea di credito.
Perdita per perdita: come risolverle
Preventivi scaduti
Un preventivo senza data di scadenza è una promessa di prezzo senza data di scadenza. Inserisca una data di validità su ogni preventivo, in genere da 14 a 30 giorni, e decida in anticipo cosa succede dopo: o il preventivo viene riemesso ai prezzi correnti, oppure qualcuno decide consapevolmente di onorare quello vecchio. Ciò che non dovrebbe accadere è che un vecchio PDF venga accettato e nessuno controlli la data.
Lavoro extra non fatturato
La soluzione è un'abitudine, non un software: tutto ciò che è fuori dal preventivo viene annotato prima di essere eseguito, anche solo come una riga con un prezzo, e il cliente lo conferma. Questo trasforma il "già che eravamo lì" in un ordine di modifica. Al momento della fatturazione, la fattura viene costruita dal preventivo più gli ordini di modifica, non dal solo preventivo.
Un controllo settimanale utile: confronti le ore effettivamente impiegate su ogni lavoro con le ore del preventivo. Un lavoro che ha richiesto il 30% in più del previsto o aveva extra non fatturati o era stato preventivato troppo basso. Entrambe le cose meritano di essere sapute.
Errori di riscrittura
Ogni volta che una riga viene digitata una seconda volta, può essere digitata in modo diverso. La soluzione affidabile è non riscrivere affatto: il preventivo accettato diventa la fattura, con le stesse righe, quantità, prezzi e aliquote IVA, e si modificano solo le differenze. È il miglioramento più grande per le imprese che lavorano ancora con un elaboratore di testi o un foglio di calcolo.
Sconti non documentati
Se un prezzo viene ridotto, deve apparire come riga di sconto, non come prezzo unitario modificato. Così lo sconto è visibile al cliente (che deve vedere ciò che gli è stato concesso) e a Lei a fine mese. I numeri sono spesso sorprendenti. Un articolo a parte spiega quanto costa davvero uno sconto.
Fatturazione tardiva
Fatturi il giorno in cui il lavoro è concluso, o con un ritmo fisso per i lavori continuativi: ogni venerdì, o il primo del mese. Il Suo termine di pagamento inizia solo quando il cliente ha la fattura, quindi un ritardo di due settimane nella fatturazione è un ritardo di due settimane nel pagamento, che si aggiunge al termine concordato. Come funzionano questi termini, dal Net 30 agli sconti per pagamento anticipato, è spiegato in Termini di pagamento spiegati: Net 30, Net 60 e 2/10 Net 30.
Per i lavori che si ripetono ogni mese allo stesso prezzo, come i contratti di manutenzione o i pacchetti di assistenza, una fattura ricorrente elimina del tutto il passaggio.
Nessun sollecito
Una fattura che nessuno controlla è la perdita più costosa di tutte, perché può trasformarsi in una perdita totale. Decida in anticipo quando parte un sollecito e lo renda una routine invece di una questione personale. Quanto costa davvero una fattura non pagata più a lungo resta aperta è analizzato in Cosa succede quando una fattura non viene pagata.
Pagamenti non abbinati
Chieda ai clienti di usare il numero della fattura come causale del pagamento e lo riporti in evidenza sulla fattura. Registri subito i pagamenti parziali a fronte della fattura, così l'importo aperto è sempre corretto. Confronti il conto bancario con le fatture aperte almeno una volta alla settimana.
Un controllo settimanale di dieci minuti
La maggior parte delle perdite sopra descritte può essere individuata con una breve routine:
| Domanda | Individua |
|---|---|
| Quali lavori sono stati conclusi questa settimana ma non sono ancora fatturati? | Fatturazione tardiva |
| Qualche lavoro è durato sensibilmente più del preventivato? | Extra non fatturati, preventivi troppo bassi |
| Quali preventivi accettati sono più vecchi della loro data di validità? | Prezzi scaduti |
| Quali sconti sono stati concessi questa settimana, e su quali lavori? | Aumento degli sconti |
| Quali fatture sono scadute e non hanno ancora ricevuto un sollecito? | Solleciti mancanti |
| Quali pagamenti sono arrivati senza una fattura corrispondente? | Pagamenti non abbinati |
Se rispondere a una di queste domande richiede più di un minuto, questo è di per sé il risultato: le informazioni vivono in troppi posti.
Un'unica registrazione dal preventivo al pagamento
La causa comune dietro la maggior parte di queste perdite è che il preventivo, la fattura e il pagamento vivono in posti diversi: un documento su un portatile, una fattura in uno strumento separato, il pagamento nel conto bancario. Ogni passaggio tra loro è manuale.
In CRM Business Hub, preventivi e fatture si trovano sulla stessa scheda cliente nel Suo workspace KIMISUITE. Un preventivo accettato viene trasformato in fattura invece di essere riscritto, i preventivi hanno una data di validità, gli sconti sono indicati come sconti e le fatture aperte restano visibili finché non vengono pagate. Non elimina la necessità del controllo settimanale, ma fa sì che il controllo richieda dieci minuti invece di un pomeriggio.
Trovi prima la Sua perdita più grande. Per la maggior parte delle piccole imprese si tratta degli extra non fatturati o della fatturazione tardiva, ed entrambe possono essere risolte entro un mese. CRM Business Hub viene fatturato per workspace, non per utente. Disdica quando vuole · Nessuna durata minima · 14 giorni gratis.
