Una fattura non pagata costa più del suo valore nominale: blocca liquidità che Lei ha già guadagnato, costa ore di lavoro del Suo team per il sollecito e, se non viene mai pagata, deve essere sostituita da un multiplo del suo importo in nuove vendite.
Il calcolatore della data di scadenza di pagamento Le fornisce una data per ogni fattura. Questo articolo parla del giorno successivo a quella data, quando il denaro non è arrivato, e di come quantificare ciò che questo costa davvero.
Una fattura, seguita dalla scadenza allo stralcio
Prendiamo un esempio realistico: una piccola agenzia fattura a un cliente business €6.000 con termini net 30. La data di scadenza passa. Ecco cosa succede di solito e cosa significa.
| Giorni dopo la scadenza | Cosa succede in genere | Cosa significa per Lei |
|---|---|---|
| 1 | La fattura è in ritardo. Nel commercio B2B nell'UE, da questo giorno si possono richiedere interessi di mora e un importo forfettario di €40, senza sollecito | Legalmente Le è dovuto di più. In pratica, nessuno se n'è ancora accorto |
| Da 3 a 7 | Parte un sollecito cortese, se qualcuno se ne ricorda | Il primo costo: qualcuno controlla il conto corrente e scrive un'e-mail |
| Da 14 a 21 | Secondo sollecito, spesso una telefonata | Il cliente cita un numero d'ordine mancante o un indirizzo errato sulla fattura |
| 30 | Diffida con scadenza perentoria, interessi e spese indicati | Il rapporto si fa teso; il lavoro per questo cliente spesso viene sospeso |
| Da 45 a 60 | Agenzia di recupero crediti o procedura di decreto ingiuntivo | Costi esterni e un cliente che molto probabilmente ha perso |
| 90 e oltre | Il credito viene stralciato | L'intero importo diventa una perdita |
La maggior parte delle fatture non supera mai la seconda riga. È proprio questo il punto: il costo del ritardo di pagamento si decide nelle prime due settimane dopo la scadenza, non dall'agenzia di recupero crediti.
Costo 1: il denaro che sta finanziando
Finché il cliente non paga, Lei gli sta prestando €6.000 senza interessi. Se quel vuoto è coperto dal Suo scoperto di conto al 9% annuo, 45 giorni di ritardo costano €66,58:
€6.000 × 9% × 45 / 365 = €66,58
Su una singola fattura sembra innocuo. Sull'intera attività non lo è. I team finanziari lo misurano come giorni medi di incasso (DSO): quanti giorni di fatturato restano in media bloccati in fatture non pagate.
Per un'azienda con €720.000 di fatturato annuo, un giorno di fatturato vale circa €1.973. Quindi:
| I clienti pagano in media... | Liquidità bloccata nei crediti |
|---|---|
| 10 giorni dopo il concordato | circa €19.700 |
| 30 giorni dopo il concordato | circa €59.200 |
| 45 giorni dopo il concordato | circa €88.800 |
Sono soldi che non può spendere per stipendi, fornitori o scorte e sui quali nel frattempo potrebbe pagare interessi. Essere pagati dieci giorni prima libera la stessa liquidità di un piccolo prestito bancario, senza il prestito.
Costo 2: il tempo speso a sollecitare
Ogni fattura in ritardo crea lavoro che nessuno aveva previsto: controllare l'estratto conto, trovare la fattura, scrivere il sollecito, chiamare l'ufficio contabilità del cliente, inviare nuovamente una copia corretta, annotare chi ha promesso cosa.
Ipotizziamo tre ore lungo la vita di una fattura in ritardo, a un costo interno di €40 l'ora. Sono €120 per ogni fattura in ritardo, prima che qualcuno abbia svolto lavoro fatturabile. Con dieci fatture in ritardo al mese, sta pagando un ruolo part-time il cui unico compito è chiedere denaro che Le è già dovuto.
Il costo meno visibile è il lavoro non svolto in quelle ore e l'attenzione del titolare, che tende a concentrarsi sull'unico cliente che non ha pagato invece che sui dieci che potrebbero comprare.
Costo 3: la fattura che non viene mai pagata
Se i €6.000 vengono stralciati, la perdita non è di €6.000 di fatturato. Sono €6.000 di profitto, perché Lei ha già pagato il lavoro, i materiali e il tempo. Per recuperare quel profitto, deve vendere molto più di €6.000.
Vendite necessarie per sostituire un credito inesigibile = credito inesigibile / margine di profitto netto
| Il Suo margine di profitto netto | Nuove vendite necessarie per sostituire €6.000 |
|---|---|
| 5% | €120.000 |
| 10% | €60.000 |
| 15% | €40.000 |
| 20% | €30.000 |
| 30% | €20.000 |
Con un margine del 10%, una fattura non pagata da €6.000 annulla il profitto di €60.000 di normale attività. È il numero che vale la pena ricordare quando decide quanto presto inviare il primo sollecito.
In molti Paesi può rettificare l'IVA già versata su una fattura definitivamente inesigibile. Le condizioni variano da Paese a Paese, quindi le verifichi con il Suo commercialista prima di procedere a qualsiasi stralcio.
Il conto completo per l'esempio
| Voce di costo | 45 giorni di ritardo, poi pagata | Mai pagata |
|---|---|---|
| Finanziamento al 9% | €66,58 | €66,58 e in aumento |
| Tempo del personale | €120 | €200 o più |
| Recupero esterno | nessuno | commissioni variabili, spesso una quota dell'importo |
| Profitto perso | nessuno | €6.000 |
| Vendite necessarie per recuperarlo con margine del 10% | nessuna | €60.000 |
Cosa può richiedere
Per i clienti business nell'UE, la Direttiva sui ritardi di pagamento (2011/7/UE) Le riconosce due cose nel momento in cui una data di scadenza concordata passa, senza dover inviare prima un sollecito:
- Interessi di mora pari almeno al tasso di riferimento più 8 punti percentuali annui. La Germania li fissa a 9 punti sopra il proprio tasso base per il B2B.
- Un importo forfettario di €40 a titolo di risarcimento dei costi di recupero, più i costi ragionevoli eccedenti tale importo.
Solo a titolo illustrativo: se il tasso di riferimento fosse del 2%, il minimo UE sarebbe del 10% annuo e 45 giorni su €6.000 ammonterebbero a circa €73,97 di interessi più €40. Questo copre all'incirca il costo di finanziamento. Non copre il tempo del personale e non fa nulla per un credito stralciato.
La maggior parte delle piccole imprese non li richiede mai, perché vuole mantenere il cliente. È una scelta legittima. Indicare gli interessi e i €40 nelle Sue condizioni generali aiuta comunque: mostra al cliente che la Sua data di scadenza va intesa come una data e Le dà qualcosa a cui fare riferimento in una diffida, se mai si arrivasse a quel punto.
I consumatori sono trattati diversamente in ogni Paese. Non applichi i tassi d'interesse B2B o i €40 ai clienti privati senza verificare le norme nazionali.
Perché le fatture non vengono pagate
Poche fatture in ritardo sono in malafede. La maggior parte rientra in una manciata di categorie ordinarie, e ognuna ha una soluzione diversa.
| Motivo | Quanto è frequente | Soluzione |
|---|---|---|
| La fattura è andata alla persona o alla casella sbagliata | molto | Chieda l'indirizzo della contabilità fornitori quando acquisisce l'ordine |
| Numero d'ordine o riferimento mancante | molto, con i clienti più grandi | Lo chieda prima di fatturare, non dopo |
| Un errore sulla fattura (importo, indirizzo, partita IVA) | comune | Corregga i dati nella scheda cliente, un'unica fonte per ogni fattura |
| Il cliente paga con cicli mensili e ne ha semplicemente saltato uno | comune | Allinei i Suoi termini al loro ciclo, oppure fatturi prima |
| Una contestazione sul lavoro | occasionale | Chiarisca entro pochi giorni, storni la parte contestata, incassi il resto |
| Vere difficoltà di cassa | occasionale | Concordi presto un piano di pagamento, smetta di concedere credito |
Quattro di questi sei problemi si risolvono prima ancora che la fattura venga inviata. Il resto si risolve accorgendosene rapidamente.
Cosa riduce davvero il costo
- Concordi termini chiari e indichi la data di scadenza sulla fattura come data. "Net 30" lascia spazio a interpretazioni; "scadenza 2 ottobre 2026" no. Come funzionano i termini più comuni, incluso quanto Le costa davvero uno sconto per pagamento anticipato, è spiegato in termini di pagamento spiegati.
- Invii una breve nota prima della scadenza. Cattura la casella sbagliata e il numero d'ordine mancante finché c'è ancora tempo.
- Solleciti il giorno dopo, non il mese dopo. Ogni riga della tabella temporale qui sopra costa più della precedente.
- Chieda un acconto sui lavori grandi e ai nuovi clienti.
- Tenga un unico elenco di ciò che è aperto. Non nella testa di qualcuno, non in un foglio di calcolo aggiornato il venerdì.
Vedere cosa è aperto, ogni giorno
L'ultimo punto è quello con cui la maggior parte delle piccole imprese fatica, perché le fatture vivono in un posto, l'estratto conto in un altro e i solleciti nel calendario di qualcuno. In CRM Business Hub, ogni fattura mostra se è non pagata, parzialmente pagata, pagata o scaduta, i pagamenti parziali vengono registrati a fronte di essa e i solleciti di pagamento possono partire automaticamente, così una fattura scaduta viene notata il primo giorno invece che il trentesimo. Funziona all'interno del Suo workspace KIMISUITE, con fatturazione per workspace anziché per utente. Disdica quando vuole · Nessuna durata minima · 14 giorni gratis.
